Referent Hilde Austlid (sign)

Generalforsamlinga startet klokka 18.10. Det var da 11 stemmeberettigede til stede.

Agenda

  1. Godkjenning av innkallingen
  2. Valg av ordstyrer, referent, og tellekorps
  3. Årsberetning
  4. Vedtektsendringer
  5. Andre vedtak
  6. Godkjenning av regnskap
  7. Budsjett
  8. Styrevalg
    1. Styreposter
    2. Valg
    3. Valg av internrevisor
  9. Eventuelt

Sak 1 – Godkjenning av innkallingen

Første innkalling til generalforsamling ble annonsert på klubben onsdag 16.januar, og samtlige onsdager siden. Styret sendte ut e-post, opprettet nyhetssak på nettsidene, og annonserte i klubbens Facebook-sider og -grupper samme dag. Endelige sakspapirer ble sendt ut mandag 11.februar.

Innkallinga ble godkjent ved akklamasjon.

Sak 2 – Valg av ordstyrer, referent og tellekorps

Styret foreslo følgende til rollene:

  • Ordstyrer: Per Kristian Schanke – godkjent ved akklamasjon
  • Referent: Hilde Austlid – godkjent ved akklamasjon
  • Tellekorps: Henrik Kvamsdal og Torgeir Engen – godkjent ved akklamasjon

Sak 3 – Årsberetning

Styret har i perioden bestått av:

  • Generalsekretær Per Kristian Schanke
  • Kasserer Christer Sundli
  • PR-ansvarlig Torgeir Engen
  • Nettansvarlig Hilde Austlid
  • Materialforvalter Knut Eivind Brennhaug
  • Hexconsjef Sigurd Gaut (frem til valg av ny Hexconsjef 28.november 2018)
  • Hexconsjef Harald Torvatn (fra valg av ny Hexconsjef 28.november 2018)
  • Vara 1 Rune Sivertsen
  • Vara 2 Rolf Arne Gandrud
  • Vara 3 Sondre Øverås

Medlemstallsutvikling

År Totalt medlemmer Kun Hexcon Medlemmer på klubbkvelder
2018 108 43 63
2017 114 39 62
2016 124 72 52
2015 177 128 49
2014 131 95 36
2013 83 50 33
2012 154 113 41

Aktivitet

Klubben har arrangert ordinære klubbkvelder hver onsdag, med unntak av at spillingene onsdag 25.april og 30.mai ble flyttet til henholdsvis torsdag 26.april og torsdag 31.mai etter forespørsel fra mannsangsforeningen, og 26.desember ble avlyst da dette var 2.juledag

Retningslinjer for varsler og klager

På generalforsamlingen i 2018 ble styret bedt om følgende:

Styret oppfordres til å utvikle videre retningslinjer for mottak og behandling av varsler og klager; samt vurdere behov for taushetsplikt.

Styret har sett etter retningslinjer fra andre organisasjoner. Vi har blant annet vurdert Hyperion sine retningslinjer for grenseoverskridende seksuell adferd. Styret har ikke fullført arbeidet med saken, og Hexagon vil nok også ha nytte av retningslinjer for mindre alvorlige hendelser. Årets styre oppfordrer neste styre til å fortsette å holde utkikk etter annet arbeid med retningslinjer fra frivilligmiljøet.

Klubbsaga

Våren 2018: Paranormal division, med hovedspilleder Henrik Lerdahl
Høsten 2018: What Lies Below, med hovedspilleder Magnus Ulstein

PR

  • Hexagon gjennomførte to spilldager i 2018:
    • 29.mars i samarbeid med Work-Work
    • 5.august i samarbeid med Trondheim Camping
  • Klubben hadde stand på samling for støttekontakter i Trondheim kommune i oktober
  • Vi deltok på Upolert Spillkveld 30.oktober
  • Vi deltok på PVV sitt spillarrangement under deres fadderperiode
  • Hexagon arrangerte Firefly spilldag med Landsbyen og Outland for å promotere Firefly laiven som ble arrangert i Landsbyen
  • Vi deltok på kulturnatt 14.september

