Hjem

Styreinstrukser

Stillingsinstruks for styret i Hexagon, oppdatert etter genfors 2008. Det ble ikke vedtatt endringer i styreinstruksene på genfors, men «mandag» er endra til «klubbkveld», og i punktet om generalforsamling er «september» endra til «august - oktober» i henhold til vedtak om forandring i klubbreglene.

Stillingsinstrukser for:

Styret

Styret i Hexagon har som oppgave å legge forholdene til rette for klubbens rollespillere, brettspillere, kortspillere, miniatyrspillere og medlemmer som driver med levende rollespill. Som et minimum plikter styret å:

  • Avholde styremøter hver første klubbkveld i måneden fra kl. 17.00 til kl 18.00. Ved styremøtet må minst 4 stemmeberettigede være til stede for at styret skal bli beslutningsdyktig. Stemmeberettigede er styremedlemmer, og når styremedlemmer er fraværende et varamedlem for hvert fraværende styremedlem. Varamedlemmer skal delta på alle styremøter. Varamedlemmer har tale og forslagsrett på alle styremøter. Dersom noen i styret må trekke seg utover i året, stepper første varamedlem fast inn i styret.
  • Avholde ny generalforsamling en klubbkveld i augst - oktober. På generalforsamlingen skal medlemmene bli forelagt et regnskap for siste regnskapsperiode, et forslag til et nytt budsjett, samt en årsberetning.
  • Avholde ekstraordinær generalforsamling hvis det forsvinner flere styremedlemmer enn det er varamedlemmer til.
  • Sørge for at lokalene er låst opp på klubbkvelder, og at noen fra styret, eller noen som er utpekt fra styret, låser lokalene etter at alle er ferdige å spille. Styremedlemmene kan kaste ut medlemmer som ikke har gått kl 23.45 dersom ingen av dem kan eller vil ta ansvaret for låsingen.
  • Sørge for at klubben har en økonomi som gjør det mulig å betale leie for Hexagons lokaler minst én dag i uken. Dette gjøres gjennom å samle inn medlemskontingent og andre tiltak styret finner hensiktsmessig. Dersom generalforsamlingen i klubben har vedtatt en medlemskontingent som ikke gjør dette mulig, plikter styret, så snart det oppdager dette, å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling. Styret bør også vurdere alternative lokaler. Det bør dessuten fortløpende vurdere muligheten av å få økonomisk støtte til klubben fra ulike fond som deler ut støtte til barne- og ungdomsorganisasjoner og/eller student-organisasjoner.
  • Holde kontakt med utleier. Ordne opp hvis det skjer endringer av standarden på lokalene uten at Hexagon er underrettet.
  • Gå til innkjøp av spill som medlemmene ønsker seg, innefor de økonomiske rammene som generalforsamlingen til enhver tid har gitt.
  • Avholde minst ett spilldøgn i året.
  • Arbeide for å skape et godt miljø i klubben. Dette kan f. eks. gjøres ved å arrangere klubbsagaer i ulike rollespillsystemer, arrangere lunsj 17., organisere kaker ved juleavslutningen, arrangere post-con middager etter spillkongresser med Hexagondeltakere, og ellers hva man måtte finne formålstjenlig.
  • Gjennomføre og følge opp en ordning for mottak og oppfølging av nye medlemmer.
  • Sørge for at de enkelte styrepostene følger sine instrukser og være behjelpelige med gjennomføring av aktiviteter fastlagt i instruksene (f.eks. dagpengeinnkreving, deltagelse på stands, PR tiltak)
  • Dersom et styremedlem vanskjøtter sine oppgaver kan styret med 2/3 flertall frata vedkommende vervet. Medlemmene i klubben skal snarest informeres.

Stillingsinstruks for generalsekretær

  • Generalsekretær en deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Generalsekretær en er styrets leder i alle sammenhenger hvor dette kreves. generalsekretær en har ikke dobbeltstemme i noen sammenhenger.
  • Generalsekretær en er ansvarlig for å føre referat fra alle styremøtene. Referatene skal gjøres tilgjengelige for klubbens medlemmer senest en uke etter møtet. Enkeltsaker kan, etter styrevedtak, holdes utenfor det offentliggjorte referatet.
  • Generalsekretær en er ansvarlig for å føre styreprotokoll over vedtak som gjøres av styret. Det skal også protokollføres oppmøte på styremøtet, fordeling av nøkler til klubbens lokaler samt overføring av styreverv og overføring av materiell i forbindelse med overføring av styreverv.
  • Generalsekretær en er ansvarlig for å vedlikeholde og drive klubbens arkiv. Arkivet skal som et minimum inneholde alle styrereferater de siste 3 år, referater fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger og korte beskrivelser av rutiner omkring faste arrangementer (Stands på NTNU, mottak av nye medlemmer, bestilling av buttons til klubbturneringer etc.).

Stillingsinstruks for PR-ansvarlig

  • PR-ansvarlig deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • PR-ansvarlig plikter å ta seg av klubbens kontakter utad. Dette omfatter blant annet å være frontperson mot pressen, holde kontakt med utleier av lokalene, svare på henvendelser rettet til Hexagon og representere Hexagon i offentlige sammenhenger.
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for rekrutteringsarbeidet i Hexagon. Minimum av tiltak som bør gjennomføres er to stands på NTNU Gløshaugen og to stands på NTNU Dragvoll.
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for at det til en hver tid finnes informasjonsmateriell om Hexagon tilgjengelig på spillbutikker i Trondheim.
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for å organisere en mottaksordning og en oppfølgningsordning for nye medlemmer. Det anbefales at samtlige styre og varamedlemmer benyttes i denne ordningen.

