Av Ståle Halvorsen

Generalforsamlingen ble avholdt i klubbens lokaler 10. september 2001. Møtet startet klokken 18.10.

Følgende saksliste var sendt ut på forhånd:

  1. Godkjenning av innkalling
  2. Valg av ordstyrer, referent og tellekorps
  3. Årsberetning
  4. Godkjenning av regnskap
  5. Vedtektsendringer
  6. Alminnelige saker
  7. Valg
  8. Eventuelt

SAKER:

1) Godkjenning av innkalling

Innkallingen ble godkjent uten noen spesielle bemerkninger.

2) Valg av ordstyrer, referent og tellekorps

Styret foreslo Oddgeir som ordstyrer, og han ble valgt ved akklamasjon.

Ståle foreslo seg selv som referent, og ble også valgt ved akklamasjon.

Tellekorpset besto av Ulrik og Tor Emil, også de valgt ved akklamasjon.

Karl-August (Kalle blant venner) hadde ikke betalt medlemsavgift, men siden han lovte å betale medlemsavgiften så fort han fikk studielånet fikk han etter avstemning lov til å stemme som om han var medlem. Hilde hadde med fullmakt fra Harald om å stemme for ham.

3) Årsberetning

Ståle Halvorsen leste opp denne:

1) Sammensetning av styret

Styret i Hexagon ble valgt på generalforsamlingen 11 september 2000 og besto da av:

  • Bjørgulf Haukelidsæter: PR-ansvarlig
  • Jørn Aspli: Kasserer
  • Ståle Halvorsen: Sekretær
  • Tarjei Aasen: Redaktør
  • Tord Ingolf Reistad: Nettansvarlig
  • Ragnhild Ljosland: Ansvarlig for levende rollespill
  • Thomas Tveit: 1. vara (møtende)
  • Espen Rønning: 2. vara (møtende)
  • Svein Stoknes: 3. vara (reserve-møtende)

Bjørgulf sluttet både i klubben og styret i begynnelsen av 2001. Svein ble dermed med som møtende vara.

2) Klubbens aktiviteter:

A) Medlemstallsutvikling:

Klubben hadde ca 33 medlemmer i 2000-2001 (De dataene jeg har fått fra kasserer skiller ikke på helårs- og halvårs-medlemskap). I 1999-2000 hadde klubben 26 helårs og 42 halvårsmedlemmer.

B) PR-arbeid:

PR-arbeidet har for styreperioden 2000-2001 vært å avholde stands på NTNU (Gløshaugen og Dragvold) ved semesterstart. Det har vært mange som har vist interesse, men dessverre har ikke like mange kommet til klubben. I tillegg har styret sørget for at det er informasjons-ark lagt ut på Dreamlands og Outland. Det har vært nødvendig med påfyll, så det viser at disse arkene er nyttige. Styret retter en takk til HexCon-komiteen for klubb-PR i forbindelse med HexCon. I høst har vi konstatert at mange nye har funnet veien til klubben, og vi håper at de fleste av disse blir faste medlemmer.

C) Hexagonnytt:

Hexagonnytt har kommet ut i med seks nummer, alle med grønn forside.

D) Interne aktiviteter

HexCon høsten 2000 var den største på mange år (muligens den største noensinne?), med 186 deltagere.

Styret avholdt juleavslutning 11. desember med gløgg og annet godt. Siste løp i Formula De-turneringen ble kjørt, og det var de tradisjonelle turneringene i Settlers of Catan og Wrasslin.

Spilldøgn ble arrangert i Anne og Tims leilighet 23. mars. Av hensyn til naboene ble spilldøgnet delt i to med pause fra 24.00-9.00. De ti-tolv som møtte opp hadde det gøy, og flere syntes at «spilldøgn med pause» var bedre enn 24 timer spilling i strekk.

Som vanlig var det 17-mai feiring på festningen. Det skal mer enn litt vind og truende skydekke til å hindre denne årlige begivenheten. Vi fikk også vist fram fanen i borgertoget, i år med nytt bandolær!

Oddgeir var ansvarlig for klubbsagaen, som har blitt en trofast gjenganger til glede for alle klubbens rollespillere.

Ulrik har (med god hjelp fra Rune, Tim og Harald) kjørt BloodBowl liga med 3 divisjoner.

E) Eksterne kongresser og turneringer:

Medlemmer og ex-medlemmer av klubben har (som vanlig) forskynt seg av premiebordet på Arcon. Disse har kommet på pallen:

  • Torgrim: Beste GM i Feng Shui
  • Ståle: Vinner i 1830
    Vinner i Formula Dé
  • Ulrik: Vinner i Battle for Moscow
  • Harald: Vinner i Euphrat & Tigris
  • Tord: Vinner i Risk

F) Beretninger fra de forskjellige styremedlemmene:

Matrialforvalter/Sekretær

Sekretæren har kalt inn til styremøtene, vært ordstyrer og skrevet referat fra styremøtene. Matrialforvalter har kjøpt inn et dobbelt-brett til Formula Dé (4 baner) og ekstra terningsett til samme spill. Spillbrett til B5-wars ble også kjøpt inn.

