Sak 1. Godkjenning av innkallingen

I henhold til klubbens vedtekter [1] §4 e) skal ordinær generalforsamling gjennomføres på en klubbkveld i februar eller mars, og i henhold til §4 c) skal skriftlig innkalling til ordinær generalforsamling sendes ut senest 3 uker før gjennomføringen av generalforsamlingen, samt kunngjøres muntlig og skriftlig på de tre foregående klubbkveldene.

Første innkalling til generalforsamlingen ble annonsert sammen med andre annonseringer under spillkvelden onsdag 21.februar 2024 og lagt ut på nettsidene og sendt ut på e-post 21.februar 2024, og er annonsert sammen med andre annonseringer under de påfølgende spillkveldene.

Vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallingen

Sak 2. Valg av møteledelse

Sak 2.1 Valg av møteleder

Styret foreslår Per Kristian Schanke som møteleder for generalforsamlingen.

Vedtak: Per Kristian Schanke velges som møteleder

Sak 2.2 Valg av referent

Styret foreslår Knut Eivind Brennhaug  som referent for generalforsamlingen.

Vedtak: Knut Eivind Brennhaug velges som referent

Sak 2.3 Valg av tellekorps

Styret foreslår Mathias Bæverfjord og Tore Schade Svenningson som tellekorps for generalforsamlingen.

Vedtak: Mathias Bæverfjord og Tore Schade Svenningson velges som tellekorps

Sak 3. Årsberetning for 2023

Styret har i perioden bestått av:

GeneralsekretærPer Kristian Schanke
KassererKnut Eivind Brennhaug
PR-ansvarlig Vakant (frem til 2023-03-22)Ingrid Lillevold
Nettansvarlig Harald Torvatn
Materialforvalter Christian Holden
Hexconsjef 2023Rolf Arne Gandrud (fra 2022-12-21)
Hexconsjef 2024Christian Holden (valgt 2023-11-29, tiltrer etter generalforsamlingen)
Vara 1Henrik Kvamsdal
Vara 2Stian Bulling
Vara 3Torgeir Engen

Medlemstallsutvikling

ÅrTotalt medlemmerKun HexconMedlemmer på klubbkvelder
20231165165
20221135558
2021926527
202041041
20191125552
20181084363
20171143962
20161247252
201517712849
20141319536
2013835033
201215411341

Aktivitet

Året som har gått har aktivitetsmessig vært et godt år for Hexagon. Der 2020 til 2022 i stor grad var preget av Covid-19 og de periodiske nedstengningene og akivitetsbegrensningene det medførte, har vi i all hovedsak sluppet dette i 2023.

6.september 2023 markerte 40års-jubileet til Hexagon. Klubben har gått fra å ha bli stiftet med 6 medlemmer 6.september 1983 til å bli dagens klubb med medlemmer i alle aldre. Jubileet ble markert med markering på selve dagen, og under Hexcon med en presentasjon av klubbens historikk basert på Hexagon nytt fra de første ca 10 årene av klubbens historie. Det ble også trykt opp Jubileums t-skjorter som medlemmene kunne bestille, og det ble laget jubileumsterninger som ble delt ut jubileumskvelden.

Jubileumskomiteen valgte også å starte påskjønne enkelte medlemmer med æresmedlemskap i forbindelse med jubileet. Under Hexcon ble de første tre æresmedlemmene utpekt: Harald, Hilde og Henrik. Hilde og Harald er Hexagon sin ryggsøyle. De har vært medlemmer av klubben fra få år etter at klubben ble stiftet, og har sittet i utallige verv og komiteer opp gjennom årene. I følge Harald er ikke dette engang det første æresmedlemskapet han har fått i klubben, men en god ting kan ikke gjøres for ofte. Henrik har ikke like mange år i klubben, men så lenge han har vært medlem har han lagt ned en betydelig innsats i rollespillmiljøet i klubben enten ved å være ansvarlig for klubbsagaer og kjøre et betydelig antall rollespillscenarier under Hexcon, eller ved å støtte opp under de som har vært ansvarlige for klubbsagaene.

Generalforsamlingen ble gjennomført 15.februar 2023. Da det ikke stilte noen til vervet som PR-ansvarlig stod dette vervet initialt vakant, før det ble avholdt ekstraordinær generalforsamling i pausen onsdag 22.mars 2023 hvor Ingrid ble valgt inn som PR ansvarlig.

Klubben har gjennomført ukentlige spillkvelder hver onsdag gjennom hele året, samt arrangert Hexcon og spillinger på Moholt bibliotek cirka en gang i måneden gjennom mesteparten av 2023, i tillegg til å delta på andre eksterne aktiviteter listet under PR lengre nede i dokumentet. Vi møttes også tradisjonen tro på Marinen 17.mai for felles lunsj og gikk i borgertoget.

Julemarkering ble gjennomført 13.desember 2023.

Under Julemarkeringa ble det tradisjonen tro arrangert offisielle klubbmesterskap. Klubbmestere ble:

  • Pax Porfiriana – Harald Torvatn
  • Heroclix  – Christian Holden

I slutten av 2023 ble vi også informert om at vi ikke lenger kunne benytte gangen bak bakrommet til oppbevaringen av spillene lenger, men vi fikk adgang på et låsbart rom med bedre plass. Styret har jobbet med planer for å få på plass bedre løsninger for å oppbevare spill her.