Stillingsinstruks for materialforvalter

  • Materialforvalteren deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Materialforvalteren er ansvarlig for klubbens materiell som ikke er knyttet til HexagonNytt.
  • Materialforvalteren er ansvarlig for Hexagons spillsamling. Materialforvalteren bør sørge for at det er tilgjengelig poser til spillebrikker og passe på at klubbens medlemmer behandler klubbens materiell pent.
  • Materialforvalteren er ansvarlig for å kjøpe inn spill, samt å finne ut hvilke spill det er ønskelig at klubben kjøper inn.
  • Materialforvalteren er, sammen med kassereren, ansvarlig for at spillinnkjøpene holder seg innenfor rammene gitt i budsjettet.

Stillingsinstruks for kasserer

  • Kassereren deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Kassereren er pliktig å føre regnskap for Hexagon, og å holde dette oppdatert til enhver tid.
  • Kasserer skal til enhver tid ha oversikt over Hexagons økonomi, og straks varsle styret om det ligger an til avvik større enn 10% av budsjettets utgifter.
  • Kasserer skal sørge for at en hensiktsmessig ordning for innbetaling av dagpenger og medlemskontingent finnes skriftlig dokumentert i styreprotokollen og at denne ordninger fungerer.
  • Kasserer skal vedlikeholde en oversikt over klubbens medlemmer, samt over tidligere medlemmer to år tilbake. Oversikten bør inneholde navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato i tillegg til data om betaling av kontingent, medlemsnummer ol.
  • Medlemsnummer utdeles fortløpende. Gamle medlemsnummer skal ikke gjenbrukes.
  • Kasserer er ansvarlig for å ta seg av all post som kommer til klubbens postboks. Dette omfatter tømming av postboksen minst en gang i uken og viderefordeling av posten til rette styremedlem.
  • Kasserer skal ta vare på alle kvitteringer og andre bilag.
  • Kasserer skal bidra til å holde klubbens utgifter til gebyrer nede. Unngå kontant betaling i banken. Bruk brevgiro eller andre betalingsmetoder med lave gebyrer.
  • Kasserer skal sørge for at Hexagon er en god og sikker betaler. Ikke utsett betalingen av regninger til siste dag, men prøv å betale de ca. 2-3 dager før fristen går ut.
  • Kasserer skal sørge for at alle bilag i regnskapet oppbevares forsvarlig i minst 3 år. Ved avgang skal alle bilag for de siste 3 år overleveres neste kasserer.
  • Kasserer skal sørge for at regnskapet er hensiktsmessig detaljert, og ført med tilstrekkelig antall grupper. Noen grupper som bør brukes er: HexagonNytt, husleie, porto, kontingent og dagpenger.
  • Kasserer skal sørge for at regnskapet for siste regnskapsperiode er revidert før generalforsamlingen.
  • Kasserer skal til generalforsamlingen utarbeide et regnskap for siste regnskapsperiode og et budsjett for inneværende regnskapsperiode.
  • Regnskapsperioden er fra 1. juli til 30. juni påfølgende år.

Stillingsinstruks for redaktør

  • Redaktøren deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Redaktørens jobb er å sørge for at HexagonNytt blir gitt ut.
  • Det skal gies ut minst seks nummer hvert år, med minst en måned mellom hvert nummer.
  • Deadlines for hvert nummer bør settes i god tid.
  • HexagonNytt skal både inneholde nødvendig "administrativt" stoff, som medlemslister og klubbregler, og være en kanal for relevant stoff skrevet av medlemmene.
  • Terskelen for å kunne bidra til HexagonNytt bør være lav.
  • Redaktøren plikter å holde utgiftene til HN innenfor de rammene som er gitt i klubbens budsjett. Dette betyr blant annet at det må være en viss reserve penger igjen på HexagonNytts budsjett mot slutten av budsjettåret til å dekke opp i tilfelle siste nummer blir større enn antatt, eller antall medlemmer blir større enn antatt.
  • Redaktøren bør organisere en redaksjon for å hjelpe seg med arbeidet.

Stillingsinstruks for nettansvarlig

  • Nettansvarlig deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Nettansvarlig skal sørge for at fullstendig informasjon om hvordan Hexagons internettsider kan oppdateres og flyttes er skriftlig tilgjengelig for styret til enhver tid. Herunder nødvendige passord.
  • Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider til enhver tid er oppdatert. "Sist oppdatert" skal innen rimelig tid vise gjeldene kalenderår.
  • Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider gir et bilde av klubben som er riktig, tiltalende og egnet til å rekruttere nye medlemmer; og er i tråd med relevante tekniske standarder.
  • Nettansvarlig skal sørge for at det ligger lenker til Hexagons nettsider på relevante steder.
  • Nettansvarlig skal løpende vurdere om nåværende nettleverandør er hensiktsmessig.

Stillingsinstruks for varamedlemmer i styret

  • Varamedlemmene deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Varamedlemmene til styret har tale- og forslagsrett på styremøter.
  • Varaer tiltrer om faste styremedlemmer ikke møter. Da får de tildelt den fraværendes stemmerett. Hvis det styremedlemmet dukker opp fratrer varaen.