Referent: Hilde Austlid (sign)

Ordinær generalforsamling ble avholdt med kombinasjon av fysisk oppmøte i klubbens lokaler og digital deltagelse.

Sak 1. Godkjenning av innkallingen

I henhold til klubbens vedtekter §4 e) skal ordinær generalforsamling gjennomføres på en klubbkveld i februar eller mars, og i henhold til §4 c) skal skriftlig innkalling til ordinær generalforsamling sendes ut senest 3 uker før gjennomføringen av generalforsamlingen, samt kunngjøres muntlig og skriftlig på de tre foregående klubbkveldene.

Første informasjonen om generalforsamlingen ble lagt ut på klubbens nettsider, sendt ut på e-post og delt på Facebook 5.januar.

Formell innkalling ble sendt gjennom alle de samme kanalene, og annonsert under den digitale spillkvelden onsdag 5.januar, og har vært annonsert de påfølgende digitale og fysiske spillkvelder.

Vedtatt ved akklamasjon: Generalforsamlingen godkjenner innkallingen

Sak 2. Valg av møteledelse

Sak 2.1 Valg av møteleder

Styret foreslår Per Kristian Schanke som møteleder for generalforsamlingen.

Vedtatt ved akklamasjon: Per Kristian Schanke velges som møteleder

Sak 2.2 Valg av referent

Styret foreslår Hilde Austlid som referent for generalforsamlingen.

Vedtatt ved akklamasjon: Hilde Austlid velges som referent

Sak 2.3 Valg av tellekorps

Styret foreslår Tor Owesen og Ole Kristian Bjorøy som tellekorps for generalforsamlingen.

Vedtatt ved akklamasjon: Tor Owesen og Ole Kristian Bjorøy velges som tellekorps

Sak 3. Årsberetning

Se Årsberetning for 2021

Vedtatt ved akklamasjon: Generalforsamlingen godkjenner Hexagons årsberetning for 2021

Det var på dette tidspunktet 8 stemmeberettigede til stede: 6 fysisk og 2 digitalt. Det kom ett medlem til i løpet av årsmøtet, som var til stede noe av tida, så under en del avstemminger var det 7 fysisk og 2 digitalt til stede. Alle avstemminger ble gjort ved akklamasjon eller håndsopprekning.

Sak 4. Økonomi

Sak 4.1 Hexagon og Hexcons regnskap for 2021

Sak 4.1.i Hexagons regnskap for 2021

Se Regnskap og budsjett for Hexagon 2021

Sak 4.1.ii Hexcons regnskap for 2021

Se Regnskap og budsjett for Hexagon 2021

Sak 4.1.iii Kontobeholdninger

Hexagons beholdning:

KasseBankAnnetTotalt
01.01.20211 406,0072 682,37-200,0074 090,37
31.12.20211 188,0060 617,360,0061 735,38

Hexcons beholdning:

KasseBankTotalt
01.01.20210,0019 677,3619 677,36
31.12.20210,0024 005,1524 005,15

Hexagons + Hexcons beholdning:

Totalt
01.01.202193 767,73
31.12.202185 740,53

Sak 4.1.iv Revisors beretning for Hexagon og Hexcons regnskap for 2021

Se Revisorberetninger 2021

Vedtatt ved akklamasjon: Hexagon og Hexcon sine regnskap for 2021 godkjennes

Sak 4.2 Hexagons budsjett for 2022

Se Budsjett 2022

Kommentert under møtet: Hexagon har i 2022 fått inn 3610 fra Hyperion i momsrefusjon for 2020 og 2021. Dette ble lagt til i budsjettet for 2022.

Vedtatt ved akklamasjon: Hexagon sitt budsjett for 2022 godkjennes, med tillegg av 3610 i inntekter av momsrefusjon fra Hyperion.

Sak 4.3 Kontingent, adgang og spillederrefusjoner for 2022

I tråd med myndighetenes krav til medlemsbetaling foreslår Hexagonstyret å beholde kontingenten for kalenderåret 2022 på kr 50,-

Når det gjelder adgang foreslår Hexagonstyret å holde enkeltgangsadgangen på kr 30, mens adgang for vårsemesteret settes til kr 200 og høstsemesteret holdes som normalt til kr 200.

Spilleder refusjonen settes til kr 30 pr kveld, maks kr 200 for vårsemesteret, og maks kr 200 for høstsemesteret.

