Hyperion

Hexagon er medlem av Hyperion (Norsk Forbund for Fantastiske Fritidsinteresser, http://n4f.no). Vi får statsstøtte via dem. (I 2008 fikk vi ca 7000 kr.)

Hyperion har et datasystem, Hypersys, der de holder styr på all informasjon om medlemsforeningene, inkludert alt de trenger for å kunne dele ut statsstøtten. Vi må sjøl sørge for å holde informasjonen om oss oppdatert. Hvis vi ikke klarer det får vi ikke støtte. Noen av svarfristene er veldig korte!

Innlogging

Hypersys ligger på http://n4f.hypersys.no. Du logger inn med e-postadresse og passord. Du kan få tilsendt passord fra systemet hvis du ikke har et fra før. Hvis e-postadressa di ikke ligger inne der må du be noen som er registrert som styremedlem om å legge inn e-postadresse for deg (se under "Medlemsliste" nedenfor).

Registrering av nytt styre

Vi skal registrere:

• Alle medlemmene i nåværende styre, med e-postadresse, og gjerne telefonnummer
• Kontaktinfo for klubben (e-postadresse, som bør være e-postlista for hele styret) + telefonnummer (som pleier å være tlf.nr. til lederen, og bør være mobilnr. siden Hyperion iblant sender ut SMS)

Hyperion bruker kontaktinfo til å sende viktig informasjon og purringer, så dette bør være oppdatert.

Etter styreskifte må den gamle styrelederen registrere det nye styret, med (minimum) ny styreleder. Så kan ny styreleder legge inn resten av det nye styret.

Folk som er registrert som styremedlemmer kan oppdatere medlemslista og annen info for klubben. En del ting (legge inn andre styremedlemmer, annet?) kan bare endres av styreleder.

Det går an å legge inn andre styringsorgan enn styret. Det er kanskje nyttig å legge inn Hexconkomiteen med noen av komitemedlemmene, hvis de skal kunne legge inn nye klubbmedlemmer for de som melder seg på festivalen. (Nå veit jeg riktignok ikke hvilke tillatelser man har i Hypersys hvis man er registrert som medlem av andre styringsorgan, så det er ikke sikkert det er noen vits.)

Støtte

Hver år får vi støtte avhengig av antall medlemmer vi hadde 31.desember året før. Vi får mer støtte for unge medlemmer (grensa er 23 eller 26 år, eller noe sånt). Støtten kommer i november eller desember eller deromkring. Vi må bekrefte at vi vil ha støtten ved at to medlemmer i styret logger inn i Hypersys og signerer (dvs. bekrefter at vi vil ha penga). Vi har fått beskjed om at en av de som signerer må være styreleder. Det er også mulig at minst en av de som signerer må ha bekrefta innloggings-id-en sin i Hypersys ved hjelp av en kode man kan få på telefon eller brev. (Det var mye fram og tilbake med dette sist, for Hypersys var nyoppretta, og det var en del rot påde på Hexagons og Hypersys sin side.)

Hyperion sender beskjed om at vi må signere (til styrets e-post og telefonnr.). Fristen for å signere er ofte ganske kort (noen få dager). NB! Det betyr at i denne perioden må man sjekke spamfilteret for styrelista ofte, helst daglig! (Eller man kan legge opp styrelista slik at Hyperion-e-posten ikke stoppes av spamfilteret.)

I 2008 kom det også en tilleggstildeling av støtte litt seinere (fordeling av prosjektstøtte som ikke ble brukt). Der var det enda kortere svarfrist (24 timer eller så). (Prosjektstøtten skal visstnok avvikles, så det kan hende 2009 er siste gang denne kommer.) Den måtte vi også signere på for å få penga.

Vi betaler også kontigent til Hyperion. I 2008 ble kontigenten trukket fra støtten, så vi slapp å gjøre noe for å betale den. (Dvs. vi fikk beskjed om at vi hadde fått ca 9000 i støtte og ca 2000 i kontigent, og så overførte de 7000 til kontoen vår.)

Medlemsliste

Alle medlemmer må inn i medlemslista. Det er en god del info som må registreres, se https://n4f.hypersys.no/help/memberdata_memberfileupload_fileformat/ for komplett liste (kolonna "Påkrevd" viser hva som trengs.)

Det er tungvint å legge inn medlemmer, så det kan være lurt å starte i god tid før det må være ferdig. Det går an å importere ei fil med medlemmer, men det gjør ikke jobben så veldig mye enklere. (Det beste ville kanskje vært å bare føre medlemmene i Hypersys, i stedet for å nåværende løsning med et Google-doc-regneark som hovedliste, og kopiering over til Hypersys.)

Hvis et medlem er registrert i Hypersys fra før (enten som medlem av klubben et tidligere år, eller som medlem av en annen Hyperion-forening) skal vi bruke den eksisterende oppføringa og bare legge til medlemskap for den perioden det gjelder, og evt. oppdatere adressa. Det kan bli en del rot hvis man lager flere brukere for samme person.

Hvis man legger inn medlemmenes e-postadresser i Hypersys kan de logge inn og oppdatere info om seg selv seinere. Det har vi ikke gjort hittil, men det kan være noe å vurdere.

Hyperion gir noen fordeler til enkeltmedlemmer, f.eks. får medlemmer rabatt på noen Hyperion-arrangementer. Hyperion bruker medlemslistene i Hypersys til dette, så hvis f.eks. et Hexagonmedlem vil ha Hyperionrabatt på sommerleiren, så får ikke Hexagonmedlemmet denne rabatten hvis styret ikke har lagt inn ham/henne i medlemslista i Hypersys.

Årsrapport

Utpå nyåret må vi levere årsrapport. Den tyngste delen av denne er oppdatert medlemsliste. I tillegg er det litt annen info som må inn (referat fra genfors, oppdaterte klubbregler, muligens noe mer). Årsrapporten må også signeres, på samme måte som beskrevet under støtte.

Mer info

Ved feil på Hypersys, kontakt feil@hypersys.no. Ved spørsmål rundt Hyperion og statsstøtten, se på http://n4f.no
Det finnes (litt) skriftlig hjelp på https://n4f.hypersys.no/help/. Det finnes også en del spørsmål og svar på Hyperions forum, http://www.n4f.no/forum/forumdisplay.php?f=15.