Hexagon Generalforsamling

Onsdag 15.februar 2023

  1. Godkjenning av innkallingen
  2. Valg av:
    1. Ordstyrer
    2. Referent
    3. Tellekorps (2 personer)
  3. Årsberetning
  4. Økonomi
    1. Regnskap for 2022
      1. Hexagon
      2. Hexcon
      3. Kontobeholdninger
      4. Revisors beretning
    2. Hexagons budsjett for 2023
    3. Kontingent, adgang og spillederrefusjoner 2023
  5. Vedtektsendringer
    1. Ledsager
    2. Aldersgrense
  6. Ordinære vedtekter
  7. Valg
    1. Hvilke styreposter skal Hexagon ha
    2. Valg av styre
    3. Valg av intern revisor
  8. Heving av møtet

Sak 1. Godkjenning av innkallingen

I henhold til klubbens vedtekter [1] §4 e) skal ordinær generalforsamling gjennomføres på en klubbkveld i februar eller mars, og i henhold til §4 c) skal skriftlig innkalling til ordinær generalforsamling sendes ut senest 3 uker før gjennomføringen av generalforsamlingen, samt kunngjøres muntlig og skriftlig på de tre foregående klubbkveldene.

Første innkalling til generalforsamlingen ble annonsert sammen med andre annonseringer under spillkvelden onsdag 25.januar og sendt ut på e-post 26.januar, og er annonsert sammen med andre annonseringer under de påfølgende spillkveldene.

Vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallingen

Sak 2. Valg av møteledelse

Sak 2.1 Valg av møteleder

Styret foreslår Per Kristian Schanke som møteleder for generalforsamlingen.

Vedtak: Per Kristian Schanke velges som møteleder

Sak 2.2 Valg av referent

Styret foreslår Christian Holden som referent for generalforsamlingen.

Vedtak: Christian Holden velges som referent

Sak 2.3 Valg av tellekorps

Styret foreslår Marius og Stian som tellekorps for generalforsamlingen, Torgeir backup.

Vedtak: Marius og Stian velges som tellekorps, Torgeir backup

13 tilstedeværende

Sak 3. Årsberetning 2022

Styret har i perioden bestått av:

GeneralsekretærPer Kristian Schanke
KassererKnut Eivind Brennhaug
PR-ansvarlig Ada Elvine Helgesen (fra 2022-10-06)Fenris Dyrendal (frem til 2022-10-06)Vakant (frem til 2022-03-16)
Nettansvarlig Harald Torvatn
Materialforvalter Christian Holden
Hexconsjef 2022Henrik Kvamsdal (frem til 2022-12-21)
Hexconsjef 2023Rolf Arne Gandrud (fra 2022-12-21)
Vara 1Marius Kotsbak
Vara 2Rolf Arne Gandrud (frem til 2022-12-21)
Vara 3Torgeir Engen

Medlemstallsutvikling

ÅrTotalt medlemmerKun HexconMedlemmer på klubbkvelder
20221135558
2021926527
202041041
20191125552
20181084363
20171143962
20161247252
201517712849
20141319536

Aktivitet

2022 startet mye som 2021 avsluttet med å holde stengt. Første spillkvelden i 2022 ble heldigvis ikke så utsatt som i 2021, men ble avholdt 26.januar, om enn med noen restriksjoner. Og gjenåpning gikk radig i tråd med den generelle gjenåpningen av samfunnet gjennom våren 2022. Generalforsamlingen ble gjennomført digitalt og fysisk onsdag 9.februar 2022

Klubben har gjennom året hatt mange aktiviteter vi har arrangert selv eller vært med arrangører eller deltagere på. Det første ordentlige sosiale arrangementet utover spillkvelder var 17.mai toget. Vi har også hatt et godt samarbeid med Biblioteket i året som har gått, med månedlige spillkvelder på Moholt Bydelsbibliotek.

Kulturetaten og idrettskretsen arrangerte Finn Frem Fest i juni, som var et ypperlig måte å stå på stand for å promotere oss i miljøer vi normalt sett kanskje ikke eksponeres så mye for. Vi deltok også på Den Fantastiske Spilldagen med Hyperion, Nidaros Spillfest, og Gaymer Night i regi av Trondheim Pride, og arrangerte arrangement under Kulturnatt i samarbeid med biblioteket. Vi har også hatt stand på kontaktpunkt for støttekontakter.