Digitale kanaler

Hexagon har flere kommunikasjonskanaler som benyttes til å informere medlemmene våre om hva som skjer. De offisielle kanalene hvor alle offisielle meldinger skal formidles er:

I tillegg har er klubben til stede på andre sosiale medier:

Våren 2023 ble det også opprettet en offisiell Discord-server for Hexagon hvor det er åpent for alle mulige diskusjoner.

Styrets arbeid

Styret har i løpet av året gjennomført styremøter hver første onsdag i måneden. I tillegg til dette har styret gjennomført flere ekstraordinære styremøter ved behov. Styret har kontinuerlig gjennom året kommunisert via styrets e-postliste, SMSer og på Discord ved behov.

Klubbsaga

TittelSystemHovedspilleder
Våren 2023The Lost SoulsCall of Cthulhu 7Sébastien Lafleche
Høsten 2023Buccaneers over Black SandDungeon WorldTorgeir Engen

PR

Vi har i løpet av 2023 fått nye logoer til Hexagon og Hexcon designet av Thomas Ramsli Rasmussen. Hexagon-logoen er en fornying av den originale logoen designet av Inkalill.

HexagonHexcon

Vi har deltatt på følgende eksterne arrangementer:

  • Upolert og Torucon Kosekveld på biblioteket
  • Finn Frem Fest
  • Stand på Torucon
  • Trondheim Pride Gaymer night
  • Kulturnatt i samarbeid med biblioteket
  • Månedlige spillinger ved Moholt Bibliotek
  • FrivilligForum

Innkjøp av spill

Hexagon har i løpet av 2023 kjøpt inn følgende spill:

  • Betrayal at House on the Hill, 3rd Edition
  • Root: the Clockwork Expansion

Salg av spill

Hexagon solgte ingen spill i 2023, da vi har god nok plass i skapet.

Hexcon

Hexcon 2023 ble gjennomført 10.-12. november. Komiteen startet sitt arbeid 14.januar, og hadde i alt 12 møter.

Komiteen bestod av:

  • Rolf Arne Gandrud (Hexcon-sjef)
  • Hilde Austlid
  • Ingunn Moen
  • Thomas R. Rasmussen
  • Christian Holden
  • Ida Helene Aspenes
  • Henrik Kvamsdal

Tema var Monstre.

Det ble solgt 37 dagsbilletter og 55 billetter til hele Hexcon. Av de 92 betalende deltakerne betalte 62 full pris og 30 redusert pris. 

Komiteen vil si at arrangementet i helhet var en suksess.

Hexcon hadde i tillegg til det vanlige besøk av fotograf og en blogger som også tok bilder og lagde et fint blogginnslag i vedkommendes blogg. Hexcon fikk også besøk av Trondheim TV.

Onsdag 29.november 2023 ble Christian Holden valgt som Hexconsjef for 2024. Siden Christian allerede sitter i styret som materialforvalter, tiltrer han i rollen som Hexcon-sjef først etter at det er valgt nytt styre ved ordinær generalforsamling og Rolf Arne sitter som styremedlem frem til generalforsamlingen.

Vedtak: Generalforsamlingen godkjenner Hexagons årsberetning for 2023

Sak 4. Økonomi

Sak 4.1 Hexagon og Hexcons regnskap for 2023

Sak 4.1.i Hexagons regnskap for 2023

InntekterBudsjettTotalDifferanse
Medlemsskap 233 000,00 kr3 200,00 kr200,00 kr
Adgang vår 238 000,00 kr8 400,00 kr400,00 kr
Adgang høst 238 000,00 kr10 200,00 kr2 200,00 kr
Engangsbilletter300,00 kr540,00 kr240,00 kr
Momsrefusjon, Hyperion4 000,00 kr0,00 kr−4 000,00 kr
Hyperionstøtte5 000,00 kr6 601,13 kr1 601,13 kr
Kioskrestesalg50,00 kr394,00 kr344,00 kr
Grasrotandel8 000,00 kr11 956,50 kr3 956,50 kr
Renter0,00 kr0,00 kr
Spillsalg400,00 kr400,00 kr
T-skjorter, jubileumssalg4 050,00 kr4 050,00 kr
Diverse0,00 kr0,00 kr0,00 kr
Totalt uten HexCon36 350,00 kr45 741,63 kr9 391,63 kr
iZettle/Vipps – HexCon22 610,00 kr
Totalt36 350,00 kr68 351,63 kr9 391,63 kr
UtgifterBudsjettTotalDifferanse
Husleie−24 000,00 kr−24 000,00 kr0,00 kr
Hyperionkontigent−500,00 kr−500,00 kr0,00 kr
Julemarkering−300,00 kr−129,00 kr171,00 kr
Kaffe, te, mm.−500,00 kr−1 289,28 kr−789,28 kr
KlubbsagaGM-støtte−1 200,00 kr−600,00 kr600,00 kr
Postboksleie0,00 kr0,00 kr0,00 kr
PR,generell−5 000,00 kr−6 137,93 kr−1 137,93 kr
Spilldøgn0,00 kr0,00 kr0,00 kr
Spillkjøp−3 000,00 kr−1 348,20 kr1 651,80 kr
Spillkjøp, klubbsaga−1 000,00 kr−251,00 kr749,00 kr
Webhotell−1 900,00 kr−450,00 kr1 450,00 kr
Domene−250,00 kr−195,00 kr55,00 kr
Bankgebyr−120,00 kr−120,00 kr
iZettle gebyr−76,24 kr−76,24 kr
Vipps gebyr−315,02 kr−315,02 kr
Gebyrer−600,00 kr0,00 kr600,00 kr
Kulturnatt−6 500,00 kr0,00 kr6 500,00 kr
Oppgradere fanen−1 000,00 kr0,00 kr1 000,00 kr
Jubileumsskjorter−15 938,63 kr−15 938,63 kr
Diverse−1 000,00 kr−560,00 kr440,00 kr
Totalt uten HexCon−46 750,00 kr−51 910,30 kr−5 160,30 kr
iZettle/Vipps – HexCon−22 212,01 kr
iZettle/Vipps gebyr – HexCon−396,03 kr
Totalt−46 750,00 kr−74 518,34 kr−5 160,30 kr
Balanse−10 400,00 kr−6 166,71 kr
Balanse uten HexCon−10 400,00 kr−6 168,67 kr

