Hjem

Klubbregler og ordinære vedtak

Dato: Klubbregler og vedtak oppdatert etter ekstraordinær generalforsamling 28. januar 2009.

Klubbregler

Paragraf 1: Navn og formål

1a) Klubbens navn er HEXAGON.

1b) Klubbens formål er å gi medlemmene mulighet til å dyrke sin spillhobby i et aktivt og stimulerende miljø. Spesielt skal klubben drive med brettspill, rollespill, levende rollespill og kortspill.

Paragraf 2: Medlemmene; rettigheter og plikter

2a) Medlem kan de bli som har fylt 14 år, eller som fyller 14 år i løpet av det skoleåret de melder seg inn.

2b) Medlemmene har rett til å benytte HEXAGONs lokaler til sin spillaktivitet, har rett til å låne HEXAGONs spill og har rett til å få HEXAGON-nytt gratis.

2c) Medlemmene plikter å ta vare på klubbens materiell når de låner dette. Styret kan straffe blatant skjødesløshet med klubbens materiell, og andre grove brudd på klubbreglene, med utviselse og erstatningskrav.

2d) Det er forbud mot bruk av rusmidler i klubbens lokaler på klubbkvelder (inkluderer alkohol og tobakk).

Paragraf 3: Generalforsamlingen

3a) Generalforsamlingen er HEXAGONs øverste myndighet og sammenkalles minst en gang i året. Den er også ankeinstans for alle styrets avgjørelser.

3b) Ekstraordinære generalforsamlinger kan kalles inn av styret, eller dersom 50% av medlemmene krever dette.

3c) Innkalling til generalforsamlingen skal foreligge skriftlig senest tre uker før generalforsamlingen. Det er tilstrekkelig at innkalling sendes ut på Hexagons epostliste, samt kunngjøres skriftlig på de tre foregående klubbkvelder.

3d) Alle medlemmer har tale-, forslags- og stemmerett. Generalforsamlingen kan gi sin godkjennelse til at ikke-medlemmer får tale- og forslagsrett.

3e) Ordinær generalforsamling skal som minimum inneholde følgende punkter:

  • valg av referent og ordstyrer
  • godkjenning av regnskap og budsjett (inkl. kontingent)
  • årsberetning (inkludert vinnere av klubb-turneringer)
  • vedtektsendringer
  • valg av nytt styre

Ordinær generalforsamling avholdes på en klubbkveld i august - oktober. Styret har ansvar for innkalling til ordinær generalforsamling.

3f) Styremedlemmer velges direkte, og for ett år av gangen. Forslag til styreposter og valgrekkefølge mellom disse, legges frem av styret og godkjennes av generalforsamlingen. Det skal også velges to upersonlige varamedlemmer som trer inn i styret midlertidig dersom et fast styremedlem ikke møter eller permanent dersom et styremedlemmer fratrer sin post i valgperioden. Når et varamedlem trer fast inn i styret kan styret rekonstituere seg etter behov.

3g) Alle avstemminger på generalforsamlingen skal foretas hemmelig dersom et medlem ber om dette. Ordinære vedtak krever simpelt flertall, mens endring av klubbregler krever 2/3 flertall. Endringer i klubbreglene trer først i kraft ved generalforsamlingens slutt.

3h) Forhåndsstemmer til generalforsamlingen aksepteres ikke. Medlemmer som ikke kan møte på generalforsamling kan stemme ved skriftlig fullmakt. Fullmakten for et navngitt annet medlem full råderett over den fraværendes stemme. Ingen andre former for fullmakt aksepteres. Et medlem kan kun holde én fullmakt. Fullmakter skal leveres inn til styret før møtet og kan trekkes tilbake av fullmaktsgiver ved oppmøte på generalforsamling.

Paragraf 4: Styret

4a) Styret er HEXAGONs utøvende organ. Styret består av 6 styremedlemmer, men kan delegere sin myndighet til medlemmer eller utvalg. Signaturrett for Hexagon har to styremedlemmer i felleskap.

