Referent: Knut Eivind Brennhaug

Ordinær generalforsamling ble avholdt med fysisk oppmøte i klubbens lokaler.

Sak 1. Godkjenning av innkallingen

I henhold til klubbens vedtekter [1] §4 e) skal ordinær generalforsamling gjennomføres på en klubbkveld i februar eller mars, og i henhold til §4 c) skal skriftlig innkalling til ordinær generalforsamling sendes ut senest 3 uker før gjennomføringen av generalforsamlingen, samt kunngjøres muntlig og skriftlig på de tre foregående klubbkveldene.

Første innkalling til generalforsamlingen ble annonsert sammen med andre annonseringer under spillkvelden onsdag 22. januar 2025 og lagt ut på nettsidene og sendt ut på e-post 29. januar  2025, og er annonsert sammen med andre annonseringer under de påfølgende spillkveldene.

Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallingen

Vedtatt ved akklamasjon

Sak 2. Valg av møteledelse

Sak 2.1 Valg av møteleder

Styret foreslår Per Kristian Schanke som møteleder for generalforsamlingen.

Forslag til vedtak: Per Kristian Schanke velges som møteleder

Vedtatt ved akklamasjon

Sak 2.2 Valg av referent

Styret foreslår Knut Eivind Brennhaug som referent for generalforsamlingen.

Forslag til vedtak: Knut Eivind Brennhaug velges som referent

Vedtatt ved akklamasjon

Sak 2.3 Valg av tellekorps

Styret foreslår Oskar Garshol og Michael Rytter som tellekorps for generalforsamlingen.

Forslag til vedtak: Oskar Garshol og Michael Rytter velges som tellekorps

Vedtatt ved akklamasjon

Sak 3. Årsberetning

Styret har i perioden bestått av:

GeneralsekretærPer Kristian Schanke
KassererKnut Eivind Brennhaug
PR-ansvarlig Torgeir Engen
Nettansvarlig Mathias Bæverfjord
MaterialforvaltRolf Arne Gandrud
Hexconsjef 2024Christian Holden (valgt 2023-11-29, tiltrådte etter generalforsamlingen)
Hexconsjef 2025Hilde Austlid (valgt 2025-01-08)
Vara 1Harald Torvatn
Vara 2Henrik Kvamsdal

Medlemstallsutvikling

ÅrTotalt medlemmerKun HexconMedlemmer på klubbkvelder
20241557877
20231165165
20221135558
2021926527
202041041
20191125552
20181084363
20171143962
20161247252
201517712849
20141319536
2013835033
201215411341

Aktivitet

Året som har gått har aktivitetsmessig vært et godt år for Hexagon. Med unntak av 1.juledag (25. desember), har vi gjennomført ukentlige spillkvelder hver onsdag året gjennom.

I tillegg til de ukentlige spillkveldene har vi også hatt et samarbeid med biblioteket hvor vi en gang i måneden har hatt tilgang på Moholt Bibliotek utover normal åpningstid. Det har i stor grad kun vært medlemmer som har deltatt på muligheten for spill på disse kveldene, men det har også vært andre innom, og noen av disse har også i etterkant kommet på klubbkvelder.

Selve klubben markerte 40 års jubileum i 2023, men 2024 gav oss også anledning til å feire: I 2024 var det 40 år siden det første Hexacon ble arrangert. Etter først en navnendring til Hex-con i 1986, ble navnet Hexcon etterhvert etablert på dette kjære arrangementet. Hexcon er med det Norges eldste, fremdeles aktive spillfestival. 

I forbindelse med 40 års jubileumet til Hexcon valgte styret å fortsette tradisjonen fra 2023 med å utnevne æresmedlemmer. De nye æresmedlemmene er Synnøve, Ingunn, Thomas, og Helle. Disse ble alle presentert med utnevnelsene under Hexcon. Alle de fire nye æresmedlemmene ble hedret for den innsatsen de i åresvis har gjort for Hexcon. Synnøve, Ingunn, og Thomas har vært kjernen i dekorasjonskomiteen i et utall av år og har vært involvert i all den fantastiske dekorasjonen vi har sett på Hexcon, samt PR material og også støttet Hexconsjefen med deres uvurderlige erfaring. Helle har vært mer på den praktiske siden av gjennomføring av Hexcon. De årene Helle ikke har vært Hexconsjef har hun som regel hatt stålkontroll på kiosken. Det viktigste kjennetegnet for alle våre æresmedlemmer er at de står på for klubben og vil det beste for oss alle.