Ansvarlig for levende rollespill

Ansvarlig for levende rollespill har informert om levende rollespill på Hexagons spillkvelder, oppdatert levende rollespill-permen, og deltatt i styrets arbeid. Det har ikke vært noe levende rollespill-tilbud på klubbkveldene. Tilbudet på HexCon besto av Vampire-laiv ved Dreary Kirky og kostymekurs ved Heidi Brimi og Sunniva Saksvik. Klubbens medlemmer har vært flinke til å skrive om levende rollespill i Hexagonnytt. Medlemmer av Hexagon har deltatt på følgende laiver dette styreåret:

  • Amaranth II Dance Macabre
  • Frist til Elddag (Soria Moria)
  • Kalde Brenninger 1 og 2 (DecaDance)
  • Vampire-laiven på Hexcon (Dreary Kirky)
  • Allfarnatt (Sleipner)
  • Lys under fjell (Arcadia)
  • Konklav 2001 (Dreary Kriky)

I tillegg deltok Hexagonmedlemmer på Blåknutepunt i Trondheim (arr: Sleipner).

Redaktør

Redaktør har i styreåret 2000-2001 samlet inn stoff til og gitt ut seks utgaver av Hexagons medlemsblad, Hexagon-Nytt. Opplaget har vært 45 eksemplarer hvert nummer. Redaktøren har deltatt i styrets arbeid på lik linje med andre styremedlemmer.

Nettansvarlig

Nettansvarlig har vært på de fleste styremøtene, men har ellers ikke gjort noe særlig. Han stiller ikke til gjenvalg.

Kasserer

Kasserer har deltatt på styremøtene som de andre medlemmene i styret. Han har «fått tak i» en konto som ikke sto i det nåværende styrets navn. Han har tatt inn penger for medlemskap og dagsavgifter. Siden han hadde gitt kassen (der alt som har med regnskapet ligger) til Tim da han var borte forrige klubbkveld, og ikke hadde fått den igjen, hadde han ikke muligheten til å sette opp et budsjett for kommende år. Mer om dette under punkt 4, «Godkjenning av regnskap».

PR-ansvarlig

PR-ansvarlig har ikke vært med i hverken klubben eller styret siden nyttår. Vi har derfor ikke fått noen rapport fra ham. Den tiden han var med i styret gjorde han jobben sin.

4) Godkjenning av regnskap

Som nevnt ovenfor hadde ikke kasserer tilgang til kassa og derved ikke tilgang til nødvendig dokumentasjon for å sette opp neste års budsjett. Oddgeir foreslo at kasserer skal legge fram regnskap innen 24/9 2001, og at det skal godkjennes i en ekstraordinær generalforsamling i pausen 24/9 2001. Budsjettet skal foreligge skriftlig i «mange nok» eksemplarer. Dette ble enstemming vedtatt. Tor foreslo at det nye budsjettet skal bruke samme satser som tidligere, men med de føringene som generalforsamlingen eventuelt ville legge til. Dette ble enstemmig vedtatt.

5) Vedtektsendringer

Styret hadde ingen forslag til vedtektsendringer, og det var heller ikke kommet inn noen andre forslag. Det ble derfor ingen vedtektsendringer på denne generalforsamlingen.

6) Alminnelige saker

Det var nå 26 stemmeberettigede.

Hilde kom men følgende forslag til vedtak:

Det bevilges 100 kroner til prøvedrift av kiosk. Ansvarlig for forsøket er Hilde Austlid. Beskrivelse av hvordan driften har gått og eventuelt overskudd leveres styret før ordinær genfors 2002.

Hilde kom med nærmere beskrivelse av hvordan hun hadde tenkt seg kiosken. De 100 kronene skal dekke innkjøp av sennep og ketsjup (til pølser), og pappkrus (til kaffe), og eventuelle andre småting. Kioskansvarlige legger selv ut penger til innkjøp av pølser og (muligens) sjokolade. Eventuelle rest- varer tilkommer den som har kjøpt dem inn. Eventuelt overskudd skal føres tilbake til klubben. Klubben vil i verste fall miste de 100 kronene som vil bli satt av til prøvedriften. Bakgrunnen for en slik (forenklet) kiosk er å bedre det sosiale miljøet i klubben ved å holde flere av klubbens medlemmer i klubbens lokaler i pausen.

Oddgeir foreslo at dette vedtaket måtte bli en føring til neste års budsjett.

Forslaget ble vedtatt med 25 stemmer, 1 avholdende.

7) Valg

Valgene skjedde i den rekkefølgen de står her:

Redaktør:

  • Alf Ragnar Sand ble valgt ved akklamasjon.

Kasserer:

  • 24 stemmer til Karl August (Kalle)
  • 0 stemmer til Tor Jonny
  • 2 blanke stemmer

PR-ansvarlig:

  • 22 stemmer til Tarjei
  • 3 stemmer til Tord
  • 1 blank stemme

Ansvarlig for levende rollespill:

  • 19 stemmer til Rigmor
  • 3 stemmer til Tor Jonny
  • 4 blanke stemmer

Martin kom, så antall stemmer økte til 27.

Matrialforvalter/Sekretær:

  • 21 stemmer til Rune
  • 4 stemmer til Tor Jonny
  • 1 stemmer til Tord
  • 1 blank stemme

Nettansvarlig:

  • Hilde ble valgt ved akklamasjon

Vara-representanter (Alle skrev opp to kandidater):

  • 16 stemmer til Oddgeir (1. møtende vara)
  • 15 stemmer til Ståle (2. møtende vara)
  • 13 stemmer til Christian
  • 6 stemmer til Tor Jonny
  • 4 stemmer til Tord

Kalle ble valgt til kasserer under forutsetning at han betalte medlemsavgift til klubben innen 24/9 2001.

8) Eventuelt

Det var ingen som ønsket å ta opp noen saker under eventuelt.

Møtet ble avsluttet klokken 19.45.