Referent Christian Holden (sign)

Agenda

  1. Godkjenning av innkalling
  2. Valg av
    1. Ordstyrer
    2. Referent
    3. Tellekorps
  3. Årsberetning (inkludert vinnere av klubb-turneringer)
  4. Økonomi:
    1. Godkjenning av regnskap for 2019
    2. Godkjenning av budsjett for 2020
    3. Kontingent, adgang, og spillederkompensasjon for 2020
  5. Vedtektsendringer
  6. Valg av nytt styre

Møtestart: 18:15

Stemmeberettigede: 12

Sak 1 – Godkjenning av innkalling

I henhold til klubbens vedtekter §4 c) skal generalforsamlingen annonseres i pausen på de tre siste klubbkveldene før generalforsamlingen og på e-post:

4 c) Innkalling til generalforsamlingen skal foreligge skriftlig senest tre uker før generalforsamlingen. Det er tilstrekkelig at innkalling sendes ut på Hexagons epostliste, samt kunngjøres skriftlig og muntlig på de tre foregående klubbkvelder. Muntlig kunngjøring skal skje samtidig med andre annonseringer.

Generalforsamlingen er blitt muntlig blitt annonsert i pausen (kl 20:30) 22.januar 2020, 29.januar 2020, og 5.februar 2020. Det ble også sendt ut innkalling til klubbens e-post liste 29.desember 2019, samt at det samme dag ble opprettet en nyhetssak på klubbens nettsider og klubbens diverse facebook sider.

Vedtak: Generalforsamlingen er innkalt etter klubbens vedtekter. – Akklamasjon

Sak 2 – Valg av ordstyrer, referent, og tellekorps

Sak 2 a) Valg av ordstyrer

Ordstyrer er den personen som holder styr på hvem som skriver seg på talelisten i debattene under de forskjellige sakene.

Styret foreslår Hexagon sin generalsekretær, Per Kristian Schanke, som ordstyrer.

Vedtak: Per Kristian Schanke velges som ordstyrer – Akklamasjon

Sak 2 b) Valg av referent

Referenten har som ansvar å føre referat av generalforsamlingen. Det innebærer å notere ned de eksakte vedtakene som blir gjennomført, samt holde kontroll på antallet stemmeberettigede ved avstemninger.

Styret foreslår Hexagon sin materialforvalter, Christian Holden, som referent.

Vedtak: Christian Holden velges som referent – Akklamasjon

Sak 2 c) Valg av tellekorps

Tellekorpset har som oppgave å telle stemmer.

Styret kommer med forslag til tellekorps under generalforsamlingen.

Vedtak: Ole Kristian Bjorøy og Magne Kværnø velges som tellekorps – Akklamasjon

Under behandlingen av sak 6 a) – Valg av Materialforvalter stilte Ole Kristian Bjorøy til valg som Materialforvalter. Saken ble da gjenåpnet og Tors Svenningsson ble foreslått til tellekorpset

Vedtak: Tore Svenningsson og Magne Kværnø velges som tellekorps – Akklamasjon

Sak 3 – Årsberetning for Hexagon for 2019

Styret har i perioden bestått av:

  • Generalsekretær Per Kristian Schanke
  • Kasserer Knut Eivind Brennhaug – fra 1.mai
    • Felix Prinz – frem til 1.mai
  • PR-ansvarlig Torgeir Engen
  • Nettansvarlig Henrik Kvamsdal
  • Materialforvalter Christian Holden
  • Hexconsjef Harald Torvatn (frem til valg av ny Hexconsjef 13.november 2019)
  • Hexconsjef Sigurd Gaut (fra valg av ny Hexconsjef 13.november 2019)
  • Vara 1 Kristoffer Fiskvik
  • Vara 2 Rolf Arne Gandrud – vara 3 frem til 1.mai
  • Vara 3 Felix Prinz – fra 1.mai

Etter at han ble valgt til hovedspilleder i klubbsagaen for 2019/20, valgte Felix å trekke seg fra rollen som kasserer da kombinasjonen hovedspilleder og kasserer ble ansett å bli i meste laget. På styremøtet onsdag 1.mai rekonstituerte styret seg ved at varaene ble spurt i valgt rekkefølge om de kunne tenke seg å påta seg kasserervervet. Knut sa seg villig, og styret ble enstemmig rekonstituert. Som følge av at Knut ble flyttet fra vara 2 til kasserer rykket Rolf Arne opp til vara 2, og siden Felix ønsket å være med i styret gikk han inn som vara 3.