Vedtatt ved akklamasjon: For kalenderåret 2022 settes kontingenten til kr 50, adgang enkeltgang til kr 30, adgang for vårsemesteret settes til kr 200, og adgang for høstsemesteret til kr 200. Spillederrefusjonen settes til kr 30 pr kveld, oppad begrenset til adgangen for det gjeldende semesteret.

Kommentar under årsmøtet: Praksis er at de to semestrene overlapper i juni og juli, så betaling for vårsemesteret dekker oppmøte januar-juli, og betaling for høstsemesteret dekker juni-desember.

Sak 5. Vedtektsendringer

Styret hadde ingen vedtektsendringsforslag.

Det var ikke kommet inn noen vedtekstendringsforslag på forhånd.

Det kom inn ett forslag til vedtekstendring under generalforsamlinga.

Hilde Austlid foreslo å forandre §4f) antall varamedlemmer som skal velges fra tre til 1-3 varamedlemmer, slik at denne paragrafen:

4 f) Styremedlemmer velges direkte, og for ett år av gangen. Forslag til styreposter og valgrekkefølge mellom disse, legges frem av styret og godkjennes av generalforsamlingen. Det skal også velges tre varamedlemmer uten fast styrepost som trer inn i styret midlertidig dersom et styremedlem ikke møter eller permanent dersom et styremedlem fratrer sin post i valgperioden.

ble foreslått endret til dette:

4 f) Styremedlemmer velges direkte, og for ett år av gangen. Forslag til styreposter og valgrekkefølge mellom disse, legges frem av styret og godkjennes av generalforsamlingen. Det skal også velges et til tre varamedlemmer uten fast styrepost som trer inn i styret midlertidig dersom et styremedlem ikke møter eller permanent dersom et styremedlem fratrer sin post i valgperioden.

Forslaget foreslår å la generalforsamlingen å velge en til tre varamedlemmer, og åpner for at styret ikke trenger å supplere med varastyremedlemmer om det skulle falle noen fra iløpet så lenge det er minst ett varamedlem igjen.

Avstemming: 8 stemmer for, 0 mot, 1 avholdende. Forslaget ble vedtatt.

Kommentar: I henhold til vedtektene trer ikke endringer i vedtektene i kraft før etter årsmøtet. For 2022 måtte man mao. velge 3 varamedlemmer.

Sak 6. Ordinære vedtak

Styret hadde ingen forslag til endring av ordinære vedtak.

Det kom ikke inn noen forslag til endring av ordinære vedtak.

Sak 7. Valg

Sak 7.1 Hvilke styreposter skal Hexagon ha

Styre innstillte på at Hexagon har følgende styreposter:

  • Generalsekretær
  • Kasserer
  • PR-ansvarlig
  • Nettansvarlig
  • Materialforvalter
  • Hexconsjef
  • Tre varastyremedlemmer

Vedtatt ved akklamasjon: Generalforsamlingen velger styremedlemmer til de innstilte styrepostene 

Sak 7.2 Valg av styre

  • Generalsekretær: Kun en kandidat, Per Kristian Schanke. Valgt ved akklamasjon.
  • Kasserer: Kun en kandidat, Knut Eivind Brennhaug. Valgt ved akklamasjon.
  • PR-ansvarlig: Ingen kandidater. Styret prøver å skaffe frivillige, og kaller inn til ekstraordinær generalforsamling for valg når noen har meldt seg.
  • Materialforvalter. Kandidater:
    • Harald Torvatn: 3 stemmer
    • Christian Holden: 5 stemmer, valgt.
  • Nettansvarlig: Kun en kandidat, Harald Torvant. Valgt ved akklamasjon.
  • Hexconsjef:
    • Rolf Arne Gandrud: 2 stemmer
    • Henrik Kvamsdal: 6 stemmer, valgt
    • Avholdende: 1 stemme

Sak 7.2.vi Valg av varastyremedlemmer

Tre kandidater stilte. Det ble avholdt valg for å avgjøre hvem som var 1., 2. og 3.vara.

  • Marius Kotsbak, 5 stemmer, valgt til 1.vara
  • Rolf Arne Gandrud, 4 stemmer, valgt til 2.vara
  • Torgeir Engen, ønsket å være 3.vara, valgt ved akklamasjon.

Sak 7.3 Valg av internrevisor

En kandidat stilte, Hilde Austlid. Valgt ved akklamasjon.

Sak 8. Heving av møtet

Det avtroppende styret takket for oppmøtet og ønsket det påtroppende styret lykke til med styrearbeidet i 2022. Møtet ble hevet klokka 19:35.