4b) Styrets viktigste oppgave er daglig drift, inkludert å påse at regnskap føres i henhold til god regnskapsskikk og at driften er i samsvar med budsjettet. Det skal eksistere en instruks for styrets arbeid, samt for den enkelte styrepost. Endringer i disse instruksene kan kun skje etter vedtak på generalforsamling.

4c) Styret er forpliktet til å føre skriftlig protokoll over alle styrevedtak. Styreprotokollen skal på forespørsel fremlegges for medlemmer som ønsker dette.

Paragraf 5: HEXCON

5a) HEXCON er Hexagons årlige spillkongress

5b) HEXCON arrangeres av en komite som utpekes av HEXCON-sjefen.

5c) Budsjett og regnskap skal legges frem for foreningens styre.

5d) Hexconsjef velges av Hexagons medlemmer på ekstraordinær generalforsamling første klubbkveld etter forrige Hexcon.

5e) Hexconsjef er ansvarlig for at neste Hexconsjef får overført disposisjonsrett til Hexcons konto og at annen viktiginformasjon for driften av Hexcon blir videreformidlet skriftlig innen første årsskifte etter Hexcon.

Paragraf 6: Oppløsning

6a) HEXAGON kan kun oppløses av en generalforsamling som er lovlig innkalt i henhold til paragraf 3. Oppløsningsvedtaket krever 2/3-flertall av de tilstedeværende.

6b) Dersom ovennevnte lovlige innkalte generalforsamling ikke har minst 50% av medlemmene tilstede (inkludert minst 3 styremedlemmer), må det deretter kalles inn til en ny generalforsamling etter samme regler som den første. Denne generalforsamlingen vil deretter kunne vedta oppløsning med 2/3 flertall uavhengig av antall oppmøtte.

6c) Oppløsning av klubben innebærer at styret eller de personer styret utpeker skal sørge for følgende to ting:

  • Avvikle Hexagons økonomi. Likvider doneres til Johannes Bergs minnefond.
  • Sørge for at HEXAGONs spillsamling blir plassert slik at den senere kan komme til nytte for andre spillinteresserte

Gjeldende ordinære vedtak

Kontigent

Kontigenten for 08/09 er 500 kr i årskontigent, 250 kr i halvårskontigent og 30 kr for en kveld. (Genfors 2008)

Hyperion ~V N4F

Hexagon opprettholder medlemskap i organisasjonen Hyperion - Norsk forbund for fantastiske fritidsinteresser. Styret plikter å innkalle til ekstraordinær generalforsamling dersom det viser seg at Hyperion kommer med uakseptable krav til kontigent eller lignende. (Endret genfors 2003)

Valgordning ved styrevalg

  • Ved direktevalg holdes valget i flere runder med stryking av den kandidat med færrest stemmer hver runde inntil en kandidat oppnår mer enn 50% av stemmene. Ved likt stemmetall avgjøres valget med terningkast. Høyeste resultat på en t20 er valgt. Hver stemmeseddel skal inneholde et navn
  • Ved valg av varamedlemmer holdes valget i en runde. Hver stemmeseddel skal inneholde to navn. Kandidatene rangeres etter stemmetall. Den med flest stemmer først. Ved likt stemmetall avgjøres rekkefølgen ved terningkast. Høyeste resultat på en t20 går foran.

(Genfors 1999)

Arrangementsstøtte

Styret kan etter søknad innvilge garantier for arrangementer der formålet er i overensstemmelse med klubbens formålsparagraf. Styret disponerer også over en sum som kan benyttes til støtte for slike aktiviteter. Begge summene settes av generalforsamlingen i forbindelse med budsjettbehandlingen. Styret skal kreve budsjett og regnskap for alle arrangementer det er aktuelt å garantere for, forskuttere for og/eller støtte. Det kan også kreves at styret informeres ved visse milepæler, og at styret skal ha innsynsrett. Dersom et arrangement styret har støttet viser seg å gå med overskudd, har Hexagon krav på 50% av overskuddet, begrenset oppad til det beløpet Hexagon støttet arrangementet med. (Genfors 1996)