Under den ordinære generalforsamlingen kom det ikke på plass en PR-ansvarlig, så vervet var i en kort periode vakant før det 16.mars ble gjennomført en ekstraordinær generalforsamling for valg av PR-ansvarlig, og Fenris ble valgt. I samme omgang trakk også Hilde seg som revisor da hun påtok seg jobben som kasserer i Hexcon, og Espen ble valgt til Revisor.

Over sommeren trakk Fenris seg som PR-ansvarlig grunnet flytting for studier, og 6.oktober ble Ada Elvine valgt inn som PR-ansvarlig for resten av perioden.

Julemarkering ble gjennomført 14.desember.

Under Julemarkeringa ble det tradisjonen tro arrangert klubbmesterskap. Klubbmestere ble:

  • Harald vant Clank in Space
  • Torgeir vant RoboRally
  • Christian vant HeroClix

Totalt sett ble det gjennomført 48 fysiske spillkvelder i 2022. Klubbens mål er å holde åpent alle onsdager i løpet av året, og med tanke på dugnaden som er nedlagt for å bekjempe Covid-19 på samfunnsbasis er vi glade for å være i tilnærmet normalt gjenge igjen. 

Styret har også i de nedstengte periodene holdt de digitale klubbkveldene i gang. Selv om deltagelsen har vært begrenset, er det et tiltak styret mener har hatt en god verdi.

Som følge av en inspeksjon av brannvesenet i 2020 måtte vi flytte skapene våre for å ikke sperre nødutgangen. Grunnet Covid-19 ble det stadig flyttet, før vi endelig fikk endelig flyttet dem i 2022. Vi monterte samtidig opp en ny metallhylle som erstatning for den trehylla vi fjernet.

Styrets arbeid

Styret har i løpet av året gjennomført styremøter hver første onsdag i måneden. I tillegg til dette har styret gjennomført flere ekstraordinære styremøter for å vurdere åpning på kort varsel. Styret har kontinuerlig gjennom året kommunisert via styrets e-postliste og SMSer ved behov.

Klubbsaga

TittelSystemHovedspilleder
Våren 2022Sailing the Sea of ZipoctliD&D 5Sigurd Gaut
Høsten 2022The Lost SoulsCall of Cthulu 7Sébastien Lafleche

PR

  • Gaymer night
  • Kulturnatt
  • ISAK
  • Den Fantastiske Spilldagen
  • Finn Frem Fest
  • Kontaktpunkt for støttekontakter
  • Moholt Bibliotek

Innkjøp av spill

Hexagon har i løpet av 2022 kjøpt inn følgende spill:

  • Betrayal at House on the Hill expansion
  • 6 Nimmt
  • Elder Sign
  • Root

Salg av spill

Hexagon gjennomførte høsten 2022 en spillauksjon hvor følgende spill ble solgt:

  • BloodBowl
  • RoboRally
  • Ringenes Herre: Jakten
  • Francis Drake (ikke avhentet)
  • Talisman (ikke avhentet)

Hexcon

Hexcon 2022 ble gjennomført 11-13 November. Komiteen startet sitt arbeid lørdag 26.02.2022 med første møte.

Komiten bestod av

  • Henrik Kvamsdal (hexconsjef)
  • Rolf Arne Granerud
  • Hilde Austlid
  • Ingunn Moen

Det første møtet bestemte tema, Mord og mysterier, og satte komiteen. Utover våren ble en del bestillinger gjennomført, men det var ikke så mye annen aktivitet. På høsten så ble det mer aktivitet hvor det startet med stand på Torucon. Lager ble sjekket og mangler kjøpt inn

slik at vi var klare for con i November.

Hexcon ble arrangert 11-13 November på Rosenborg skole (Stadsing Dahls gate 1).

Det ble solgt 29 dagsbilletter, 54 billetter til hele Hexcon, og komiteen vil si at arrangementet i helhet var en suksess.

Onsdag 21.12.2022 ble Rolf Arne Gandrud valgt som Hexconsjef for 2023.

