Dato: Klubbregler og vedtak oppdatert etter ordinær generalforsamling 15. februar 2023.

Klubbregler

Paragraf 1: Navn og formål

1 a) Klubbens navn er HEXAGON.

1 b) Klubbens formål er å gi medlemmene mulighet til å dyrke sin spillhobby i et aktivt og stimulerende miljø. Spesielt skal klubben drive med brettspill, rollespill, levende rollespill og kortspill.

1 c) Hexagon er en medlemsforening av Hyperion – Norsk forbund for fantastiske fritidsinteresser, og dets regionslag for midt-norge, Hyperion-Midt. Styret plikter å innkalle til ekstraordinær generalforsamling dersom det viser seg at Hyperion kommer med uakseptable krav til kontigent eller lignende.

Paragraf 2: Medlemmene; rettigheter og plikter

2 a)En kan bli medlem av klubben fra det kalenderåret en fyller 13 år.

2 b) Som medlemmer i HEXAGON regnes alle som har betalt medlemskontingent for inneværende kalenderår.

2 c) Hexagon aksepterer ledsagerbevis. Ledsagere har fri adgang til alle arrangementer der Hexagon står som hovedarrangør, og for arrangementer hvor Hexagon er medarrangør vil klubben oppfordre til aksept av ledsagerbevis. En ledsager regnes ikke som fullverdig medlem såfremt ikke et separat medlemsskap er tegnet. Ved arrangementer med kapasitetsbegrensninger må ledsagerbehovet meldes til klubben på tidspunktet den som ledsages bestiller plass.

2 d) Medlemmene har rett til å benytte HEXAGONs lokaler til sin spillaktivitet såfremt de har adgangsrett, og har rett til å låne HEXAGONs spill.

2 e) Medlemmene plikter å ta vare på klubbens materiell når de låner dette. Styret kan straffe blant annet skjødesløshet med klubbens materiell, og andre grove brudd på klubbreglene, med utviselse og erstatningskrav.

2 f) Det er forbud mot bruk av rusmidler i klubbens lokaler på klubbkvelder (inkluderer alkohol og tobakk).

2 g) Ved brudd på klubbens regelverk, Norges lover, og/eller normalt god oppførsel har styret følgende sanksjonsmuligheter:

  • Et styremedlem alene kan bortvise et medlem fra det aktuelle arrangementet. Styremedlemmet oppfordres til å forankret vedtaket med andre styremedlemmer som er på arrangementet. Vedtaket kan ikke ankes, men medlemmet har normal adgang på fremtidige arrangementer.
  • Ved gjentatte og/eller grove brudd kan styret utestenge et medlem for en periode. Denne utestengelsesperioden kan være uker, måneder, semester, år, eller permanent. Utestengelse bør være siste utvei, høyere straffeperioder bør kun benyttes hvis lavere straffeperioder er prøvd tidligere, og tilbud om forhandling skal forekomme før styrebehandling.

2 f) i) Medlemmet har talerett ved behandlingen av saken, og har anledning til å ta med en talsperson som også har talerett.

2 f) ii) I tilfeller der det er en eller flere fornærmede har disse også talerett ved behandling av saken samt anledning til å ha med en talsperson med talerett. Fornærmede kan også innvilges anonymitet om dette ønskes.

2 f) iii) Styrets leder kan alene vedta at et medlem ikke har adgang på klubben før styrebehandlingen er gjennomført. Styret skal i slike tilfeller behandle saken ved første anledning.

2 g) Et medlem som gjør klubben erstatningspliktig ovenfor ekstern parter, eller påfører materielle skader på eller tap av klubbens eiendeler, er erstatningspliktig for kostnadene som påføres klubben.

  • Verdien av klubbens spill og eiendeler reduseres med 15% av innkjøpspris per år i klubbens eie, ned til et minimum av kr 100.
  • Gjenstander med en innkjøpspris under kr 100 erstattes til innkjøpspris.
  • Erstatningsplikt ovenfor eksterne parter er normalt den fulle summen det søkes erstatning for.

2 g) i) Medlemmet kan velge mellom å skaffe erstatninger for skadet eller tapt materiell, eller betale erstatning basert på reglene over.

2 g) ii) Styret og medlemmet avtaler en tidsfrist for erstatning, og om denne avtalen ikke holdes eller ikke kan oppnås, kan medlemmet nektes adgang frem til erstatningen er betalt.

2 h) I saker i henhold til 2 f) eller 2 g) hvor styret har vedtatt utestengelse på mer enn en måned, eller erstatningssummer på over kr 500, har medlemmet anledning til å anke til en ekstraordinær generalforsamling for å behandle saken. Gjennomføring av ekstraordinær generalforsamling skal gjennomføres etter avtale, og så tidlig som hensiktsmessig. Styret kan avgjøre om en anke har oppsettende virkning for utestengelsen.

Paragraf 3: Medlemskontigent og adgang

3 a) Prisen på medlemskontingent, adgang, og refusjon for spilledere settes hvert år på Hexagon sin generalforsamling. Generalforsamlingen vedtar også overgangsordning for de som allerede har betalt for et semester ved endringer i medlemskontingent og adgang.