Sak 4.1.ii Hexcons regnskap for 2023

InntekterBudsjettRegnskapDifferanseUtdyping
Billettinntekter deltagere30 120,0029 080,00−1 040,00
Kiosk8 000,009 114,871 114,87
T-skjorter0,003 000,003 000,00Note 1
Diverse0,00120,00120,00
Totalt38 120,0041 314,873 194,87
UtgifterBudsjettRegnskapDifferanse
Bodleie−5 700,00−6 240,00−540,00Fast årlig utgift. Minilager
Hjemmeside−3 200,00−3 866,75−666,75Fast årlig utgift
Gebyr billettløsning−1 500,00−2 681,00−1 181,00
Gebyr−900,00−389,88510,12Vipps, annet
Kiosk−8 000,00−9 718,52−1 718,52
PR trykking−4 000,00−4 751,00−751,00Plakater og bokmerker
PR design−1 500,00−1 500,000,00Note 2
PR annet−500,00−1 532,00−1 032,00Note 3
Forbruksmateriale−1 000,00−279,80720,20Note 4
Utstyr−500,00−5 095,00−4 595,00Note 5, 6
Utstyr – kiosk−2 000,00−1 430,00570,00Note 7
Utstyr – beachflagg−2 500,00−2 556,00−56,00
Terninger0,000,000,00
Billettbånd−1 000,00-1 750,00-750,00
Dekorasjon−2 000,00−1 526,18473,82
Transport−2 500,00−2 275,72224,28Leie av varebil
Refusjon for frivillige−1 500,00−1 090,00410,0050 kr per pulje
T-skjorter0,00−2 671,68−2 671,68Note 1
Diverse−500,00−430,0070,00
Totalt−38 800,00−49 783,53−10 983,53
Balanse−680,00−8 468,66
Banketten
En del av klubbens jubileumsfeiring, men utgiftene og inntektene ble ført på Hexcons regnskap
Bankett inn Billetto5 520,00
Bankett inn Vipps3 590,00
Bankett ut gebyr billetto−723,60
Bankett ut mat−9 500,00
Bankett ut refusjon avbestilling−350,00
Resultat:−1 463,60
Regnskap
Beholdning 1.januar23 941,44
Sum inn og ut hele året, inntekter og utgifter−9 932,26
Sum inn og ut hele året, overføringer1,00Note 8
Beholdning nå14 009,18
Noter:
1Vi trykte opp T-skjorter for salg. Dette hadde vi ikke planlagt da vi satte opp budsjettet.
2Årets bokmerke + plakat Generisk bokmerke Beachflagg
3Vi bestemte oss for å leie inn fotograf for å ta bilder som kan brukes i PR senere. Dette var ikke planlagt da vi satte opp budsjettet.
4Ting som brukes opp, eks. kontormateriale, håndsprit etc
5Utstyr = Ting som ikke brukes opp
6Vi bestemte oss for å få trykt opp komite-T-skjorter, slik at komiteen skulle være synlige. Vi vurderte dette som viktig for trygghet for deltagene. Disse kom på ca 3000. Vi kjøpte også inn flere kasser til lagring av utstyr, til totalt 1200 Disse var ikke planlagt da vi satte opp budsjettet.
7Smørbrødgrill (stor flat som er fleksibel, og med innlegg som kan byttes ut)? Vaffeljern? Tilbehør til kaffetrakter? Pølsestativ? Selge kjøleskapet og kjøpe et som er lettere å bære?
8Testbetaling

Sak 4.1.iii Beholdning

Hexagon

TotaltBankKasse
Inn 01.0175943,2774908,271035,00
Inn/Ut-6166,74-6486,71320,00
Ut 31.1269776,5668421,561355,00

Hexcon

TotaltBankKasseGjeld [1]Gjeld Hexagon
Inn 01.0123 941,4425 098,910,000,000,00
Inn/Ut-9 932,26-3 621,30300,00-1 479,20-3 229,20
Ut 31.1214 008,1821 476,61300,00-1 479,20-3 229,20

1: Ikke refunderte utgifter til komitemedlemmer. Billettbånd kommer i tillegg.

