Av Rune Berge

Generalforsamlingen ble avholdt i klubbens lokaler mandag 8. september 2003. Totalt 25 stemmeberettigede medlemmer deltok. I tillegg hadde Hilde Austlig med fullmakt til å stemme for Harald Torvatn.

Sakslisten som var sendt ut på forhånd var som følger:

  1. Godkjenning av innkalling
  2. Valg av ordstyrer, referent og tellekorps
  3. Årsberetning
  4. Godkjenning av regnskap og neste års budsjett
  5. Vedtektsendringer
  6. Alminnelige saker
  7. Valg av nytt styre
  8. Eventuelt

SAKER:

1) Godkjenning av innkalling

Innkallingen ble godkjent ved akklamasjon.

2) Valg av ordstyrer, referent og tellekorps

Styret foreslo Hans Torvatn som ordstyrer, og han ble valgt ved akklamasjon.

Styret foreslo Rune Berge som referent, og han ble valgt ved akklamasjon.

Tellekorpset, som også ble valgt ved akklamasjon, bestod av Martin Nesbakken og Martin Dahl.

3) Årsberetning

Rune Berge leste opp denne::

1) Sammensetning av styret

Styret for denne perioden ble valgt på generalforsamlingen 2. sept. 2002 og var i utgangspunktet som følger:

  • Tarjei Aasen: PR-ansvarlig
  • Ståle Halvorsen: Kasserer
  • Rune Berge: Sekretær
  • Ulrik D. Bøe: Redaktør
  • Thomas Fuglseth: Ansvarlig for levende rollespill
  • Bjarte S. Karlsen: Nettansvarlig
  • Lupin Lomeland: 1. vara (møtende)
  • Martin Nesbakken: 2. vara (møtende)

2) Klubbens aktiviteter:

A) Medlemstallsutvikling:

Det ble i løpet av hele året betalt inn 21 helårs-, og 58 halvårsmedlemsavgifter, noe som gir et snitt på 50 medlemmer per halvår. Det er en liten oppgang i fra året før da det var henholdsvis 48 og 45 medlemmer på høsten og våren.

B) PR-arbeid:

Det ble avholdt stand på Gløshaugen både i oktober og februar, og på Dragvoll i oktober.

C) Hexagonnytt:

Det ble gitt ut 6 nummer av HexagonNytt.

D) Hexcon:

Hexcon ble som vanlig arrangert i november. Årets HexCon-sjef var Anne Torvatn. Hexcon 2002 hadde 141 betalende deltakere, noe som er 3 mindre enn året før. Hexcon hadde en omsetning på 30.403,- og et overskudd på 2.786,-.

E) Interne aktiviteter

Det ble avholdt klubbkveld hver mandag, med noen få unntak, og i år ble det også holdt åpent i juli.

Hans Torvatn har, etter forespørsel fra styret, påtatt seg hovedansvaret for å organisere markeringen av klubbens 20-års-jubileum til høsten. Tarjei organiserte innkjøp av T-skjorter i anledning jubileet. Prisen var 100,-, og salget gikk med et overskudd på 570,60. Det ble omsatt 50 T-skjorter.

9. desember arrangerte styret en «juleavslutning» der det ble servert gløgg, og medlemmene hadde med kaker o.l. Det ble også avholdt turneringer i Carcasonne og Wrasslin’.

På 17. mai ble det som vanlig arrangert piknik på festningen, før klubben deltok i toget med rundt 10 medlemmer.

Klubbsagaen dette året var Dungeons & Dragons, og ble arrangert av Oddgeir Drevdal, Tim Torvatn og Hans Torvatn. Det var svært mange spillere som deltok dette året.

Det ble ikke arrangert spilldøgn dette året fordi styret ikke fant et lokale som var billig nok.

Det ble også i år avholdt Blood Bowl turnering. Totalt var 38 lag involvert i de to sesongene som hver hadde to divisjoner.

Warhammer-ligaen Trondhammer hadde tre grupper med seks deltakere hver, i hver av de to sesongene. Første sesong var vinnerne Tarjei Aasen (1950), Ulrik Bøe (1950) og Hans Blom (1000). Andre sesong var vinnerne Ulrik Bøe (2500), Robert Overvik (1950) og Bjarte Karlsen (1000). Ligaen drives av Tarjei med god hjelp fra Tor Erling Vassrusten.

Det har vært kioskdrift dette året også, og den gikk med et overskudd på 2.674,-. En god del av disse pengene ble brukt til å kjøpe inn flere spill til klubben. Hovedansvarlig for kiosken var Hilde Austlid. Harald Torvatn, Tord Reistad, Tarjei Aasen og Christian Stubø har også bidratt.

F) Hyperion:

Hexagon har meldt seg inn i Hyperion. Tord Reistad er valgt som klubbens representant på Hyperions stiftelsesmøte den 19.-21. september.

G) Beretninger fra de forskjellige styremedlemmene

Sekretær/Matrialforvalter

Sekretæren har kalt inn til styremøter, vært ordstyer og skrevet referater.

Materialforvalter har kjøpt inn Vinci, to nye stokker til Flagship og bøker til neste års Vampire-klubbsaga. Han har også kjøpt inn plastlommer til å beskytte en del kortstokker som blir mye brukt. I tillegg fikk klubben følgende spill fra Avalon og Fantasy Flight Games: Delta V, Twilight Imperium: Armada, Kingdoms, Drakon og Citadels.

