Stillingsinstruks for styret i Hexagon, oppdatert etter genfors 2011. Stillingsinstrukser for:

Styret

Styret i Hexagon har som oppgave å legge forholdene til rette for klubbens rollespillere, brettspillere, kortspillere, miniatyrspillere og medlemmer som driver med levende rollespill. Som et minimum plikter styret å:

  • Avholde styremøter hver første klubbkveld i måneden fra kl. 17.00 til kl 18.00. Ved styremøtet må minst 4 stemmeberettigede være til stede for at styret skal bli beslutningsdyktig. Stemmeberettigede er styremedlemmer, og når styremedlemmer er fraværende et varamedlem for hvert fraværende styremedlem. Varamedlemmer skal delta på alle styremøter. Varamedlemmer har tale og forslagsrett på alle styremøter. Dersom noen i styret må trekke seg utover i året, stepper første varamedlem fast inn i styret.
  • Avholde ny generalforsamling en klubbkveld i februar-mars. På generalforsamlingen skal medlemmene bli forelagt et regnskap for siste regnskapsperiode, et forslag til et nytt budsjett, samt en årsberetning.
  • Avholde ekstraordinær generalforsamling hvis det forsvinner flere styremedlemmer enn det er varamedlemmer til.
  • Sørge for at lokalene er låst opp på klubbkvelder, og at noen fra styret, eller noen som er utpekt fra styret, låser lokalene etter at alle er ferdige å spille. Styremedlemmene kan kaste ut medlemmer som ikke har gått kl 23.45 dersom ingen av dem kan eller vil ta ansvaret for låsingen.
  • Sørge for at klubben har en økonomi som gjør det mulig å betale leie for Hexagons lokaler minst én dag i uken. Dette gjøres gjennom å samle inn medlemskontingent og andre tiltak styret finner hensiktsmessig. Dersom generalforsamlingen i klubben har vedtatt en medlemskontingent som ikke gjør dette mulig, plikter styret, så snart det oppdager dette, å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling. Styret bør også vurdere alternative lokaler. Det bør dessuten fortløpende vurdere muligheten av å få økonomisk støtte til klubben fra ulike fond som deler ut støtte til barne- og ungdomsorganisasjoner og/eller student-organisasjoner.
  • Holde kontakt med utleier. Ordne opp hvis det skjer endringer av standarden på lokalene uten at Hexagon er underrettet.
  • Gå til innkjøp av spill som medlemmene ønsker seg, innefor de økonomiske rammene som generalforsamlingen til enhver tid har gitt.
  • Avholde minst ett spilldøgn i året.
  • Arbeide for å skape et godt miljø i klubben. Dette kan f. eks. gjøres ved å arrangere klubbsagaer i ulike rollespillsystemer, arrangere lunsj 17.mai, organisere kaker ved juleavslutningen, arrangere post-con middager etter spillkongresser med Hexagondeltakere, og ellers hva man måtte finne formålstjenlig.
  • Gjennomføre og følge opp en ordning for mottak og oppfølging av nye medlemmer.
  • Sørge for at de enkelte styrepostene følger sine instrukser og være behjelpelige med gjennomføring av aktiviteter fastlagt i instruksene (f.eks. dagpengeinnkreving, deltagelse på stands, PR tiltak)
  • Dersom et styremedlem vanskjøtter sine oppgaver kan styret med 2/3 flertall frata vedkommende vervet. Medlemmene i klubben skal snarest informeres.

Stillingsinstruks for generalsekretær

  • Generalsekretæren deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Generalsekretæren er styrets leder i alle sammenhenger hvor dette kreves. generalsekretæren har ikke dobbeltstemme i noen sammenhenger.
  • Generalsekretæren er ansvarlig for å føre referat fra alle styremøtene. Referatene skal gjøres tilgjengelige for klubbens medlemmer senest en uke etter møtet. Enkeltsaker kan, etter styrevedtak, holdes utenfor det offentliggjorte referatet.
  • Generalsekretæren er ansvarlig for å føre styreprotokoll over vedtak som gjøres av styret. Det skal også protokollføres oppmøte på styremøtet, fordeling av nøkler til klubbens lokaler samt overføring av styreverv og overføring av materiell i forbindelse med overføring av styreverv.
  • Generalsekretæren er ansvarlig for å vedlikeholde og drive klubbens arkiv. Arkivet skal som et minimum inneholde alle styrereferater de siste 3 år, referater fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger og korte beskrivelser av rutiner omkring faste arrangementer (Stands på NTNU, mottak av nye medlemmer, bestilling av buttons til klubbturneringer etc.).
  • Generalsekretæren har også overordnet ansvar for å sørge for at alt nødvendig arbeid for klubbens drift skjer, som for eksempel plakat på døra, lås på skapet, tømming av postboks.

Stillingsinstruks for PR-ansvarlig

  • PR-ansvarlig deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • PR-ansvarlig plikter å ta seg av klubbens kontakter utad. Dette omfatter blant annet å være frontperson mot pressen, holde kontakt med utleier av lokalene, svare på henvendelser rettet til Hexagon og representere Hexagon i offentlige sammenhenger.
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for rekrutteringsarbeidet i Hexagon. Minimum av tiltak som bør gjennomføres er to stands på NTNU Gløshaugen og to stands på NTNU Dragvoll.
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for at det til en hver tid finnes informasjonsmateriell om Hexagon tilgjengelig på spillbutikker i Trondheim.
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for å organisere en mottaksordning og en oppfølgningsordning for nye medlemmer. Det anbefales at samtlige styre og varamedlemmer benyttes i denne ordningen.