Sak 4.1.iv Revisors beretning for Hexagon og Hexcons regnskap for 2023

Hexagon

Regnskapet ser bra ut med de stikkprøvene som ble gjennomført.

Hexcon: 

Regnskapet ser bra ut etter noen forklaringer på kompliserte punkter, spesielt Billetto som var litt vanskelig å forstå. I tillegg mangler noen bilag. Alle tall ser rett ut i følge bankutskrifter

Revisor

Espen Kvernmo

Vedtak: Hexagon og Hexcon sine regnskap for 2023 godkjennes

Sak 4.2 Hexagons budsjett for 2024

InntekterKommentarerBudsjettforslag 2024Regnskap 2023Budsjett 2023
Medlemsskap50,-3,000.00 kr3,200.00 kr3,000.00 kr
Adgang vår200,- (100,-)8,000.00 kr8,400.00 kr8,000.00 kr
Adgang høst200,-8,000.00 kr10,200.00 kr8,000.00 kr
Engangsbilletter30 (medlem)300.00 kr540.00 kr300.00 kr
Momsrefusjon, Hyperion4,000.00 kr0.00 kr4,000.00 kr
Momsrefusjon22, Hyperion5,302.00 kr0.00 kr
Hyperionstøtte5,000.00 kr6,601.13 kr5,000.00 kr
Kioskrestesalg0.00 kr394.00 kr50.00 kr
Grasrotandel6,000.00 kr11,956.50 kr8,000.00 kr
Renter0.00 kr0.00 kr0.00 kr
T-skjorter, jubileumssalg2,900.00 kr4,050.00 kr
Spillsalg400.00 kr
Diverse0.00 kr0.00 kr0.00 kr
Totalt42,502.00 kr45,741.63 kr36,350.00 kr
UtgifterBudsjettforslag 2024Regnskap 2023Budsjett 2023
Husleie-24,000.00 kr-24,000.00 kr-24,000.00 kr
Hyperionkontigent-250.00 kr-500.00 kr-500.00 kr
Julemarkering-300.00 kr-129.00 kr-300.00 kr
Kaffe, te, mm.-1,000.00 kr-1,289.28 kr-500.00 kr
KlubbsagaGM-støtte-1,200.00 kr-600.00 kr-1,200.00 kr
Postboksleie0.00 kr0.00 kr
PR,generell-6,000.00 kr-6,137.93 kr-5,000.00 kr
Spilldøgn0.00 kr0.00 kr
Spillkjøp-3,000.00 kr-1,348.20 kr-3,000.00 kr
Spillkjøp, klubbsaga-1,000.00 kr-251.00 kr-1,000.00 kr
Webhotell-500.00 kr-450.00 kr-1,900.00 kr
Domene-250.00 kr-195.00 kr-250.00 kr
Gebyrer-1,500.00 kr-511.26 kr-600.00 kr
Kulturnatt-7,000.00 kr0.00 kr-6,500.00 kr
Innkjøp av nye hyller-8,000.00 kr0.00 kr-1,000.00 kr
Generell drift-500.00 kr0.00 kr
Jubileumsskjorter-15,938.63 kr
Diverse-1,000.00 kr-560.00 kr-1,000.00 kr
Totalt-55,500.00 kr-51,910.30 kr-46,750.00 kr
Balanse-10,998.00 kr-6,166.71 kr-10,400.00 kr
Balanse uten HexCon-10,998.00 kr-6,168.67 kr-10,400.00 kr
Beholdning 01.0169,776.56 kr75,943.27 kr75,943.27 kr
Inn og ut hele året-12,998.00 kr-6,166.71 kr-10,400.00 kr
Beholdning 31.1256,778.56 kr69,776.56 kr65,543.27 kr

Vedtak: Hexagon sitt budsjett for 2024 godkjennes

Sak 4.3 Kontingent, adgang og spillederrefusjoner for 2024

I tråd med myndighetenes krav til medlemsbetaling foreslår Hexagonstyret å beholde kontingenten for kalenderåret 2024 på kr 50,-

Når det gjelder adgang foreslår Hexagonstyret å holde enkeltgangsadgangen på kr 30, mens adgang for vårsemesteret settes til kr 200 og høstsemesteret settes til kr 200.

Spilleder refusjonen settes til kr 30 pr kveld, maks kr 200 for vårsemesteret, og maks kr 200 for høstsemesteret.

Vedtak: For kalenderåret 2024 settes kontingenten til kr 50, adgang enkeltgang til kr 30, adgang for vårsemesteret settes til kr 200, og adgang for høstsemesteret settes til kr 200. Spillederrefusjonen settes til kr 30 pr kveld, oppad begrenset til adgangen for det gjeldende semesteret.