Medlemstallsutvikling

År Totalt medlemmer Kun Hexcon Medlemmer på klubbkvelder
2019 112 55 52
2018 108 43 63
2017 114 39 62
2016 124 72 52
2015 177 128 49
2014 131 95 36
2013 83 50 33
2012 154 113 41

Aktivitet

Klubben har arrangert ordinære klubbkvelder hver onsdag, med unntak av at spillingen onsdag 25.desember ble avlyst da dette var 1.juledag.

Klubbsaga

Tittel System Hovedspilleder
Våren 2019 What Lies Below Dungeon Fantasy Magnus Ulstein
Høsten 2019 The Road Goes Ever On Golden Sky stories Felix Prinz

PR

    • Stand på Spillerom 2019 – 1.-3.februar

 

  • Stand på Workshop for frivillige organisasjoner arrangert av Trondheim Kommune – 13.februar

 

    • Upolert spillkveld i samarbeid med hovedbiblioteket
      • 19.februar
      • 29.oktober
    • Spilldag på Work-Work – 31.mars

 

  • Analog dag i samarbeid med NTNU og hovedbiblioteket – 11.mai

 

      • Stand på Hovedbiblioteket
      • Stand på Olavskvartalet

 

  • Stand på Torucon – 10.-11.august
  • Arrangement under kommunens paraplyarrangement Kulturnatt – 19.september

 

  • Stand på Fritidstorget i regi av kommunen – 3.oktober
  • Stand på Temakveld for støttekontakter i regi av Trondheim kommune – 29.oktober
  • Spillstand under Toruween – 1.november
  • Stand på Gløs januar

Diverse

  • Per Kristian og Rolf-Arne deltok på Hyperion-Midt sitt regionsting, og ble valgt inn som styremedlemmer
  • Knut deltok på Hyperion Midt sin fylkessamling for Trøndelag
  • 17.mai hadde vi lunch på Marinen og gikk i Borgertoget med Hexagonfanen
  • Under julemarkeringen ble det avholdt klubbmesterskap i Villainous som ble vunnet av Christian Holden og i Powergrid som ble vunnet av Harald Torvatn.

Innkjøp av spill

Hexagon har i løpet av 2019 kjøpt inn følgende spill:

  • Raiders of the North Sea
  • The Quacks of Quedlinburg
  • Clank In Space
  • Dominion ble kompletert da det manglet komponenter
  • Gloom of Kilforth ble bestilt i 2018, og levert i 2019

Salg av spill

Hexagon har i løpet av 2019 gjennomført en stille spillauksjon på klubbkvelder og på e-post hvor følgende spill ble solgt: Junta, Trains og Trains Sun, Twin Tin Bots, Illuminati, Cults, Golden Dragon, Diplomacy, Black Gold, og Ubongo.

Hexcon

Hexcon 2019 ble avholdt 25-27 oktober på rosenborg skole. Det var 79 betalende deltagere og ble holdt omtrent 20 brettspillarangementer og 10 rollespillarrangementer. Hexconsjefen takker for all praktisk hjelp (mye), men håper neste Hexconsjef får en større komite til å administrere Hexcon.

Økonomisk går Hexcon i ca 7500 i underskudd. Av dette er ca 3000 grunnet feil kontonummer i deltager.no de første ukene av forhåndspåmeldingen som gjorde at pengene ble utbetalt til en konto vi ikke har tilgang på. Vi håper å få ordnet dette tidlig i 2020.