Generalforsamlingen ble gjennomført 13. mars 2024, og ble gjennomført med vanlige saker, og vi fikk valgt et nytt styre.

Klubben har gjennomført ukentlige spillkvelder hver onsdag gjennom hele året, samt arrangert Hexcon og spillinger på Moholt bibliotek cirka en gang i måneden gjennom mesteparten av 2024, i tillegg til å delta på andre eksterne aktiviteter listet under PR lengre nede i dokumentet. Vi møttes også tradisjonen tro på Marinen 17.mai for felles lunsj og gikk i borgertoget.

Julemarkering ble gjennomført 11.desember 2024.

Under julemarkeringen ble det tradisjonen tro arrangert offisielle klubbmesterskap. Klubbmestere ble:

  • Torgeir Engen – Hexbowl
  • Harald Torvatn – Heat

Klubbens mål er å holde åpent alle normale onsdager gjennom året, og i 2024 oppnådde vi det målet ved at eneste onsdagen hvor vi kansellerte var 1.juledag.

Styret har i løpet av 2024 fått designet nye rollups og plakater for en gatebukk som ble anskaffet i begynnelsen av 2025. Styret har også jobbet for å erstatte skapene på bakrommet med mer egnede skap, men har ikke fått gjennomført denne oppgraderingen enda.

Digitale kanaler

Hexagon har flere kommunikasjonskanaler som benyttes til å informere medlemmene våre om hva som skjer. De offisielle kanalene hvor alle offisielle meldinger skal formidles er:

I tillegg har er klubben til stede på andre sosiale medier:

Styrets arbeid

Styret har i løpet av året gjennomført styremøter hver første onsdag i måneden. I tillegg til dette har styret gjennomført ekstraordinære styremøter ved behov. Styret har kontinuerlig gjennom året kommunisert via styrets e-postliste, SMSer og på Discord ved behov.

Klubbsaga

TittelSystemHovedspilleder
Våren 2024Buccaneers over Black SandDungeon WorldTorgeir Engen
Høsten 2024Choices of TomorrowNumeneraHenrik Lerdahl

PR

Vi har deltatt på følgende eksterne arrangementer:

  • Torucon 
  • Finn Frem Fest
  • Trondheim Pride Gaymer night
  • Kulturnatt på Isak
  • Månedlige spillinger ved Moholt Bibliotek
  • Skeiv brettspillsalong med Trondheim Queer Community
  • BoardCon

Innkjøp av spill

Hexagon har i løpet av 2024 kjøpt inn følgende spill:

  • Hunger
  • Heat

Salg av spill

Hexagon gjennomførte ikke spillauksjon i  2024, ettersom det fremdeles er nok plass til spill i skapene. 

Hexcon

Hexcon 2024 ble gjennomført 8.-10. november på Rosenborg skole. Komiteen startet sitt arbeid 17. februar, og hadde i alt 8 møter.

Komiteen bestod av:

  • Christian Holden (Hexcon-sjef)
  • Rolf Arne Gandrud
  • Hilde Austlid
  • Ingunn Moen
  • Thomas R. Rasmussen
  • Blandine Feneuil
  • Henrik Kvamsdal
  • Per Kristian Schanke

Tema var Jubileum.

Hexcon ‘24 var festivalens 40-års-jubileum. Dette ble feiret med terninger til de tilstedeværende, en jubileumsmarkering, og en bankett på Frati. I anledning jubileet ble det også delt ut ærespriser til Thomas Rasmussen, Ingunn Moen, Synnøve Selvik, og Helle Buvik for mangeårig og imponerende innsats for Hexcon. 

For første gang ble det arrangert puslespill-konkurranse på Hexcon (i samarbeid med Norges Puslespillforbund). Dette var en stor suksess. 

Det ble også solgt Hexcon-merkede varer for første gang: terninger, t-skjorter, og kaffekopper. Det anbefales at dette videreføres framover, med mulig endring/oppdatering av vareutvalget. 