Sak 5. Vedtektsendringer

Sak 5.1 Gjennomføring av avstemninger og avholdende stemmer

Bakgrunn

Hexagon har ikke hatt tydelige vedtekter rundt gjennomføring av avstemninger og hvordan avholdne stemmer håndteres. I praksis har blanke stemmer blitt talt opp og oppgitt separat, men ikke blitt tatt med i det totale stemmetallet ved vurdering av forholdet mellom antall stemmer.

Eksempel:

Hvis det ved et skriftlig valg med to alternativer, En og To, kommer 4 stemmer på En, 2 stemmer på To, og 4 blanke stemmer så har det kommet inn totalt 10 stemmer. Siden blanke stemmer ikke teller med ved vurdering av forholdet mellom stemmer for de forskjellige alternativene har En mottatt 66% av stemmene og To har mottatt 33% av stemmene.

Forslag

Legge til en ny paragraf etter dagens §4 i):

4 j) Ved gjennomføring av avstemninger i henhold til paragraf 4 er det anledning til å benytte flere forskjellige former for avstemning. Avholdende stemmer skal summeres, men teller ikke mot det totale antallet stemmer ved vurdering av flertall. Hvis totalt antall stemmer ikke stemmer med antallet stemmeberettigede, gjennomføres avstemningen på nytt.

4 j) i) Akklamasjon – Akklamasjon kan benyttes ved alle avstemninger hvor det kun er ett alternativ, og avstemningen dermed kan gjennomføres passivt. Akklamasjon anses som at forslaget er enstemmig. Akklamasjon kan ikke benyttes ved vedtektsendringer.

4 j) ii) Stemmetegn – Stemmetegn kan benyttes ved alle avstemninger hvor det er flere alternativer og aktiv avstemning er nødvendig. Generalforsamlingen avgjør hva som er akseptabelt stemmetegn. Det er anledning til å stemme avholdende ved at ved gjennomføringen av avstemningen legges “avholdende” til som alternativ, og de som ønsker å være avholdende kan avgi stemmetegn for dette alternativet.

4 j) iii) Skriftlig – Skriftlig avstemning kan benyttes ved alle avstemninger. Ved skriftlig avstemning skriver alle ned det eller de alternativene de ønsker å stemme for på en lapp utlevert av de som gjennomfører avstemningen. Ved avstemninger hvor det er anledning til å avgi flere stemmer skal disse oppføres på samme lapp. Det er anledning til å stemme avholdende ved å skrive avholdende eller blank, eller ved å ikke skrive noe på lappen. Ved avstemninger hvor det er anledning til å avgi flere stemmer vil stemmer på gyldige alternativer telle mot dette alternativet, det resterende antallet vil ansees som avholdende stemmer.

Vedtak: 29 for, 0 mot, 1 avholdende

Sak 5.2 Vaping

Bakgrunn

Dagens vedtekter §2 f) inkluderer rusmidler og har eksempler på andre ting som er forbudt å konsumere innendørs, som tobakk. Med dette forslaget ønsker vi å utvide dette.

Forslag til endring

Legge til vaping og indikere at ting som ikke er eksplisitt nevnt også er uønsket. Tillegg i kursiv, fjerning er gjennomstreket.

Forslag 1 (fra styret):

2 f) Det er forbud mot bruk av alkohol, røyking og vaping i klubbens lokaler på klubbkvelder og under arrangementer der klubben er hovedarrangør.

Forslag 2 (fra Tore):

2 f) Det er forbud mot bruk av rusmidler i klubbens lokaler på klubbkvelder og arrangementer der klubben er hovedarrangør. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til alkohol, røyking og vaping. Koffein og nødvendige legemidler er unntatt.

Forslag 1: 20

Forslag 2: 5

Avholdende: 3

Vedtak: Forslag 1 tas inn i vedtektene. (25 for, 1 mot, 2 avholdende)

Sak 5.3 Stemmerett på generalforsamling 

Bakgrunn

Registrering av helt nye medlemmer er en administrativ prosess som tar tid da det skal registreres personalia og tas imot betaling. For individer som har vært medlemmer foregående kalenderår er dette normalt en mye kjappere prosess da personalia som trengs for å registrere medlemskap mest sannsynlig er uendret fra året i forveien. 

Hvis det er mange som registrerer et helt nytt medlemskap på dagen for gjennomføring av generalforsamling, er det også en mulighet at dette gjøres for å ta over klubben og klubbens midler.

Styret ønsker med dette forslaget å redusere faren for at klubben blir kuppet, samt sørge for at de administrative prosessene for registrering av medlemmer ikke forsinker gjennomføringen av generalforsamling, ved å begrense stemmerett ved generalforsamlinger til individer som har tegnet og registrert medlemskap for det inneværende kalenderåret før generalforsamlingen, og til individer som var medlem foregående kalenderår og tegner nytt medlemskap før starten av generalforsamlingen.

Forslag til endring

Endre paragraf 4 d) til å begrense stemmerett til medlemmer som har vært medlem det foregående kalenderår og tegner medlemskap under generalforsamlingen, eller som har tegnet medlemskap og registrert dette med et styremedlem i forkant av generalforsamlingen.