Hexcon-sjef var Harald Torvatn. I komiteen var Rolf Arne Gandrud, og Henrik Kvamsdal. Kiosken ble styrt av Helle Buvik. Plakat ble utformet av Anniken Sandøy. Per Kristian Schanke fungerte som kasserer. Dekorasjonsgruppa bestod av Synnøve Fjeldstad Selvik, Gry Anette Haram, Ingunn Moen, Torstein Fjeldstad Selvik, Fredrik Maure Olavesen, Henrik Lerdahl, og Thomas Ramsli Rasmussen.

Sigurd Gaut ble valgt som Hexconsjef for 2020 på ekstraordinær generalforsamling i pausen 13.november 2019.

Vedtak: Årsberetningen er godkjent med innkommende endringer – Akklamasjon

Sak 4 – Økonomi

Hexagon og Hexcon sine regnskaper for 2020 er blitt revidert. Revisor har revidert regnskapet og kommet med følgende uttalelse:

Etter et par rettskrivinger, problemet med Deltager.no og med tanke på svinn ser alt bra ut i både Hexagon og Hexcons regnskap.

Revisor Espen Kvernmo

De punktene revisor har påpekt vil bli kommentert under de aktuelle underpunktene i denne saken.

Sak 4 a) Godkjenning av regnskap for 2019

Hexagon og Hexcon gikk i 2019 i henholdsvis kr -2065,29 og kr -7477,88 i underskudd. Dette skyldes både normal drift, men også utfordringer hos eksterne kilder. Budsjettet til Hexagon for 2019 styrte mot et underskudd på kr -12 430, mens Hexagon i 2019 budsjetterte med et overskudd på kr 1350.

Se eget dokument for regnskapstall.

Hexagon

Hexagon har i 2019 i all hovedsak hatt de forventede utgiftene, men har hatt mye høyere inntekter enn forventet, i all hovedsak forårsaket av utbetalinger fra Grasrotandelen og kioskrestesalg etter Hexcon 2018.

Selv om Hexagon i 2019 gikk 11 283.99 bedre enn budsjettert mangler vi en inntektspost. Momskompensasjonen er en ordning hvor Hexagon rapporterer inn våre utgifter for foregående år til Hyperion, som så søker nasjonalt for alle sine medlemsorganisasjon, for så å fordele de tildelte midlene. Hexagon sendte inn søknaden sin to ganger i fjor (første gang til feil e-post i Hyperion), men da året opprant hadde vi ikke fått noen tildeling. Selve tildelingen av momskompensasjon pleier først å skje i mot slutten av desember, så vi hadde ingen grunn til å etterspørre midlene før på nyåret. I begynnelsen av januar sendte vi et spørsmål til Hyperion om hvorfor vi ikke hadde fått noen tildeling, uten å få svar. Etter en purremelding i sluttet av januar fikk vi svar fra Hyperion, og det ble klart at det var skjedd en feil i Hyperion sine e-post systemer som mest sannsynlig hadde merket alle de tidligere tre e-postene som spam. Som følge av at vi kunne dokumentere når søknadene var blitt sendt inn og at det var Hyperion sine systemer som hadde feilet får Hexagon i disse dager en utbetaling fra Hyperion som skal tilsvare momskompensasjonen vi ville hatt krav på i fjor. Det er en utbetaling på kr 4190 som vil komme på regnskapet for 2020, men som vil være for 2019.

Med den utbetalingen vil det reelle resultatet for Hexagon i 2019 være et overskudd på kr 3043.99

Hexcon

Hexagon sitt regnskap for 2019 er i all hovedsak preget av at utgiftene for Hexcon var som budsjettert, og at det kom vesentlig færre i døra enn budsjettert, noe som førte til lavere billettinntekter og lavere salg i kiosken. Det aller meste av rester fra kiosken er blitt solgt på Hexagon sine spillkvelder etter Hexcon.