Diverse

  • Per Kristian og Rolf-Arne deltok på Hyperion-Midt sitt regionsting, og ble valgt inn som styremedlemmer
  • Klubben har laget en personvernerklæring i tråd med GDPR
  • 17.mai hadde vi lunch på Marinen og gikk i Borgertoget med Hexagonfanen
  • Under julemarkeringen ble det avholdt klubbmesterskap i Terraforming Mars som ble vunnet av Tor Owesen og i Coup som ble vunnet av Christian Holden
  • Klubben gikk over til WordPress for våre nettsider etter at vedlikeholdet av våre gamle nettsider ble for tidkrevende
  • Momskompensasjon: For 2016 førte Hexagon noen utgifter feil i regnskapsrapporten til Hyperion. Det førte til at vi fikk ca 75 kr for mye i momskompensasjon. Vi meldte fra til Hyperion så snart vi oppdaget feilen. Hyperion har sett på saken, men etter en del purring fra vår side har vi ikke fått noen informasjon om hvordan eller hvorvidt vi skal betale tilbake pengene. Styret anbefaler nå at Hexagon lar saken ligge inntil vi eventuelt hører tilbake fra Hyperion.

Innkjøp av spill

  • Terraforming Mars
  • Gloom of Kilforth (ikke ankommet enda)
  • Terninger for forskjellige typer rollespill er kjøpt inn
  • Dungeon Fantasy Roleplaying Game (til klubbsagaen)

Salg av spill

Hexagon har i løpet av 2018 gjennomført en spillauksjon, og der ble følgende spill solgt:

  • Holland ‘44
  • Reds! Russian Civil War 1918-1921
  • Den forbudte øya

Hexcon

Hexcon ble avholdt 16. til 18. november. I år hadde festivalen 68 deltakere. Den største andelen av disse virker å være brettspillere. Neste års komite oppfordres å forsøke å finne ut av hvordan man kan få et tilbud for rollespillere som fungerer bedre enn det vi har nå.

Økonomisk går regnskapet for Hexcon ca. 5000 kroner i minus. Av dette er 1000 en feilføring på innkjøp for hexagon, og 3000 er for nye nettsider. Nye nettsider er opprettet for å omgås etterhvert gjentatte problemer med utdatert sikkerhet, og for å muliggjøre at flere personer kan uproblematisk redigere nettsidene.

Ellers har vi hatt innbrudd i minilageret vårt. Så langt vi har oversikt har vi mistet et antall spill tiltenkt loddtrekninger, samt hexcons vaffeljern og kaffetrakter. Reelle utgifter knyttet til dette vil være en sak for neste års komite, men vil antakelig være rundt 2000-3000 kroner avhengig av erstatningene.

Hexcon-sjef var Sigurd Gaut. I komiteen var Rolf Arne Gandrud, Rune Sivertsen, og Helle Buvik. Plakat ble utformet av Anniken Sandøy. Per Kristian Schanke fungerte som kasserer. Dekorasjonsgruppa bestod av Synnøve Fjeldstad Selvik, Gry Anette Haram, Ingunn Moen, Torstein Fjeldstad Selvik, Fredrik Maure Olavesen, og Thomas Ramsli Rasmussen.

Harald Torvatn ble valgt som Hexconsjef for 2019 på ekstraordinær generalforsamling i pausen 28.november 2018.

Årsberetningen ble godkjent ved akklamasjon, etter noen tillegg som er satt inn i teksten over (Coup-turnering under julemarkeringa, status for momskompenasjonsak fra 2017, innkjøp av Dungenon Fantasy RPG).

Det var kommet ett medlem til, så det var 12 stemmeberettigede til stede.

Sak 4 – Vedtektsendringer

Sak 4.1 – Korrektur av henvisning

Styret forslo endring av paragraf 7 a) for å rette en feil i henvisningen til paragraf 3. Det skal henvises til paragraf 4.

Eksisterende paragraf:

7 a) HEXAGON kan kun oppløses av en generalforsamling som er lovlig innkalt i henhold til paragraf 3. Oppløsningsvedtaket krever 2/3-flertall av de tilstedeværende.

Foreslått paragraf:

7 a) HEXAGON kan kun oppløses av en generalforsamling som er lovlig innkalt i henhold til paragraf 4. Oppløsningsvedtaket krever 2/3-flertall av de tilstedeværende.

Avstemming ble gjort ved håndsopprekning. Det var 12 stemmer for, 0 mo, 0 blanke. Forslaget ble vedtatt.

Sak 5 – Andre vedtak

Sak 5.1 Kontingent, adgang, og refusjon for spilledere

Styret forslo følgende satser:

  • Medlemsskap: 50
  • Semesteradgang: 200
  • Adgang enkeltgang: 30
  • Refusjon spilledere: 30 pr gang som spilleder, oppad begrenset til 200 pr semester

Det kom ikke inn noen alternative forslag. Forslaget ble vedtatt ved akklamasjon.