Eksisterende:

4 d) Alle medlemmer har tale-, forslags- og stemmerett. Generalforsamlingen kan gi sin godkjennelse til at ikke-medlemmer får tale- og forslagsrett.

Foreslås endret til:

4 d) Alle medlemmer har tale- og forslagsrett. Alle som enten var medlem det foregående kalenderåret eller som har registrert medlemskapet minst to uker før generalforsamlingen har stemmerett ved generalforsamlingen. Generalforsamlingen kan gi sin godkjennelse til at ikke-medlemmer får tale- og forslagsrett.

Vedtak: Forslaget tas inn i vedtektene. (25 for, 0 mot, 3 avholdende)

Sak 5.4 Offisielle kommunikasjonskanaler

Bakgrunn

Stadig mer av kommunikasjonen til Hexagon foregår på Discord. Dette forslaget legger opp til at innkallinger til generalforsamlinger også skal annonseres på Discord.

Forslag til endring

I paragraf 4 c), legg til Discord kanalen #annonseringer i listen over steder innkallingen skal sendes.

Forslag til ny §4 c), endring i kursiv:

4 c) Innkalling til generalforsamlingen skal foreligge skriftlig senest tre uker før generalforsamlingen. Det er tilstrekkelig at innkalling sendes ut på Hexagons epostliste, i kanalen #annonseringer på klubbens Discord, samt kunngjøres skriftlig og muntlig på de tre foregående klubbkvelder. Muntlig kunngjøring skal skje samtidig med andre annonseringer.

Vedtak: Forslaget tas inn i vedtektene. (27 for, 0 mot, 1 avholdende)

Sak 5.5 Fullmakt

Bakgrunn

Fullmakter er en lite brukt mekanisme i Hexagon og kan vanskeliggjøre gjennomføringen av valg ved at enkelte deltagere på generalforsamlingen har anledning til, men ikke plikt til, å avgi to stemmer ved avstemninger.

Forslag til endring

Fjerne §4 j)

4 j) Forhåndsstemmer til generalforsamlingen aksepteres ikke. Medlemmer som ikke kan møte på generalforsamling kan stemme ved skriftlig fullmakt. Fullmakten for et navngitt annet medlem full råderett over den fraværendes stemme. Ingen andre former for fullmakt aksepteres. Et medlem kan kun holde én fullmakt. Fullmakter skal leveres inn til styret før møtet og kan trekkes tilbake av fullmaktsgiver ved oppmøte på generalforsamling.

Ny §4 k)

4 k) Forhåndsstemmer og fullmakter aksepteres ikke til Hexagons generalforsamling.

Forslag 1: Fjerne §4 j)

Forslag 2: Fjerne §4 j) og legge til ny §4 k)

Forslag 1: 10

Forslag 2: 12

Avholdende: 6

Vedtak: Forslag 2 tas inn i klubbens vedtekter.

For: 23 Mot: 1 Avholdende: 4

Sak 5.6 Sanksjoner mot deltakere på arrangementer i Hexagons regi

Bakgrunn

Denne endringen foreslås for å klargjøre at det også kan benyttes til å sanksjonere mot deltakere på arrangementer og ikke bare deltakere som er medlemmer av Hexagon. Styret ønsker også å gjøre vedtektene smidigere og enklere å forholde seg til.

Forslag til endring

  1. I paragraf 2 g) og 2 i): Bytte ordet medlem og dets varianter med deltager og tilsvarende varianter
  2. I paragraf 2 g), bytte ordet forankret med forankre
  3. I paragraf 2 i), legge til 2 h) i lista over hva som kan ankes

Paragraf 2: Medlemmene; rettigheter og plikter

Foreslåtte nye vedtekter. Det som foreslås fjernet eller endret er merket med strek, mens nye forslag er satt i [klammer i kursiv] :

2 g) Ved brudd på klubbens regelverk, Norges lover, og/eller normalt god oppførsel har styret følgende sanksjonsmuligheter:

  • Et styremedlem alene kan bortvise et medlem [en deltaker] fra det aktuelle arrangementet. Styremedlemmet oppfordres til å forankret [forankre] vedtaket med andre styremedlemmer som er på arrangementet. Vedtaket kan ikke ankes, men medlemmet [deltakeren] har normal adgang på fremtidige arrangementer.
  • Ved gjentatte og/eller grove brudd kan styret utestenge et medlem [en deltaker] for en periode. Denne utestengelsesperioden kan være uker, måneder, semester, år, eller permanent. [I utestengelsesperioden har vedkommende ikke rettigheter som medlem eller adgang på klubbens arrangementer.] Utestengelse bør være siste utvei, høyere straffeperioder bør kun benyttes hvis lavere straffeperioder er prøvd tidligere, og tilbud om forhandling skal forekomme før styrebehandling.

2 g) i) Medlemmet [Deltakeren] har talerett ved behandlingen av saken, og har anledning til å ta med en talsperson som også har talerett.

2 g) ii) I tilfeller der det er en eller flere fornærmede har disse også talerett ved behandling av saken samt anledning til å ha med en talsperson med talerett. Fornærmede kan også innvilges anonymitet om dette ønskes.

