2002.09.02 Referat fra ordinær generalforsamling

1) Sammensetning av styret

Styret for denne perioden ble valgt på generalforsamlingen 10. sept. 2001 og var i utgangspunktet som følger:

• Tarjei Aasen: PR-ansvarlig
• Karl August Hansen: Kasserer
• Rune Berge: Sekretær
• Alf Ragnar Sand: Redaktør
• Hilde Austlid: Nettansvarlig
• Rigmor Dahle: Ansvarlig for levende rollespill

• Oddgeir Drevdal: 1. vara (møtende)
• Ståle Halvorsen: 2. vara (møtende)
• Christian Stubø: 3. vara (reserve-møtende)
• Tor Jonny: 4. vara (reserve-møtende)
• Tord Reistad: 5. vara (reserve-møtende)

Alf Ragnar ble avsatt som redaktør i mai fordi han ikke greide å få ut Hexagon Nytt ofte nok. Oddgeir tok over som redaktør og Christian ble 2. møtende vara.

I slutten av juni flyttet Karl August til Australia, og Ståle tok over som kasserer.

2) Klubbens aktiviteter:

A) Medlemstallsutvikling:

Hexagon hadde 48 medlemmer høsten 2001 og 45 medlemmer våren 2002. Det er en klar oppgang fra året før da det var ca. 33 medlemmer på årsbasis.

B) PR-arbeid:

Det ble avholdt stand på Gløshaugen både i oktober og februar.

C) Hexagonnytt:

På grunn av problemene med den første redaktøren kom det kun ut 2 nummer av HexagonNytt dette året. Hver av redaktørene gjorde hvert sitt nummer.

D) Hexcon:

Hexcon ble som vanlig arrangert i november. Det ble registrert 144 betalende deltakere, noe som er enn nedgang fra rekordåret i fjor. Årets HexCon-sjef var Espen Rønning. Hexcon gikk med et overskudd på ca. 4000,-.

E) Interne aktiviteter

Det ble avholdt klubbkveld hver mandag bortsett fra 24. og 31. desember samt hele juli.

Rigmor organiserte innkjøp av T-skjorter og gensere med klubbens logo for henholdsvis 100,- og 250,- per stk. T-skjorte-salget gikk med et overskudd på 947,-. Det ble totalt kjøpt 53 T-skjorter og 11 gensere.

10. desember arrangerte styret en «juleavslutning» der det ble servert gløgg, og medlemmene hadde med kaker o.l. Det ble også avholdt turneringer i Settlers of Catan og Carcasonne. Ragnhild Ljosland vant Settlers-turneringen og Tord Reistad vant Carcasonne. I tillegg arrangerte Hans Torvatn en turnering i Wrasslin, men den kan nok dessverre ikke regnes som offisiell Hexagon-turnering siden den ikke var annonsert på forhånd.

Årets 17.mai frokost ble holdt i glassgården på elektrobygget på gløshaugen pga fare for regn. Det var rundt 20 personer som møtte opp og hadde en fortreffelig frokost. Så gikk vi i samlet tropp ned til sentrum for å gå i tog. Desverre så hadde vi ikke fått med oss stangen til banneret, og klarte heller ikke å få tak i tidsnok til toget skulle gå, så Sverre og Tarjei endte opp med å bære den mellom seg.

Klubbsagaen dette året var Star Wars som ble arrangert av Ole Jakob Øverseth.

Det ble ikke arrangert spilldøgn dette året. Grunnen til det var at styret ikke greide å finne et passende lokale.

Det ble også i år avholdt Blood Bowl turnering. Totalt var 42 lag involvert i de to sesongene som hver hadde to divisjoner. De turneringsansvarlige dette året var Espen, Bjarte og Rune.

Det er også, på initiativ fra Bjarte, blitt startet en uformell Mordheim-kampanje der rundt 10 gjenger har deltatt i større og mindre grad.

Hilde Austlid har organisert kiosktilbud. Det har vært minikiosk de fleste klubbkveldene, med salg av pølser, kaffe, te, kakao, og iblant annet støff. Per juni 2002 var totalt overskudd på 2548,-. (Dette inkluderer salg av overskuddsvarer fra Hexcon til ca 500.) Av overskuddet har 1328 blitt brukt til spillinnkjøp (Euphrat & Tigris, La Citta og Medici), 200,- blir satt av til videre kioskdrift (etter styrevedtak), og 1020,- overført til klubben. Ti av klubbens medlemmer har stilt opp som kioskansvarlig på en eller flere klubbkvelder. Tord Reistad har vært en pålitelig støttespiller, og leder klart i antall kioskkvelder. Administrasjonen av kioskopplegget har vært grei og overkommelig. Kioskadministrator føler seg ikke overarbeidet, og er villig til å fortsette å organisere minikiosk så lenge det er noenlunde grei tilgang på frivillige til å stå i kiosken de enkelte klubbkveldene.

F) Beretninger fra de forskjellige styremedlemmene:

Sekretær/Matrialforvalter

Sekretæren har kalt inn til styremøter, vært ordstyer og skrevet referater.

Materialforvalter har kjøpt inn Carcasonne, Guillotine, Thunder’s Edge, Age of Renaissance og D&D; Player’s Handbook. Dessuten var spillet Golfmania på mystisk vis kommet seg opp i esken til Thunder’s Edge, så det fikk vi gratis. Materialforvalter har også ryddet i skapet og tatt vare på ett eksemplar av hvert nummer av Hexagon Nytt som lå der. Resten ble solgt til medlemmer for 1,- per stk. eller kastet. I tillegg har alle spillene blitt merket med klubbens navn og adresse.

Redaktør

De to redaktørene har gitt ut hvert sitt nummer av HexagonNytt med god hjelp av klubbens medlemmer som har bidratt med stoff.

Nettansvarlig

Klubbens nettsider ble flytta over fra http://www.pvv.org/hexagon/ til http://www.hexcon.no/hexagon/ (med unntak av tidligere numre av HN, som fremdeles ligger på pvv).

Sidene har vært holdt oppdatert med info om relevante begivenheter som juleavslutning, 17.mai-samling, genfors, Wårcon og Hexabowl. De inneholder bl.a. siste versjon av klubbreglene, siste genforsreferat, og generell informasjon om klubben.

Tarjei har lagt ut støff om Warhammerturneringa Trondhammer, Oddgeir om klubbsagaen 2002/2003, og Rune om Blood Bowl-ligaen Hexabowl.

Hexagon står oppført med korrekt adresse i nettkatalogene kvasir.no, yahoo.no og dmoz.org (som mater bl.a. Google-katalogen).

Kasserer

De to kassererne har ført regnskap, krevd inn medlemskontigent og dagsavgift, betalt regninger, og refundert utlegg andre styremedlemmer har hatt.

PR-ansvarlig

PR-ansvarlig har organisert stand på Gløs begge semestre. Pga manglede oppslutning ble det ikke arrangert stand på Dragvoll.

Reklameplakatene våre på Dreamlands og Outland har blitt oppdatert.

Ansvarlig for levende rollespill

Ansvarlig for levende rollespill har reklamert for laiver i Trondheimsområdet, og har ellers skaffet t-skjorter og gensere til klubbens medlemmer. Medlemmer av Hexagon har deltatt på følgende laiver:

• Runddans
• Tiender og tidevann
• Forvarsel
• Langweekend på Brandbø
• Dæljelaiven
• Kampen om Cretia
• Habibi Kaldoc
• Tussmørke
• Sanies