Den største driveren av underskudd for Hexcon er en utfordring vi fikk med deltager.no. Det er noen år siden sist Hexcon benyttet seg av deltager.no til forhåndspåmelding, og i mellomtida har Hexcon byttet bankforbindelse fra DNB til Sparebanken Midt Norge. Ved et uhell har de første ukene med utbetalinger fra påmeldinger blitt utbetalt til det gamle kontonummeret, og ikke det nye. Da vi oppdaget dette og kontaktet deltager.no fikk vi beskjed at om kontoen ikke var i bruk ville deltager.no få pengene tilbake fra DNB, og de ville så gjennomføre utbetalingen til det nye kontonummeret, men dette var en prosess som kunne ta noe tid. I forbindelse med jul, årsskifte, og alt annet har vi ikke fulgt opp deltager.no på dette, men vil oppfordre Hexcon komiteen og nytt styret til å følge dette opp. Totalt sett er dette kr 3064,42 som har forsvunnet.

Om disse pengene kommer til rette vil Hexcon gå med et underskudd på kr 4413,46.

Vedtak: Hexagon og Hexcon sine regnskap for 2019 godkjennes. – Enstemmig

Sak 4 b) Godkjenning av budsjett for 2020

Styrets forslag til budsjett for 2020:

Inntekter Kommentarer Budsjettforslag Regnskap 2019 Budsjett 2019
Medlemsskap 20 50,- 3 000,00 kr 2 900,00 kr 3 000,00 kr
Adgang vår 20 200,- 7 000,00 kr 6 400,00 kr 6 500,00 kr
Adgang høst 20 200,- 8 000,00 kr 9 400,00 kr 8 000,00 kr
Engangsbilletter 30 (medlem) 100,00 kr 180,00 kr 100,00 kr
Momsrefusjon, Hyperion 3 500,00 kr 4 190,00 kr 3 500,00 kr
Hyperionstøtte 12 000,00 kr 12 581,71 kr 13 000,00 kr
Kioskrestesalg 500,00 kr 2 039,00 kr 500,00 kr
Grasrotandel 2 000,00 kr 3 861,74 kr
Diverse 0,00 kr 1 181,00 kr 0,00 kr
Totalt inntekter 36 100,00 kr 42 733,45 kr 34 600,00 kr
Utgifter Budsjett Regnskap 2019 Budsjett 2019
Husleie −24 000,00 kr −24 000,00 kr −24 000,00 kr
Hyperionkontigent −500,00 kr −463,47 kr −500,00 kr
Julemarkering −300,00 kr −108,00 kr −300,00 kr
Kaffe, te, mm. −1 000,00 kr −204,90 kr −1 000,00 kr
KlubbsagaGM-støtte −2 000,00 kr −580,00 kr −2 000,00 kr
Postboksleie −1 500,00 kr 0,00 kr −1 500,00 kr
PR,generell −3 000,00 kr −3 050,00 kr −3 000,00 kr
Spilldøgn −3 000,00 kr 0,00 kr −3 000,00 kr
Spillkjøp −3 000,00 kr −3 189,70 kr −3 000,00 kr
Spillkjøp, klubbsaga −1 000,00 kr 0,00 kr −1 000,00 kr
Webhotell −1 900,00 kr 0,00 kr −1 900,00 kr
Domene −250,00 kr 0,00 kr −230,00 kr
Gebyrer −600,00 kr −593,39 kr −600,00 kr
Kulturnatt −6 500,00 kr −6 250,00 kr −4 000,00 kr
Diverse −1 000,00 kr −1 250,00 kr −1 000,00 kr
Totalt utgifter −49 550,00 kr −39 689,46 kr −47 030,00 kr
Resultat −13 450,00 kr 3 043,99 kr −12 430,00 kr

 

I dette budsjettet er momsrefusjonen for 2019 ført i 2019 regnskapet for å gi et mest mulig korrekt sammenlikningsgrunnlag. Se regnskapet under sak 4 a) for korrekt regnskap.