Tiden fremover

Utfordringene de siste årene ser ut som i stor grad å ha forsvunnet, og styret ser ingen skjær i sjøen for normal drift i året som kommer.

Klubben har en god økonomi, så selv om vi har hatt lavere inntekter enn vi har håpet på de siste årene, vil klubben overleve og være i stand til å opprettholde høy aktivitet fremover.

Klubben fyller 40 år 6. september 2023.

Vedtak: Generalforsamlingen godkjenner Hexagons årsberetning for 2022

Sak 4. Økonomi

Sak 4.1 Hexagon og Hexcons regnskap for 2022

Sak 4.1.i Hexagons regnskap for 2022

InntekterKommentarerBudsjettTotalDifferanse
Medlemsskap 2250,-2,000.00 kr3,100.00 kr1,100.00 kr
Adgang vår 22200,- (100,-)5,000.00 kr6,400.00 kr1,400.00 kr
Adgang høst 22200,-6,000.00 kr9,000.00 kr3,000.00 kr
Engangsbilletter30 (medlem)300.00 kr240.00 kr-60.00 kr
Momsrefusjon, Hyperion1,500.00 kr4,942.00 kr3,442.00 kr
Momsrefusjon, Hyperion, 2021Utbetalt før genfors3,610.00 kr3,610.00 kr0.00 kr
Hyperionstøtte3,000.00 kr5,803.97 kr2,803.97 kr
Kioskrestesalg0.00 kr598.00 kr598.00 kr
Grasrotandel8,000.00 kr11,237.47 kr3,237.47 kr
Renter0.00 kr0.00 kr
Spillsalg0.00 kr0.00 kr
Diverse0.00 kr100.00 kr100.00 kr
Totalt uten HexCon29,410.00 kr45,031.44 kr15,621.44 kr
iZettle/Vipps – HexCon10,852.00 kr
Totalt29,410.00 kr55,883.44 kr15,621.44 kr
UtgifterBudsjettTotalDifferanse
Husleie-24,000.00 kr-24,000.00 kr0.00 kr
Hyperionkontigent-250.00 kr0.00 kr250.00 kr
Julemarkering-300.00 kr-60.00 kr240.00 kr
Kaffe, te, mm.-500.00 kr-80.00 kr420.00 kr
KlubbsagaGM-støtte-1,000.00 kr-800.00 kr200.00 kr
Postboksleie0.00 kr0.00 kr0.00 kr
PR,generell-3,000.00 kr-2,619.00 kr381.00 kr
Spilldøgn0.00 kr0.00 kr0.00 kr
Spillkjøp-3,000.00 kr-1,886.00 kr1,114.00 kr
Spillkjøp, klubbsaga-1,000.00 kr0.00 kr1,000.00 kr
Webhotell-1,900.00 kr-360.00 kr1,540.00 kr
Domene-250.00 kr0.00 kr250.00 kr
Gebyrer-600.00 kr-579.66 kr20.34 kr
Kulturnatt-6,500.00 kr0.00 kr6,500.00 kr
Diverse-1,000.00 kr-429.00 kr571.00 kr
Totalt uten HexCon-43,300.00 kr-30,813.66 kr12,486.34 kr
iZettle/Vipps – HexCon-10,661.89 kr
iZettle/Vipps gebyr – HexCon0.00 kr
Totalt-43,300.00 kr-41,475.55 kr12,486.34 kr
Balanse-13,890.00 kr14,407.89 kr
Balanse uten HexCon-13,890.00 kr14,217.78 kr
Beholdning01.01.202231.12.2022Endring
Totalt61,735.38 kr76,143.27 kr14,407.89 kr
Kasse1,118.00 kr1,235.00 kr117.00 kr
Banke60,617.38 kr74,908.27 kr14,290.89 kr
iZettle0.00 kr0.00 kr0.00 kr
Vipps0.00 kr0.00 kr0.00 kr

Sak 4.1.ii Hexcons regnskap for 2022

Inntekter

KommentarerBudsjettRegnskap
Innslepp totaltBudsjetterte med en del økning fra 2021, men endte opp med omtrent like mange deltagere som året før30 000,0025 880,00
KioskBåde inntekter og utgifter fra kiosken ble større enn budsjettert. Vi gjorde en del suppleringskjøp underveis når vi gikk tom for varer. Etter Hexcon returnerte vi usolgt brus for ca 900 kr, dette er tatt med her, under inntekter5 500,008 210,00
Diverse0,0022,11
Fra Hexcon 2019Etterbetaling fra deltager.no1 956,421 956,42
Totalt37 456,4236 068,53