Sak 6 – Godkjenning av regnskap

Revisors erklæring

Da er regnskapene revidert, og det økonomiske ser rett ut med unntak av et par ting.
I Hexagons regnskap var det en differanse på 200,- som manglet i kontantkasse, dette er fikset.

I Hexcons regnskap er det manglende dokumentasjon på hva 560,- kommer fra. Selve økonomien stemte, men det anbefales og finne ut hvor mye som gjelder medlemskap.
For øvrig anbefaler revisor at man går over til en digital løsning for medlemsregistrering og kvittering, da dette vil lette arbeidet for alle involverte, og minske eventuelle detektivjobber.

Revisor
Espen Kvernmo

Beholdninger

Hexagon 01.01.2018 Inn/Ut 31.12.2018
Kasse 2,610.00 kr -2,409.00 kr 210.00 kr
Banke 64,734.02 kr 4,125.52 kr 68,859.54 kr
iZettle 0.00 kr 0.00 kr 0.00 kr
Vipps 0.00 kr 0.00 kr 0.00 kr
Totalt 67,344.02 kr 1,716.52 kr 69,069.54 kr
Hexcon 01.01.2018 Inn/Ut 31.12.2018
Hexcon kasse 6,345.00 kr -4,102.00 kr 2,243.00 kr
Hexcon bank 36,445.96 kr -1,240.13 kr 35,205.83 kr
Totalt 42,790.96 kr -5,342.13 kr 37,448.83 kr
Totalt 110,134.98 kr -3,625.61 kr 106,518.37 kr

Regnskap Hexagon 2018

Inntekter  Kommentarer Budsjett Regnskap Differanse
Medlemsskap 18 50,- 3,000.00 kr 3,200.00 kr 200.00 kr
Adgang 17 GM-støtte 600.00 kr 600.00 kr
Adgang vår 18 200,- 6,000.00 kr 7,800.00 kr 1,800.00 kr
Adgang høst 18 200,- 8,000.00 kr 8,200.00 kr 200.00 kr
Adgang vår 19 GM-støtte 1,000.00 kr 1,000.00 kr
Engangsbilletter 30 (medlem) 300.00 kr 60.00 kr -240.00 kr
Momsrefusjon, Hyperion 4,000.00 kr 3,917.00 kr -83.00 kr
Hyperionstøtte 14,000.00 kr 13,393.37 kr -606.63 kr
Kioskrestesalg 500.00 kr 578.00 kr 78.00 kr
Grasrotandel 2,232.31 kr 2,232.31 kr
Diverse 0.00 kr 64.00 kr 64.00 kr
Totalt uten HexCon  35,800.00 kr  41,044.68 kr  5,244.68 kr 
iZettle/Vipps – HexCon 13,071.00 kr
Totalt  35,800.00 kr  54,115.68 kr  18,315.68 kr 
Utgifter Kommentarer Budsjett Regnskap Differanse
Husleie -24,000.00 kr -24,000.00 kr 0.00 kr
Hyperionkontigent -1,000.00 kr -373.82 kr 626.18 kr
Julemarkering -300.00 kr -172.00 kr 128.00 kr
Kaffe, te, mm. -1,000.00 kr -861.10 kr 138.90 kr
KlubbsagaGM-støtte -1,500.00 kr -3,400.00 kr -1,900.00 kr
Postboksleie -1,130.00 kr -2,670.00 kr -1,540.00 kr
PR,generell -3,000.00 kr 0.00 kr 3,000.00 kr
Spilldøgn -3,000.00 kr 0.00 kr 3,000.00 kr
Spillkjøp -3,000.00 kr -1,870.73 kr 1,129.27 kr
Spillkjøp, klubbsaga -1,000.00 kr 0.00 kr 1,000.00 kr
Innkjøp terningsett Kun 2018. -1,000.00 kr -527.00 kr 473.00 kr
Webhotell -1,900.00 kr -360.00 kr 1,540.00 kr
Domene -230.00 kr 0.00 kr 230.00 kr
Bankgebyr -250.00 kr -264.00 kr -14.00 kr
iZettle gebyr -250.00 kr -195.08 kr 54.92 kr
Vipps gebyr -100.00 kr -84.43 kr 15.57 kr
Kulturnatt -3,750.00 kr -4,000.00 kr -250.00 kr
Diverse -1,000.00 kr -550.00 kr 450.00 kr
Totalt uten HexCon -47,410.00 kr -39,328.16 kr 8,081.84 kr
iZettle/Vipps – HexCon -12,741.02 kr
iZettle/Vipps gebyr – HexCon -329.98 kr
Totalt -47,410.00 kr -52,399.16 kr -4,989.16 kr
Balanse Budsjett Regnskap Differanse
  -11,610.00 kr 1,716.52 kr 13,326.52 kr