2 g) iii) Styrets leder kan alene vedta at et medlem [en person] ikke har adgang på klubben før styrebehandlingen er gjennomført. Styret skal i slike tilfeller behandle saken ved første anledning.

[…]

2 i) I saker i henhold til 2 f)[,] eller 2 g)[, eller 2 h)] hvor styret har vedtatt utestengelse på mer enn en måned, eller erstatningssummer på over kr 500, har medlemmet [deltakeren] anledning til å anke til en ekstraordinær generalforsamling for å behandle saken. Gjennomføring av ekstraordinær generalforsamling skal gjennomføres etter avtale, og så tidlig som hensiktsmessig. Styret kan avgjøre om en anke har oppsettende virkning for utestengelsen.

Vedtak: Forslaget tas inn i vedtektene. (27 for, 0 mot, 1 avholdende)

Sak 6. Ordinære vedtekter

Sak 6.1 Styreinstrukser

Styret kommer med et forslag om å oppdatere de eksisterende styreinstruksene. 

Eksisterende styreinstrukser fra 2011: https://hexagonspillklubb.org/om-klubben/styre-og-stell/styreinstrukser/

Styreinstruksene er et veiledende dokument som skal hjelpe styret med den daglige driften, samt gi kandidater til verv en innsikt i hva som vil forventes av dem. Slik det eksisterende dokumentet er lagt opp er det veldig detaljert, og til tider utdatert med hvordan klubben i praksis drives og hvordan klubben bør drives.

Dette forslaget fjerner en del unødvendige detaljer og oppdaterer det til å samstemme bedre med den faktisk driften av klubben.

Styreinstrukser

Stillingsinstruks for styret i Hexagon, oppdatert etter generalforsamlingen 13.mars 2024. Stillingsinstrukser for:

Styret

Styret i Hexagon har som oppgave å legge forholdene til rette for klubbens aktiviteter innenfor områdene definert i vedtektene §1 b). Som et minimum plikter styret å:

  • Avholde generalforsamling i henhold til vedtektene §3 en klubbkveld i februar-mars.
  • Avholde ekstraordinær generalforsamling ved behov.
  • Sørge for at lokalene er låst opp på klubbkvelder, og at noen fra styret, eller noen som er utpekt fra styret, låser lokalene etter at alle er ferdige å spille. Styremedlemmene kan kaste ut medlemmer som ikke har gått kl 23.45 dersom ingen av dem kan eller vil ta ansvaret for låsingen.
  • Sørge for at klubben har en økonomi som gjør det mulig å betale leie for Hexagons lokaler minst én dag i uken. Dette gjøres gjennom å samle inn medlemskontingent og andre tiltak styret finner hensiktsmessig. Dersom generalforsamlingen i klubben har vedtatt en medlemskontingent som ikke gjør dette mulig, plikter styret, så snart det oppdager dette, å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling. Styret bør også vurdere alternative lokaler. Det bør dessuten fortløpende vurdere muligheten av å få økonomisk støtte til klubben fra ulike fond som deler ut støtte til barne- og ungdomsorganisasjoner og/eller student-organisasjoner.
  • Holde kontakt med utleier. Ordne opp hvis det skjer endringer av standarden på lokalene uten at Hexagon er underrettet.
  • Gå til innkjøp av spill som medlemmene ønsker seg, innenfor de økonomiske rammene som generalforsamlingen til enhver tid har gitt.
  • Arbeide for å skape et godt miljø i klubben. Dette kan f. eks. gjøres ved å arrangere klubbsagaer i ulike rollespillsystemer, arrangere lunsj 17.mai, organisere kaker ved juleavslutningen, arrangere post-con middager etter spillkongresser med Hexagondeltakere, og ellers hva man måtte finne formålstjenlig.
  • Gjennomføre og følge opp en ordning for mottak og oppfølging av nye medlemmer.
  • Sørge for at de enkelte styrepostene følger sine instrukser og være behjelpelige med gjennomføring av aktiviteter fastlagt i instruksene (f.eks. dagpengeinnkreving, deltagelse på stands, PR tiltak)

Stillingsinstruks for generalsekretær

  • Generalsekretæren er styrets leder i alle sammenhenger hvor dette kreves. Generalsekretæren har ikke dobbeltstemme i noen sammenhenger.
  • Generalsekretæren er ansvarlig for å føre referat fra alle styremøtene. Referatene skal gjøres tilgjengelige for klubbens medlemmer senest en uke etter møtet. Enkeltsaker kan, etter styrevedtak, holdes utenfor det offentliggjorte referatet.
  • Generalsekretæren er ansvarlig for å føre styreprotokoll over vedtak som gjøres av styret. Det skal også protokollføres oppmøte på styremøtet, fordeling av nøkler til klubbens lokaler samt overføring av styreverv og overføring av materiell i forbindelse med overføring av styreverv.
  • Generalsekretæren er ansvarlig for å vedlikeholde og drive klubbens arkiv. Arkivet skal som et minimum inneholde alle styrereferater de siste 3 år, referater fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger
  • Generalsekretæren har overordnet ansvar for å sørge for at alt nødvendig arbeid for klubbens drift skjer, som for eksempel plakat på døra eller lås på skapet.