Stillingsinstruks for materialforvalter

  • Materialforvalteren deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Materialforvalteren er ansvarlig for klubbens materiell.
  • Materialforvalteren er ansvarlig for Hexagons spillsamling. Materialforvalteren bør sørge for at det er tilgjengelig poser til spillebrikker og passe på at klubbens medlemmer behandler klubbens materiell pent.
  • Materialforvalteren er ansvarlig for å kjøpe inn spill, samt å finne ut hvilke spill det er ønskelig at klubben kjøper inn.
  • Materialforvalteren er, sammen med kassereren, ansvarlig for at spillinnkjøpene holder seg innenfor rammene gitt i budsjettet.
  • Materialforvalteren bør med jevne mellomrom ta initiativ til å kvitte seg med spill som ingen medlemmer ønsker å ha i klubben, ved å gjennomføre auksjoner.

Stillingsinstruks for kasserer

  • Kassereren deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Kassereren skal føre regnskap for Hexagon, og å holde dette oppdatert til enhver tid.
  • Kasserer skal vedlikeholde en oversikt over klubbens medlemmer, samt over tidligere medlemmer to år tilbake. Oversikten bør inneholde navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato i tillegg til data om betaling av kontingent, ol.
  • Kasserer skal bidra til å holde klubbens utgifter til gebyrer nede. Unngå kontant betaling i banken.
  • Kasserer skal sørge for at Hexagon er en god og sikker betaler. Ikke utsett betalingen av regninger til siste dag, men prøv å betale de ca. 2-3 dager før fristen går ut.
  • Kasserer skal sørge for at alle kvitteringer og andre bilag i regnskapet tas vare på og oppbevares forsvarlig. Ved avgang skal alt overleveres til neste kasserer.
  • Kasserer skal sørge for at regnskapet er hensiktsmessig detaljert, og ført med tilstrekkelig antall grupper.
  • Kasserer skal sørge for at regnskapet for siste regnskapsperiode er revidert før generalforsamlingen.
  • Kasserer skal til generalforsamlingen utarbeide et regnskap for siste regnskapsperiode og et budsjett for inneværende regnskapsperiode.
  • Regnskapsperioden er fra 1. Januar til 31. Desember.

Stillingsinstruks nettansvarlig

  • Nettansvarlig deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Nettansvarlig skal sørge for at fullstendig informasjon om hvordan Hexagons internettsider kan oppdateres og flyttes er skriftlig
    tilgjengelig for styret til enhver tid. Herunder nødvendige passord.
  • Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider til enhver tid er oppdatert. «Sist oppdatert» skal innen rimelig tid vise
    gjeldene kalenderår.
  • Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider gir et bilde av klubben som er riktig, tiltalende og egnet til å rekruttere nye medlemmer; og er i tråd med relevante tekniske standarder, og presenterer innholdet på en hensiktsmessig måte.
  • Nettansvarlig skal sørge for at det ligger lenker til Hexagons nettsider på relevante steder.
  • Nettansvarlig skal prøve å skaffe/samle artikler om spilling og spill på Hexagons websider for å gjøre dem verdt å besøke for medlemmer og andre spillinteresserte
  • Nettansvarlig skal løpende vurdere om nåværende nettleverandør er hensiktsmessig.
  • Nettansvarlig skal sørge for at innhold på klubbens nettsider ikke er i strid med gjeldende lover for opphavsrett

Stillingsinstruks varamedlemmer:

  • Varamedlemmene deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer.
  • Varamedlemmene til styret har tale- og forslagsrett på styremøter.
  • Varaer tiltrer om faste styremedlemmer ikke møter. Da får de tildelt den fraværendes stemmerett. Hvis det styremedlemmet dukker opp fratrer varaen.

Styreinstruks Hexconsjef

  • Hexconsjefen er ansvarlig for at det blir Hexcon, men forventes IKKE å gjøre hele jobben alene:
    • Hexconsjefen peker ut en komite (ved å spørre folk hen vil ha med seg, og gjerne ved å be om frivillige generelt i klubben)
    • Hexconkomiteen ordner i felleskap det praktiske som lokale, PR, økonomi, praktisk gjennomføring av festivalen, med mer
    • Folk i klubben og andre folk i spillmiljøet stiller med turneringer og andre arrangementer
    • Folk i klubben og andre folk i spillmiljøet bidrar som frivillige til gjennomføring av selve Hexcon (vakt i døra, kioskvakt, opprigging og nedrigging)
    • Hvis Hexconsjefen ikke får nok hjelp fra resten av klubben til å kunne gjennomføre Hexcon, er Hexconsjefen ansvarlig for å informere styret og klubben om dette
  • Hexconsjefen er ansvarlig for å oppfylle kravene gitt i klubbreglenes §6, dvs.:
    • peke ut en komite til å hjelpe til med arrangering av Hexcon
    • legge fram budsjett og regnskap for styret
    • sørge for at neste Hexconsjef får overført disposisjonsrett til konto og annen nødvendig informasjon
  • Hexconsjefen skal skal holde styret orientert om framdrift