Regnskap Hexcon 2018

Inntekter Kommentarer Budsjett Regnskap Differanse
Forhåndspåmelding 180.00 kr 8,100.00 kr 5,940.00 kr -2,160.00 kr
I døra 240.00 kr 4,800.00 kr 2,160.00 kr -2,640.00 kr
Nye medlemmer 50.00 kr 2,250.00 kr 2,300.00 kr 50.00 kr
Bankett 200.00 kr 6,000.00 kr 5,200.00 kr -800.00 kr
Dagsbillett 120.00 kr 2,400.00 kr 2,760.00 kr 360.00 kr
Dagsbillett, forhånd 90.00 kr 450.00 kr 270.00 kr -180.00 kr
Kiosk 10,000.00 kr 7,980.00 kr -2,020.00 kr
Støtte 0.00 kr 0.00 kr 0.00 kr
Renter 39.00 kr 39.00 kr
Diverse 0.00 kr 0.00 kr 0.00 kr
Totalt 34,000.00 kr 26,649.00 kr -7,351.00 kr
Utgifter Kommentarer Budsjett Regnskap Differanse
Deltager.no 0.00 kr 0.00 kr 0.00 kr
Lokalleie 0.00 kr 0.00 kr 0.00 kr
Bodleie -5,500.00 kr -5,400.00 kr 100.00 kr
Kiosk -7,000.00 kr -6,191.61 kr 808.39 kr
Bankett -6,100.00 kr -5,430.30 kr 669.70 kr
Brødmat -500.00 kr -843.08 kr -343.08 kr
PR – Bokmerker -2,000.00 kr -1,848.46 kr 151.54 kr
PR – Plakater -2,000.00 kr 0.00 kr 2,000.00 kr
Billettbånd -2,200.00 kr 0.00 kr 2,200.00 kr
Porto 0.00 kr 0.00 kr 0.00 kr
Kontormaterialer -500.00 kr -359.10 kr 140.90 kr
Dekorasjon -5,000.00 kr -4,467.13 kr 532.87 kr
Kjøregodtgjørelse -2,800.00 kr -2,451.72 kr 348.28 kr
Utstyr 0.00 kr -49.00 kr -49.00 kr
Gebyr -500.00 kr -439.98 kr 60.02 kr
Refusjon 0.00 kr -100.00 kr -100.00 kr
Hjemmeside -3,104.00 kr -3,104.00 kr
Feilføring Hexagon Bøker klubbsaga -1,056.75 kr -1,056.75 kr
Diverse 0.00 kr -250.00 kr -250.00 kr
Totalt -34,100.00 kr -31,991.13 kr 2,108.87 kr
Balanse -100.00 kr -5,342.13 kr -5,242.13 kr
Balanse Budsjett Regnskap Differanse
-100.00 kr -5,342.13 kr -5,242.13 kr

Kommentarer fra kasserer:

  • En av utgiftene (bøker til klubbsaga) ble ved en feil ført på regnskapet for Hexcon i stedet for Hexagon. Mao. skal egentlig balansen for Hexagon være på 1056,75 kr mindre, og balansen for Hexcon være tilsvarende mer.
  • Utgiften til hjemmeside for Hexcon var ikke budsjettert med, dette var en uventa utgift som kom da de eksisterende sidene ble hacket og vi valgte å flytte nettsidene til en løsning der vi betaler for drift, inkludert sikkerhetsoppdateringer.

Regnskapet ble godkjent ved akklamasjon.

Sak 7 – Budsjett

Styret la fram forslag til budsjett for Hexagon. Budsjett for Hexcon vedtas ikke av generalforsamlinga, det utarbeides av Hexconkomiteen og godkjennes av styret.

Under diskusjonen ble to endringer foreslått og vedtatt ved akklamasjon:

  • Under inntekter, legge til 1500 fra Grasrotandel
  • Under utgifter, ny hengelås til minilageret ble foreslått endret fra 500 til 1100

Nedenfor er budsjettet etter de to endringene.