Stillingsinstruks for PR-ansvarlig

  • PR-ansvarlig er ansvarlig for å organisere PR-arbeid i klubben i form av å organisere stands, promotere på hensiktsmessige steder i det offentlige rom, og holde kontakt med eksterne aktører
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for at klubben har oppdatert PR-materiale
  • PR-ansvarlig er ansvarlig for å stille i møter arrangert av frivillighetsnettverket i Trondheim eller tilsvarende
  • PR-ansvarlig skal sørge for at alle klubbens aktiviteter blir fremmet

Stillingsinstruks for materialforvalter

  • Materialforvalteren er ansvarlig for oppbevaring, innkjøp, salg og vedlikehold av klubbens materiell.
  • Materiell inkluderer: spill; utstyr til spill (f.eks. plastposer eller reservedeler); kaffe, te, varm sjokolade, engangskopper og -bestikk, etc.; og annet løsøre

Stillingsinstruks for kasserer

  • Kassereren skal føre regnskap for Hexagon, og å holde dette oppdatert til enhver tid.
  • Kasserer skal vedlikeholde en oversikt over klubbens medlemmer, samt over tidligere medlemmer to år tilbake. Oversikten bør inneholde navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato i tillegg til data om betaling av kontingent, ol.
  • Kasserer skal sørge for at Hexagon er en god og sikker betaler.
  • Kasserer skal sørge for at alle kvitteringer og andre bilag i regnskapet tas vare på og oppbevares forsvarlig. Ved avgang skal alt overleveres til neste kasserer.
  • Kasserer skal sørge for at regnskapet er hensiktsmessig detaljert, og ført med tilstrekkelig antall grupper.
  • Kasserer skal sørge for at regnskapet for siste regnskapsperiode er revidert før generalforsamlingen.
  • Kasserer skal til generalforsamlingen utarbeide et regnskap for siste regnskapsperiode og et budsjett for inneværende regnskapsperiode.
  • Regnskapsperioden er fra 1. januar til 31. desember.

Stillingsinstruks nettansvarlig

  • Nettansvarlig skal sørge for at fullstendig informasjon om hvordan Hexagons nettsider og andre egnede plattformer kan oppdateres og flyttes er skriftlig tilgjengelig for styret til enhver tid. Herunder nødvendige passord.
  • Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider gir et egnet og bra bilde av klubben og sørge for at klubben har bra tilstedeværelse på de for tiden relevante plattformene. 

Styreinstruks Hexconsjef

  • Hexconsjefen er ansvarlig for gjennomføring av Hexcon, og å opprette en komité for dette formål i.h.h.t. klubbreglene §6
  • Hexconsjefen er ansvarlig for å bestemme tid, sted og dato for Hexcon
  • Hexconsjefen er ansvarlig for budsjett og regnskap for Hexcon
  • Hexconsjefen er ansvarlig for å overføre disposisjonsrett til konto og annen nødvendig informasjon til neste Hexconsjef
  • Hexconsjefen skal holde styret orientert om framdrift

Stillingsinstruks varamedlemmer

  • Varaer har møte-, tale-, og forslagsrett ved styremøter, og kan få stemmerett hvis ordinære styremedlemmer er fraværende.
  • Varastyremedlemmer har ansvar for å gjennomføre julemarkering med bevertning og offisielle klubbmesterskap.

Vedtak: Vedtatt ved akklamasjon.

Sak 7. Valg

Sak 7.1 Hvilke styreposter skal Hexagon ha

Styre innstiller på at Hexagon har følgende styreposter:

  • Generalsekretær
  • Kasserer
  • PR-ansvarlig
  • Nettansvarlig
  • Materialforvalter
  • Hexconsjef
  • En til tre varastyremedlemmer

Vedtak: Generalforsamlingen velger styremedlemmer til de innstilte styrepostene 

Sak 7.2 Valg av styre

Valg av styre og styreposter settes opp i etterkant av at styrepostene er vedtatt i sak 7.1.

Følgende personer er valgt (ved akklamasjon):

  • Generalsekretær:
    • Per Kristian Schanke
  • Kasserer:
    • Knut Eivind Brennhaug
  • PR-ansvarlig:
    • Torgeir Engen
  • Nettansvarlig:
    • Mathias Bæverfjord
  • Materialforvalter:
    • Rolf Arne Gandrud

Sak 7.2.vi Valg av varastyremedlemmer

  • Vara 1:
    • Harald Eindride Torvatn
  • Vara 2:
    • Henrik Kvamsdal

Rekkefølgen ble avgjort ved terningkast.

Sak 7.3 Valg av internrevisor

Albin Bernhardsson ble valgt ved akklamasjon.

Sak 8. Heving av møtet

Det avtroppende styret takker for oppmøtet og ønsker det påtroppende styret lykke til med styrearbeidet i 2024.

Referanser

1: Klubbens vedtekter: https://hexagonspillklubb.wordpress.com/om-klubben/styre-og-stell/klubbregler-og-ordinaere-vedtak/