Utgifter

KommentarerBudsjettRegnskap
HjemmesideFast årlig utgift. WordPress.com 2508 + hexconspillfestival.org 180 + hexcon.no&domeneshop 420−3 108,00−3 108,00
Gebyr billettløsningBilletto.no−1 700,00−1 350,00
GebyrVipps og iZettle−200,00−811,83
Kiosk−5 500,00−7 115,00
PR trykkingPlakater og bokmerker−4 000,00−3 848,00
PR design−1 000,00−1 000,00
PR annetPorto for å sende plakater til spillbutikker etc. Dette ble ikke gjort.−200,000,00
ForbruksmaterialeTing som brukes opp, eks. kontormateriale, håndsprit etc−2 000,00553,00
UtstyrUtstyr = Ting som ikke brukes opp0,00−279,80
Utstyr – kjøleskap−3 000,00−2 500,00
Utstyr – kioskTralle til å frakte kjøleskap og andre tunge ting−2 000,00−2 069,00
Utstyr – beachflagg−1 200,000,00
Terninger150 stk t6, 150 stk t10.Nok til omtrent to år til, i tillegg til 2022. Ugunstig valuttakurs, ønske om t10 og økte priser er grunn til budsjettsprekken−2 800,00−4 115,96
BillettbåndHadde nok fra 20210,000,00
Dekorasjon−2 000,000,00
KjøregodtgjørelseLeie av varebil−3 000,00−2 321,66
Refusjon for frivillige50 kr per pulje−1 000,00−980,00
Diverse−300,00−439,89
Totalt−38 508,00−36 132,14

Balanse (utgifter – inntekter):

Budsjett: -1051,58

Regnskap: -63,61

Beholdning 31.12.2022: 

Bank25 098,91
Utestående (penger som Hexcon skylder)-1 657,47
Utestående (penger som Hexcon har til gode)500
Beholdning totalt:

Sak 4.1.iii Kontobeholdninger

HexagonHexconTotalt
KasseBankAnnetTotaltKasseBankTotalt
01.01.20221 18860 617,38061 735,38024 005,1524 005,1585 740,53
31.12.20221 23574 908,27076 143,27025 098,9725 098,91101 242,24

Sak 4.1.iv Revisors beretning for Hexagon og Hexcons regnskap for 2022

Hexagons regnskap:

Da er regnskapet revidert, og utenom de to spesifiserte avvikene (1 medlemskap betalt to ganger og en ukjent Vipps-overføring) ser alt bra ut.

Hexcons regnskap:

Da har jeg gått gjennom regnskapet, og det ser ut som det stemmer.