Deltagere Hexcon 2024:

  • Antallet deltagere: 130
  • Dagsbilletter: 54
    • Fullpris: 29
    • Redusert pris: 25
  • Hele Hexcon: 76
    • Fullpris: 45 
    • Redusert pris: 31

Komiteen vil si at arrangementet var en suksess.

Onsdag 08. januar 2025 ble Hilde Austlid valgt som Hexconsjef for 2025.

Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner Hexagons årsberetning for 2024

Vedtatt ved akklamasjon

Sak 4. Økonomi

Sak 4.1 Hexagon og Hexcons regnskap for 2024

Sak 4.1.i Hexagons regnskap for 2024

InntekterKommentarerBudsjettTotalDifferanseAntall
Medlemsskap 2450,-3 000.003 850.00850.0077
Adgang vår 24200,- (100,-)8 000.006 400.00– 1 600.0032
Adgang høst 24200,-8 000.0012 600.004 600.0063
Engangsbilletter30,-300.00600.00300.0020
Momsrefusjon, Hyperion4 000.003 943.00– 57.00
Momsrefusjon22, Hyperion5 302.005 302.000.00
Hyperionstøtte5 000.006 999.091 999.09
Kioskrestesalg0.00843.00843.00
Grasrotandel6 000.009 239.243 239.24
Renter0.000.00
T-skjorter, jubileumssalg2 900.002 900.000.00
Spillsalg0.000.00
Diverse0.00550.00550.00
Totalt42 502.0053 226.3310 724.33
UtgifterBudsjettTotalDifferanse
Husleie– 24 000.00– 24 000.000.00
Hyperionkontigent– 250.00– 274.60– 24.60
Julemarkering– 300.00– 185.00115.00
Kaffe, te, mm.– 1 000.00– 208.00792.00
KlubbsagaGM-støtte– 1 200.00– 600.00600.00
Postboksleie0.000.000.00
PR, generellRollup/beachflagg– 6 000.00– 2 915.003 085.00
Spilldøgn0.000.000.00
Spillkjøp– 3 000.00– 842.102 157.90
Spillkjøp, klubbsaga– 1 000.000.001 000.00
Webhotell– 500.00– 450.0050.00
Domene– 250.000.00250.00
Bankgebyr– 111.00– 111.00
iZettle gebyr– 154.66– 154.66
Vipps gebyr– 298.68– 298.68
GebyrerSum av 3 over– 1 500.001 500.00
Kulturnatt– 7 000.000.007 000.00
Innkjøp av nye hyller– 8 000.000.008 000.00
Generell drift– 500.00– 620.00– 120.00
Diverse– 1 000.00– 200.00800.00
Totalt– 55 500.00– 30 859.0424 640.96
Over-/Underskudd– 12 998.0022 367.29
TotalKasseBankiZettleVipps
Beholdning 01.01.202469 776.561 355.0068 421.560.000.00
Inn og ut hele året22 367.2966.0022 271.2930.000.00
Beholdning 31.12.202492 143.851 421.0090 692.8530.000.00

Sak 4.1.ii Hexcons regnskap for 2024

InntekterBudsjett2023 inntekterRegnskap totaltDifferanse
Inngangspenger30 560.0029 080.0041 670.0011 110.00
Kiosk10 000.009 114.8710 572.00572.00
Støtte0.000.000.000.00
Merch7 000.003 000.0016 965.009 965.00
Selge kjøleskap2 500.002 500.000.00
Bankett0.008 525.008 525.00
Basar0.002 650.002 650.00
Billettløsning – Provisjoner2 020.002 020.00
Diverse0.00120.000.000.00
Totalt50 060.0041 314.8784 902.0034 842.00
UtgifterBudsjett2023 utgifterRegnskap totaltDifferanse
Bodleie– 6 300.00– 6 240.00– 6 480.00– 180.00
Hjemmeside– 3 900.00– 3 866.75– 3 931.75– 31.75
Gebyr billettløsning– 2 000.00– 2 681.00– 2 380.00– 380.00
Gebyr– 500.00– 389.88– 784.00– 284.00
Kiosk– 10 000.00– 9 718.52– 8 790.581 209.42
PR trykking– 4 000.00– 4 751.00– 2 915.001 085.00
PR design– 1 500.00– 1 500.00– 1 500.000.00
PR annet– 500.00– 1 532.000.00500.00
Forbruksmateriale– 500.00– 279.800.00500.00
Utstyr– 2 000.00– 5 095.00– 2 414.10– 414.10
Utstyr – kiosk– 3 000.00– 1 430.00– 1 995.001 005.00
Terninger– 8 500.000.00– 11 696.09– 3 196.09
Billettbånd0.00– 1 750.000.000.00
Dekorasjon– 2 000.00– 1 526.18– 3 980.70– 1 980.70
Transport– 2 500.00– 2 275.72– 2 998.42– 498.42
Refusjon for frivillige– 1 500.00– 1 090.00– 730.00770.00
Merch– 5 000.00– 2 321.66– 9 716.00– 4 716.00
Bankett0.00– 2 321.66– 8 560.00– 8 560.00
Diverse– 500.00– 430.00– 50.00450.00
Totalt– 54 200.00– 49 199.17– 68 921.64– 14 721.64
Over-/Underskudd– 4 140.0015 980.36
Regnskap totaltGjeld og fordringerKasseBank
Beholdning 01.01.202418 403.51-3 373.10300.0021 476.61
Inn/Ut15 980.361 670.10254.0014 056.26
Beholdning 31.12.202434 383.87-1 703.00554.0035 532.87