Vedtak: Hexagon sitt budsjett for 2020 er godkjent – Enstemmig

Sak 4 c) Kontingent, adgang, og spillederkompensasjon for 2020

Styret foreslår at klubben holder samme kontigent, adgang, og spillederkompensasjon i 2020 som i 2019.

  • Medlemskontingent: 50,-
  • Adgang:
    • Semester: 200,-
    • Enkeltgang: 30,-
  • Spillederkompensasjon:
    • Spilledere refunderes med enkeltgangsadgang pr gang de er spilleder, oppad begrenset til det semesteradgangskontingenten per semester

Vedtak: Klubbens kontingenter: Medlemskontingent: 50,-; Adgang: 30,- pr enkeltgang, 200,- pr semester; Spilledere kompenseres med enkeltadgang pr gang de er spilleder, oppad begrenset til semesteradgangskontingengenten per semester. – Enstemmig

Sak 5 – Vedtektsendringer

Det har ikke kommet inn forslag til vedtektsendringer.

Sak 6 – Valg

Sak 6 a) Poster

Styret foreslår at det velges følgende poster:

  • Generalsekretær
  • Kasserer
  • PR-ansvarlig
  • Nettansvarlig
  • Materialforvalter
  • 3 varaer

Vedtak: Generalforsamlingen skal velge følgende poster: Generalsekretær, Kasserer, PR-ansvarlig, Nettansvarlig, Materialforvalter, og 3 varaer

Sak 6 b) Valg av styremedlemmer

Valg av de postene som er vedtatt i Sak 6 a).

Generalsekretær

Kandidater: Per Kristian Schanke

Per Kristian Schanke er valgt som generalsekretær ved akklamasjon

PR-ansvarlig

Kandidater: Torgeir Engen

Torgeir Engener er valgt som PR-ansvarlig ved akklamasjon

Materialforvalter

Kandidater: Christian Holden, Ole Kristian Bjorøy

I og med at Ole Kristian Bjorøy var medlem av tellekorpset, ble Sak 2 c) gjenåpnet da han stilte til valg som Materialforvalter. Se resultatet i Sak 2 c)

Siden det var flere kandidater ble det gjennomført skriftlig valg

Stemmetall:

Kandidat Stemmer
Christian Holden 9
Ole Kristian Borøy 2
Blanke 1

 

Christian Holden er valgt til materialforvalter etter skriftelig valg

Kasserer

Kandidater: Knut Eivind Brennhaug

Knut Eivind Brennhaug er valgt som kasserer ved akklamasjon

Nettansvarlig

Kandidater: Kristoffer Fiskvik

Kristoffer Fiskvik er valgt som nettansvarlig ved akklamasjon

Varaer

Kandidat Stemmer Plass
Kristoffer Fiskvik Trakk seg etter å ha blitt valg til nettansvarlig
Rolf Arne Gandrud 6 2
Harald Torvatn 10 1
Mikkel Henninen 5 3
Blanke 1

 

Harald Torvatn er valgt som 1.vara, Rolf Arne Gandrud er valgt som 2.vara, og Mikkel Henninen er valgt som 3.vara ved skriftlig avstemming

Det nye styret

Det nye styret er da som følger:

  • Generalsekretær Per Kristian Schanke
  • Kasserer Knut Eivind Brennhaug
  • PR-ansvarlig Torgeir Engen
  • Nettansvarlig Kristoffer Fiskvik
  • Materialforvalter Christian Holden
  • Hexconsjef Sigurd Gaut (valgt på ekstraordinær generalforsamling for valg av Hexconsjef 13.november 2019)
  • Vara 1 Harald Torvatn
  • Vara 2 Rolf Arne Gandrud
  • Vara 3 Mikkel Henninen

Sak 6 c) Valg av internrevisor

Internrevisor har som oppgave å revidere regnskapene for Hexagon og Hexcon i samarbeid med kassererene for Hexagon og Hexcon før neste års generalforsamling

Kandidater: Magne Kværnø

Magne Kværnø er valgt som internrevisor ved akklamasjon

Møtet heves 19:45