Mvh

Espen Kvernmo

Vedtak: Hexagon og Hexcon sine regnskap for 2022 godkjennes

Sak 4.2 Hexagons budsjett for 2023

InntekterKommentarerBudsjettforslagRegnskap 2022Budsjett 2022
Medlemsskap50,-3,000.00 kr3,100.00 kr2,000.00 kr
Adgang vår200,-8,000.00 kr6,400.00 kr5,000.00 kr
Adgang høst200,-8,000.00 kr9,000.00 kr6,000.00 kr
Engangsbilletter30300.00 kr240.00 kr300.00 kr
Momsrefusjon, Hyperion4,000.00 kr4,942.00 kr1,500.00 kr
Momsrefusjon 20213,610.00 kr3,610.00 kr
Hyperionstøtte5,000.00 kr5,803.97 kr3,000.00 kr
Kioskrestesalg50.00 kr598.00 kr0.00 kr
Grasrotandel8,000.00 kr11,237.47 kr8,000.00 kr
Renter0.00 kr
Spillsalg0.00 kr
Diverse0.00 kr100.00 kr0.00 kr
Totalt36,350.00 kr45,031.44 kr29,410.00 kr
UtgifterBudsjettforslagRegnskap 2022Budsjett 2022
Husleie-24,000.00 kr-24,000.00 kr-24,000.00 kr
Hyperionkontigent-500.00 kr0.00 kr-250.00 kr
Julemarkering-300.00 kr-60.00 kr-300.00 kr
Kaffe, te, mm.-500.00 kr-80.00 kr-500.00 kr
KlubbsagaGM-støtte-1,200.00 kr-800.00 kr-1,000.00 kr
PR,generellNy rollup-5,000.00 kr-2,619.00 kr-3,000.00 kr
Spilldøgn0.00 kr0.00 kr0.00 kr
Spillkjøp-3,000.00 kr-1,886.00 kr-3,000.00 kr
Spillkjøp, klubbsaga-1,000.00 kr0.00 kr-1,000.00 kr
Webhotell-1,900.00 kr-360.00 kr-1,900.00 kr
Domene-250.00 kr0.00 kr-250.00 kr
Gebyrer-600.00 kr-579.66 kr-600.00 kr
Kulturnatt-6,500.00 kr0.00 kr-6,500.00 kr
Oppgradere fanenEngangsutgift-1,000.00 kr
Jubileumsmarkering-10,000.00 kr
Diverse-1,000.00 kr-429.00 kr-1,000.00 kr
Totalt-56,750.00 kr-30,813.66 kr-43,300.00 kr
Balanse-20,400.00 kr14,217.78 kr-13,890.00 kr

Vedtak: Hexagon sitt budsjett for 2023 godkjennes

Sak 4.3 Kontingent, adgang og spillederrefusjoner for 2023

I tråd med myndighetenes krav til medlemsbetaling foreslår Hexagonstyret å beholde kontingenten for kalenderåret 2023 på kr 50,-

Når det gjelder adgang foreslår Hexagonstyret å holde enkeltgangsadgangen på kr 30, mens adgang for vårsemesteret settes til kr 200 og høstsemesteret settes til kr 200.

Spilleder refusjonen settes til kr 30 pr kveld, maks kr 200 for vårsemesteret, og maks kr 200 for høstsemesteret.

Vedtak: For kalenderåret 2023 settes kontingenten til kr 50, adgang enkeltgang til kr 30, adgang for vårsemesteret settes til kr 200, og adgang for høstsemesteret settes til kr 200. Spillederrefusjonen settes til kr 30 pr kveld, oppad begrenset til adgangen for det gjeldende semesteret.

Sak 5. Vedtektsendringer

Sak 5.1 Ledsager

Det har kommet inn en forespørsel om ledsagere til deltagere med ledsagerbehov måtte betale for adgang på klubbens aktiviteter. I de situasjonene det har kommet opp har vi åpnet for at ledsagere får gratis adgang.

Trondheim kommune har en veileder for bruk av ledsagerbevis.

Styret forslår å legge inn et nytt punkt i klubbens vedtekter under paragraf 2 Medlemmene; rettigheter og plikter mellom nåværede paragraf 2 b) og 2 c)

Nytt punkt 2 c):

2 c) Hexagon aksepterer ledsagerbevis. Ledsagere har fri adgang til alle arrangementer der Hexagon står som hovedarrangør, og for arrangementer hvor Hexagon er medarrangør vil klubben oppfordre til aksept av ledsagerbevis. En ledsager regnes ikke som fullverdig medlem såfremt ikke et separat medlemsskap er tegnet. Ved arrangementer med kapasitetsbegrensninger må ledsagerbehovet meldes til klubben på tidspunktet den som ledsages bestiller plass.

Vedtak: Nytt paragraf 2 c) legges til i Hexagon sine vedtekter mellom paragraf 2 b) og 2 c). Alle etterfølgende bokstaver under paragraf 2 flyttes en bokstav.

Sak 5.2 Aldersgrense

Klubbens vedtekter [1] §2 a) regulerer aldersgrense for klubbens medlemmer:

2 a) Medlem kan de bli som har begynt på ungdomsskolen.

Det har i løpet av det siste året kommet inn forespørsel om vi kan være åpne for yngre medlemmer. Styret er litt usikre på hvordan vi skal håndtere dette, og åpner for en diskusjon rundt aldersgrense under generalforsamlingen, men muligheten for at det kan formuleres et endringsforslag det stemmes over under generalforsamlingen.