Redaktør

Redaktøren har samlet inn stoff til HexagonNytt, og sørget for å få trykket opp og delt ut bladet til klubbens medlemmer. Oddgeir Drevdal ga ut siste nummer når Redaktøren måtte i militæret.

Nettansvarlig

Sidene har vært holdt oppdatert med info om relevante begivenheter. De inneholder bl.a. siste versjon av klubbreglene, siste genforsreferat, og generell informasjon om klubben.

Nettansvarlig har stengt epostlista for alle som ikke er medlemmer av lista for å bli kvitt den økende mengden med spam som kommer. Nettansvarlig må dermed selv sjekke alle eposter som ikke blir godtatt for å slippe igjennom de som ikke er spam.

Kasserer

Kasserer har ført regnskap, krevd inn medlemskontigent og dagsavgift, betalt regninger, og refundert utlegg andre styremedlemmer har hatt.

PR-ansvarlig

PR-ansvarlig har organisert stand på Gløs begge semestre, og på Dragvoll om høsten.

Han har også organisert innkjøp av jubileums-T-Sjorter, et nytt miniatyrbord, o mer terreng til miniatyrspill.

Ansvarlig for levende rollespill

Har hovedsaklig informert om laiver i Trøndelag, prøvd å svare på spørsmål f medlemmer som er interessert i laiv, og prøvd uten suksess å rekruttere folk til arbeidshelger i Landsbyen. Han har også skrevet noen artikle om laiv til HN, og bidratt til innkjøp av nytt miniatyrbord og terreng.

Medlemmer av Hexagon har deltatt på følgende laiver:

  • Sanies
  • BL4
  • Rettergang
  • Moderens Vrede

4) Godkjenning av regnskap og neste års budsjett

Hexagon gikk i perioden høsten 2002/våren 2003 med et underskudd på 13,-. Det var i samme periode budsjettert med et underskudd på 1.495,-.

Det forelå ikke noe balanseregnskap på GenFors. Det ble derfor vedtatt, med 17 mot 6 stemmer, at Kasserer får én måned på seg til å legge fram et balanseregnskap for klubbens medlemmer (slått opp på oppslagstavla).

Følgende endringer ble gjort til styrets budsjettforslag:

  • Det ble lagt til 3.146,- i tilskudd fra Hyperion på inntektssiden. Klubben fikk rett før GenFors vite at vi får disse pengene i løpet av kort tid.
  • Det ble bevilget 3000,- til feiringen av klubbens 20års-jubileum.
  • Utgifter til HexagonNytt ble økt til fra 2.000,- til 3.500,-.
  • Styret skal forsøke å få ordnet bedre belysning til spillskapene innenfor rammene for det nye spillskapet.
  • Budsjettet, etter disse endringene, ble enstemmig vedtatt. Det ble ikke gjort noen endring i medlemskontigenten. Det ble budsjettert med et underskudd på 7.654,-, men det er verdt å merke seg at det inneholder ekstraordinære utgifter til nytt skap og jubileum på tilsammen 9.000,-, og at det ikke er budsjettert med inntekter fra Hexcon.

5) Vedtektsendringer

Det ble vedtatt at en fjerner en del gjeldende ordinære vedtak som ikke er relevante lenger fra klubbreglene. De de gjelder er:

  • Vedtaket om at Hexagon skal melde seg inn i NSSF (Genfors 1996)
  • Vedtaket om penger til prøvedrift av kiosk (Genfors 2001)
  • Vedtaket om at det skal arrangeres 20års-jubileum. (Genfors 2002)

I tillegg endres teksten i vedtaket om å melde seg inn i Hyperion til følgende:

Hexagon opprettholder medlemskap i organisasjonen Hyperion – Norsk forbund for fantastiske fritidsinteresser. Styret plikter å innkalle til ekstraordinær generalforsamling dersom det viser seg at Hyperion kommer med uakseptable krav til kontigent eller lignende.

6) Alminnelige saker

Hilde informerte om at hun ikke kommer til å fortsettte å organisere kioskdrift på grunn av at det har vært for vanskelig å få folk til å bidra til å stå i kiosken.

Ragnhild og Hans foreslo at det settes av 3.000,- på budjsettet til feiring av klubbens 20års-jubileum. Feringen skal skje senest på klubbens juleavslutning. Pengene skal brukes på kake/brus, porto til invitasjoner og til påskjønnelser til (eks)medlemmer som har gjort en stor innsats for klubben.

7) Valg av nytt styre

Valgene skjedde i rekkefølgen de står her. Vinnerne er markert med STORE bokstaver:

PR-ansvarlig:

  • 18 stemmer til TORD REISTAD
  • 8 blanke stemmer

Resten av styrepostene (med unntak av varamedlemmene) ble valgt ved akklamasjon:

  • Kasserer: STÅLE HALVORSEN
  • Sekretær/Materialforvalter: HELLE BUVIK
  • Redaktør: TARJEI AASEN
  • Nettansvarlig: BJARTE S. KARLSEN
  • Ansvarlig for levene rollespill: THOMAS TVEIT
  • 1. Møtende vara: TOMMY WARREN (13 stemmer)
  • 2. Møtende vara: LUPIN LOMELAND (12 stemer)

8) Eventuelt

Bjarte foreslo at Nettansvarlig lager en oversikt over fødselsdagene til klubbens medlemmer på klubbens nettsider. Det skal være frivillig å stå på denne lista. Forslaget med vedtatt med 17 mot 1 stemme.

Det ble også vedtatt, med 23 mot 1 stemme, at Redaktøren skal sørge for å legge ut nye nummer av HexagonNytt på nettsidene.