3 b) Betaling av medlemskontingent gir to gangers gratis adgang på klubben.

3 c) Alle som har betalt medlemskap har fri adgang fra 17.mai og ut vårsemesteret, og fra onsdagen før HexCon og ut kalenderåret.

3 d) Medlemskontingent og adgang kan kun betales for det inneværende kalenderåret.

3 e) Medlemmer kan betale semesteradgang som gir fri adgang for det aktuelle semesteret. Semestrene er definert som følger:

  • Vårsemesteret varer fra 1.januar til 31.juli
  • Høstsemesteret varer fra 1.juni til 31.desember

3 f) Personer kan betale for adgang for enkeltganger. Dette gir ikke medlemskap i Hexagon

3 g) Spilledere i den offisielle klubbsagaen refunderes med en sats gitt av generalforsamlingen basert på antall ganger de har vært spilleder. Klubbsagaens hovedspilleder er ansvarlig for å gi kasserer en oversikt over hvor mange ganger den enkelte spilleder har vært spilleder. Faste spilledere kan etterbetale semesteradgang etter avtale.

3 h) Personer som ikke tidligere har vært medlem av klubben innvilges gratis prøveadgang ved to klubbkvelder.

Paragraf 4: Generalforsamlingen

4 a) Generalforsamlingen er HEXAGONs øverste myndighet og sammenkalles minst en gang i året. Den er også ankeinstans for alle styrets avgjørelser.

4 b) Ekstraordinære generalforsamlinger kan kalles inn av styret, eller dersom 50% av medlemmene krever dette. Ved ekstraordinær generalforsamling kan kun sakene nevnt i innkallingen tas opp. Innkalling til ekstraordinær generalforsamling følger reglene i 4c). Dersom sakens natur krever det, kan det kalles inn med minst en ukes varsel.

4 c) Innkalling til generalforsamlingen skal foreligge skriftlig senest tre uker før generalforsamlingen. Det er tilstrekkelig at innkalling sendes ut på Hexagons epostliste, samt kunngjøres skriftlig og muntlig på de tre foregående klubbkvelder. Muntlig kunngjøring skal skje samtidig med andre annonseringer.

4 d) Alle medlemmer har tale-, forslags- og stemmerett. Generalforsamlingen kan gi sin godkjennelse til at ikke-medlemmer får tale- og forslagsrett.

4 e) Ordinær generalforsamling skal som minimum inneholde følgende punkter:

  • valg av referent og ordstyrer
  • årsberetning (inkludert vinnere av klubb-turneringer)
  • godkjenning av regnskap og budsjett (inkl. kontingent, adgang, og spillederkompensasjon)
  • vedtektsendringer
  • valg av nytt styre

Ordinær generalforsamling avholdes på en klubbkveld i februar-mars. Styret har ansvar for innkalling til ordinær generalforsamling.

4 f) Styremedlemmer velges direkte, og for ett år av gangen. Forslag til styreposter og valgrekkefølge mellom disse, legges frem av styret og godkjennes av generalforsamlingen. Det skal også velges ett til tre varamedlemmer uten fast styrepost som trer inn i styret midlertidig dersom et styremedlem ikke møter eller permanent dersom et styremedlem fratrer sin post i valgperioden.

4 g) Alle avstemminger på generalforsamlingen skal foretas hemmelig dersom et medlem ber om dette. Ordinære vedtak krever simpelt flertall, mens endring av klubbregler krever 2/3 flertall. Endringer i klubbreglene trer først i kraft ved generalforsamlingens slutt.

4 h) Ved direktevalg av styremedlemmer holdes valget i flere runder med stryking av den kandidaten med færrest stemmer hver runde til en kandidat oppnår mer enn 50% av stemmene. Ved stemmelikhet avgjøres valget ved terningkast. Høyeste resultat på en t20 er valgt. Terningkast gjentas ved likt resultat. Hver stemmeseddel skal inneholde et navn.

4 i) Ved valg av varamedlemmer holdes valget i én – 1 – runde. Hver stemmeseddel skal inneholde to navn. Kandidatene rangeres ved stemmetall. Den med flest stemmer først. Ved likt stemmetall avgjøres rekkefølgen ved terningkast. Høyeste resultat på en t20 går først. Terningkast gjentas ved likt resultat

4 j) Forhåndsstemmer til generalforsamlingen aksepteres ikke. Medlemmer som ikke kan møte på generalforsamling kan stemme ved skriftlig fullmakt. Fullmakten for et navngitt annet medlem full råderett over den fraværendes stemme. Ingen andre former for fullmakt aksepteres. Et medlem kan kun holde én fullmakt. Fullmakter skal leveres inn til styret før møtet og kan trekkes tilbake av fullmaktsgiver ved oppmøte på generalforsamling.

Paragraf 5: Styret

5 a) Styret er HEXAGONs utøvende organ. Styret består av 6 medlemmer.

5 a) i) 5 ordinære styremedlemmer som velges av generalforsamlingen, i henhold til paragraf 4 f)

5 a) ii) Hexconsjefen, som velges på ekstraordinær generalforsamling, i henhold til paragraf 6 d)

5 a) iii) Styret kan delegere sin myndighet til medlemmer eller utvalg.