Inntekter Kommentarer Budsjett 2019 Budsjett 2018 Regnskap 2018
Medlemsskap 18 50,- 3,000.00 kr 3,000.00 kr 3,200.00 kr
Adgang 17 GM-støtte 600.00 kr
Adgang vår 18 200,- 6,500.00 kr 6,000.00 kr 7,800.00 kr
Adgang høst 18 200,- 8,000.00 kr 8,000.00 kr 8,200.00 kr
Adgang vår 19 GM-støtte 1,000.00 kr
Engangsbilletter 30 (medlem) 120.00 kr 300.00 kr 60.00 kr
Momsrefusjon, Hyperion 3,500.00 kr 4,000.00 kr 3,917.00 kr
Hyperionstøtte 13,000.00 kr 14,000.00 kr 13,393.37 kr
Kioskrestesalg 500.00 kr 500.00 kr 578.00 kr
Grasrotandel 1500.00 kr 2,232.31 kr
Diverse 0.00 kr 0.00 kr 64.00 kr
Totalt uten HexCon 36,120.00 kr 35,800.00 kr 41,044.68 kr
Balanse Budsjett 2019 Budsjett 2018 Regnskap 2018
-12,010.00 kr -11,610.00 kr 1,716.52 kr

Budsjettet ble vedtatt ved akklamasjon.

Sak 8 – Styrevalg

Sak 8.1 – Styreposter

Styret foreslo at Hexagon fortsetter med samme styreposter, og styreinstrukser, vi har hatt inneværende år:

  • Generalsekretær
  • Kasserer
  • PR-ansvarlig
  • Nettansvarlig
  • Materialforvalter
  • Hexconsjef (ikke på valg, ble valgt på ekstraordinær generalforsamling i november)
  • 3 varaer

Forslaget ble godkjent ved akklamasjon.

Sak 8.2 – Valg

Følgende kandidater stilte til valg:

  • Generalsekretær:
    • Per Kristian Schanke
    • Henrik Kvamsdal
  • Kasserer:
    • Felix Prinz
  • PR-ansvarlig:
    • Torgeir Engen
  • Nettansvarlig
    • Henrik Kvamsdal
  • Materialforvalter
    • Knut Eivind Brennhaug
    • Christian Holden
  • 3 varaer
    • Rolf Arne Ganderud
    • Kristoffer Fiskvik
    • Knut Eivind Brennhaug

Som vanlig gjennomførte vi først valg på poster der det bare var en kandidat:

  • Kasserer:
    • Felix Prinz – valgt ved akklamasjon
  • PR-ansvarlig:
    • Torgeir Engen – valgt ved akklamasjon
  • Nettansvarlig
    • Henrik Kvamsdal – valgt ved akklamasjon

Siden Henrik nå var valgt til en annen styrepost var det bare en kandidat igjen til følgende post:

  • Generalsekretær:
    • Per Kristian Schanke – valgt ved akklamasjon

For de resterende postene gjennomførte vi skriftlig valg:

Materialforvalter:

  • Materialforvalter
    • Knut Eivind Brennhaug – 4 stemmer
    • Christian Holden – 7 stemmer
    • Blank – 1 stemme

Vi trengte valg på vararepresentantene for å finne rekkefølge på kandidatene. Her stemte alle på to kandidater, så det ble i alt 24 stemmer:

  • 3 varaer
    • Rolf Arne Ganderud – 5 stemmer
    • Kristoffer Fiskvik – 7 stemmer
    • Knut Eivind Brennhaug – 6 stemmer
    • Blank – 6 stemmer

Hexagons styre for 2019 er med andre ord:

  • Generalsekretær: Per Kristian Schanke
  • Kasserer: Felix Prinz
  • PR-ansvarlig: Torgeir Engen
  • Nettansvarlig: Henrik Kvamsdal
  • Materialforvalter: Christian Holden
  • Hexconsjef: Harald Torvatn
  • Varaer
    • 1.vara: Kristoffer Fiskvik
    • 2.vara: Knut Eivind Brennhaug
    • 3. vara: Rolf Arne Ganderud

Sak 8.3 – Valg av internrevisor

Espen Kvermo stilte til internrevisor. Valgt ved akklamasjon.

Sak 9 – Eventuelt

Det kom ikke inn noen saker til eventuelt.

Årsmøtet ble hevet klokka 19.35.