Noter:
1. Innkommende gjeld og fordringer

Ikke alle refusjoner for Hexcon ble gjennomført innen utgangen av kalenderåret 2023, så disse ble refundert tidlig 2024 og utgjorde totalt sett 3 373.10

2. Utgående gjeld og fordringer

Under gjennomgangen av Hexcon sitt regnskap ble det oppdaget at Hexagon hadde betalt for PR-materiale til Hexcon 2024, så Hexagon har en gjeld på kr 2915 for PR materiell som blir overført i starten av 2025. Avtalt kompensasjon for design av PR materiale ble heller ikke utbetalt, og dette er registrert som en gjeld på kr 1500. Totalt en gjeld på kr 4415.

I forbindelse med Hexcon 2024 ble det kjøpt inn et nytt kjøleskap til kiosken og det gamle ble solgt. Det er avtalt en salgspris på kr 2500 og betaling i 2025. Ved kontrollregning ble det også oppdaget at det var gjort en regnefeil i refusjoner som medførte at kr 212 for mye ble utbetalt. Disse betales tilbake i 2025. Totalt sett har Hexcon ved utgangen av 2024 kr 2712 i fordringer.

Totalt utgjør gjeld og fordringer ved utgangen av 2024 en gjeld på kr 1703.

Sak 4.1.iii Revisors beretning for Hexagon og Hexcons regnskap for 2024

Jag har gått igenom Hexagon och Hexcons räkenskaper för 2024 och intygar att allt är i god ordning. Siffrorna går jämnt upp och stämmer överrens med dokumentationen. Samtliga utgifter är rimliga och stöds av kvitton.

— Albin Bernhardsson, 2025-02-07

Forslag til vedtak: Hexagon og Hexcon sine regnskap for 2024 godkjennes

For: 15

Mot: 0

Avholdende:1 

Forslaget er vedtatt.