5 b) Styrets viktigste oppgave er daglig drift, inkludert å påse at regnskap føres i henhold til god regnskapsskikk og at driften er i samsvar med budsjettet. Det skal eksistere en instruks for styrets arbeid, samt for den enkelte styrepost. Endringer i disse instruksene kan kun skje etter vedtak på generalforsamling.

5 c) Styret er vedtaksdyktig når minst 4 styre- og/eller varamedlemmer er tilstede ved et møte som er kalt inn minimum 6 dager før møtedatoen. Minst halvparten av de faste styremedlemmene må være møtende.

5 d) Ved styremøter gjelder følgende retningslinjer for møte-, tale-, og stemmerett:

5 d) i) Styre- og varamedlemmer har møte- og talerett på styremøter.

5 d) ii) Under møtet har alle styremedlemmer stemmerett.

5 d) iii) Dersom et styremedlem er fraværende eller inhabil så overtar, i prioritert rekkefølge i henhold til paragraf 4 i), et varamedlem stemmeretten.

5 d) iv) Ved stemmelikhet er møteleder avgjørende.

5 d) v) Styret har mulighet til å vedta å innvilge taletid til andre personer som er invitert til styremøtet.

5 e) Inhabilitet: Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål som medlemmet selv eller dennes nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i.

5 f) Styret er forpliktet til å føre skriftlig protokoll over alle styrevedtak. Styreprotokollen skal på forespørsel fremlegges for medlemmer som ønsker dette.

5 g) Styret kan etter søknad innvilge garantier for arrangementer der formålet er i overensstemmelse med klubbens formålsparagraf. Styret disponerer også over en sum som kan benyttes til støtte for slike aktiviteter. Begge summene settes av generalforsamlingen i forbindelse med budsjettbehandlingen. Styret skal kreve budsjett og regnskap for alle arrangementer det er aktuelt å garantere for, forskuttere for og/eller støtte. Det kan også kreves at styret informeres ved visse milepæler, og at styret skal ha innsynsrett. Dersom et arrangement styret har støttet viser seg å gå med overskudd, har Hexagon krav på 50% av overskuddet, begrenset oppad til det beløpet Hexagon støttet arrangementet med.

5 h) Hvis styret finner det hensiktsmessig å rekonstituere seg, kan styret gjøre dette. Endringene skal annonseres til klubbens medlemmer.

5 h) i) Gjennomføring av rekonstituering av styret:

  • Styremedlemmer kan bytte roller
  • Arbeidsoppgaver kan flyttes fra en rolle til en annen rolle
  • Om styret får færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 5 a) skal varamedlemmene spørres i valgt rekkefølge om de ønsker å tre inn i styret. Om styret fremdeles har færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 5 a) skal det normalt sett innkalles til ekstraordinær generalforsamling for supplering av styret.

5 i) Signaturrett for Hexagon har to styremedlemmer i felleskap.

Paragraf 6: HEXCON

6 a) HEXCON er Hexagons årlige spillkongress

6 b) HEXCON arrangeres av en komite som utpekes av Hexconsjefen.

6 c) Budsjett og regnskap skal legges frem for foreningens styre.

6 d) Hexconsjef velges av Hexagons medlemmer på ekstraordinær generalforsamling innen tre klubbkvelder etter forrige Hexcon.

6 d) i) Hvis den nyvalgte Hexconsjefen allerede har et styreverv i Hexagons styre konstitueres et varamedlem inn som styremedlem, og styret vurderer om rekonstituering er nødvendig.

6 e) Hexconsjef er ansvarlig for at neste Hexconsjef får overført disposisjonsrett til Hexcons konto og at annen viktiginformasjon for driften av Hexcon blir videreformidlet skriftlig innen første årsskifte etter Hexcon.

Paragraf 7: Oppløsning

7 a) HEXAGON kan kun oppløses av en generalforsamling som er lovlig innkalt i henhold til paragraf 3. Oppløsningsvedtaket krever 2/3-flertall av de tilstedeværende.

7 b) Dersom ovennevnte lovlige innkalte generalforsamling ikke har minst 50% av medlemmene tilstede (inkludert minst 3 styremedlemmer), må det deretter kalles inn til en ny generalforsamling etter samme regler som den første. Denne generalforsamlingen vil deretter kunne vedta oppløsning med 2/3 flertall uavhengig av antall oppmøtte.

7 c) Oppløsning av klubben innebærer at styret eller de personer styret utpeker skal sørge for følgende to ting:

  • Avvikle Hexagons økonomi. Likvider doneres til Johannes Bergs minnefond. Hvis Johannes Bergs minnefond skulle være oppløst, skal likviderte midler doneres til en eller flere organisasjoner som promoterer formålene til HEXAGON.
  • Sørge for at HEXAGONs spillsamling blir plassert slik at den senere kan komme til nytte for andre spillinteresserte

Gjeldende ordinære vedtak

Klubben har for tiden ingen ordinære vedtak.