Diskusjonspunkter

Krav om foresattes tilstedeværelse

Hvis vi åpner for yngre medlemmer er det en mulighet for å stille krav til at foresatte må være til stede under aktiviteten.

Åpent for alle frem til et klokkeslett, deretter aldersgrense

Vi kan vurdere å sette et klokkeslett hvor en aldersgrense trår inn. For eksempel at etter kl 20:30 er aldersgrensen 15 år, mens det er fritt åpent før.

Krav om politiattest

I følge Frivillighet Norge er det er IKKE krav om politiattest for arrangører selv om vi skulle åpne for yngre medlemmer enn dagens aldersgrense. Ved behov kan vi søke om politiattest, men styret kan ikke se at det er noe i vår aktivitet som skal tilsi at dette vil være behov for oss. Referanse: https://www.frivillighetnorge.no/verktoy/ha-det-formelle-i-orden/politiattester/

Etter diskusjon kommer generalforsamlingen frem til at det er et behov for å klargjøre dagens vedtekt, men ingen vesentlig endring pr nå.

Forslag til vedtak: Endring av paragraf 2 a) til:

Per Kristian forslag:

2 a) En kan bli medlem av klubben fra starten av høstsemesteret det kalenderåret en fyller 13 år eller har startet ungdomsskolen.

Felix forslag:

2 a) En kan bli medlem av klubben fra det kalenderåret en fyller 13 år.

PK: 5

F: 9

B: 0

Endring (F): 9

Ikke endring: 4

Blank: 1

Vedtak: Felix’ forslag er vedtatt

Sak 6. Ordinære vedtekter

Styret har ingen forslag til endring av ordinære vedtekter..

Det har ikke kommet inn noen forslag til endring av ordinære vedtekter.

Sak 6.1 Jubileumskomitee

Klubben fyller 40 år 6.september 2023. Klubben nedsetter en komite som får ansvar å gjennomføre jubileumsaktiviteter. Komiteen rapporterer til styre og får ansvar for å arrangere en markering på klubbkvelden onsdag 6.september 2023 og andre markeringer. Forslag til arrangementer er bankett under Hexcon og markeringer på offentlige lokasjoner, som f.eks. en markering på Outland og biblioteket rundt jubileumstidspunktet, og pr materiell og materiell klubbens medlemmer. 

Komiteleder får mandat til å sette en komite og ansvar for å gjennomføre den planlagte aktiviteten. Komiten har en budsjettpost i klubbens budsjett, og komiteleder har ansvar for å forelegge planer for styret for godkjenning.

Vedtak: Klubben gir en jubileumskomite mandat for å gjennomføre markeringer av jubileet. Christian Holden velges til leder av jubileumskomiteen.

Sak 7. Valg

Sak 7.1 Hvilke styreposter skal Hexagon ha

Styre innstiller på at Hexagon har følgende styreposter:

  • Generalsekretær
  • Kasserer
  • PR-ansvarlig
  • Nettansvarlig
  • Materialforvalter
  • Hexconsjef (ikke på valg)
  • En til tre varastyremedlemmer

Vedtak: Generalforsamlingen velger styremedlemmer til de innstilte styrepostene 

Sak 7.2 Valg av styre

Følgende personer er valgt (ved akklamasjon):

  • Generalsekretær:
    • Per Kristian 
  • Kasserer:
    • Knut
  • PR:
    • Vakant
  • Nett:
    • Harald
  • Material:
    • Christian

Sak 7.2.vi Valg av varastyremedlemmer

Kandidater:

  • Henrik
  • Torgeir
  • Stian

Følgende personer er valg (ved akklamasjon)t: 

  1. Henrik
  2. Stian
  3. Torgeir

Sak 7.3 Valg av internrevisor

Følgende internrevisor er valgt (ved akklamasjon): Espen

Sak 8. Heving av møtet

Det avtroppende styret takker for oppmøtet og ønsker det påtroppende styret lykke til med styrearbeidet i 2023.

Møtet heves kl 21:10

Referanser

1: Klubbens vedtekter: https://hexagonspillklubb.wordpress.com/om-klubben/styre-og-stell/klubbregler-og-ordinaere-vedtak/