Sak 4.2 Hexagons budsjett for 2025

InntekterKommentarerBudsjett 2025Regnskap 2024Budsjett 2024
Medlemsskap50,-3,000.00 kr3 850.003 000.00
Adgang vår200,-9,000.00 kr6 400.008 000.00
Adgang høst200,-9,000.00 kr12 600.008 000.00
Engangsbilletter30,-300.00 kr600.00300.00
Momsrefusjon, Hyperion4,000.00 kr3 943.004 000.00
Momsrefusjon22, Hyperion5 302.005 302.00
Hyperionstøtte5,000.00 kr6 999.095 000.00
Kioskrestesalg0.00 kr843.000.00
Grasrotandel15,000.00 kr9 239.246 000.00
Renter0.00
T-skjorter, jubileumssalg2 900.002 900.00
Spillsalg0.00
Diverse0.00 kr550.000.00
Totalt uten45,300.00 kr53 226.3342 502.00
UtgifterBudsjett 2025Regnskap 2024Budsjett 2024
Husleie-24,000.00 kr– 24 000.00– 24 000.00
Hyperionkontigent-300.00 kr– 274.60– 250.00
Julemarkering-300.00 kr– 185.00– 300.00
Kaffe, te, mm.-1,000.00 kr– 208.00– 1 000.00
KlubbsagaGM-støtte-1,200.00 kr– 600.00– 1 200.00
Genfors 2024 – kake mm.-557.00 kr0.000.00
PR, generellRollup/beachflagg-8,000.00 kr– 2 915.00– 6 000.00
Spilldøgn0.00 kr0.000.00
Spillkjøp-4,000.00 kr– 842.10– 3 000.00
Spillkjøp, klubbsaga-1,000.00 kr0.00– 1 000.00
Webhotell-500.00 kr– 450.00– 500.00
Domene-250.00 kr0.00– 250.00
Bankgebyr– 111.00
iZettle gebyr– 154.66
Vipps gebyr– 298.68
GebyrerSlå sammen de 3 over-1,500.00 kr– 1 500.00
Kulturnatt-8,000.00 kr0.00– 7 000.00
Innkjøp av nye hyller-8,000.00 kr0.00– 8 000.00
Generell drift– 620.00– 500.00
Diverse-1,000.00 kr– 200.00– 1 000.00
Totalt-59,607.00 kr– 30 859.04– 55 500.00
Balanse-14,307.00 kr22 367.29– 12 998.00

Forslag til vedtak: 

Legg til budsjett for bruk av regnskapsystem på 3500,- Budsjettert underskudd blir dermed 17 807,-

Hexagon sitt budsjett for 2025 godkjennes med den foreslåtte endringen.

For: 16

Mot: 0

Avholdende:2

Forslaget er vedtatt.

Sak 4.3 Kontingent, adgang og spillederrefusjoner for 2025

I tråd med myndighetenes krav til medlemsbetaling foreslår Hexagonstyret å beholde kontingenten for kalenderåret 2025 på kr 50,-

Når det gjelder adgang foreslår Hexagonstyret å holde enkeltgangsadgangen på kr 30, mens adgang for vårsemesteret settes til kr 200 og høstsemesteret settes til kr 200.

Spillederrefusjonen settes til kr 30 pr kveld, maks kr 200 for vårsemesteret, og maks kr 200 for høstsemesteret.

Forslag til vedtak: For kalenderåret 2025 settes kontingenten til kr 50, adgang enkeltgang til kr 30, adgang for vårsemesteret settes til kr 200, og adgang for høstsemesteret settes til kr 200. Spillederrefusjonen settes til kr 30 pr kveld, oppad begrenset til adgangen for det gjeldende semesteret.

For: 18

Mot: 0

Avholdende:0

Forslaget er vedtatt.

Sak 5. Vedtektsendringer

Det har ikke kommet inn vedtektsendringsforslag.

Ingen forslag ble fremmet.

Sak 6. Ordinære vedtekter

Det har ikke kommet inn forslag til endring av ordinære vedtekter.

Ingen forslag ble fremmet.

Sak 7. Valg

Sak 7.1 Hvilke styreposter skal Hexagon ha

Styret innstiller på at Hexagon har følgende styreposter:

  • Generalsekretær
  • Kasserer
  • PR-ansvarlig
  • Nettansvarlig
  • Materialforvalter
  • Hexconsjef – ikke til valg
  • En til tre varastyremedlemmer

Forslag til vedtak: Generalforsamlingen velger styremedlemmer til de innstilte styrepostene. Hexcon

Vedtatt ved akklamasjon

Sak 7.2 Valg av styre

Valg av styre og styreposter settes opp i etterkant av at styrepostene er vedtatt i sak 7.1.

Generalsekretær: Per Kristian Schanke
Kasserer: Knut Eivind Brennhaug

PR-ansvarlig: Torgeir Engen

Nettansvarlig: Mathias Bæverfjord

Materialforvalter: Rolf Arne Gandrud

Samtlige ble valgt ved akklamasjon.

Sak 7.2.vi Valg av varastyremedlemmer

Tre kandidater meldte seg:

Harald Torvatn

Henrik Kvamsdal

Morten Yttervik

Forslag fra Felix: De tre kandidatene velges ved akklamasjon. Rekkefølgen på varapostene avgjøres ved terningkast (d20).

Forslaget fra Felix ble vedtatt ved akklamasjon

Resultat av terningkastene:

  1. Henrik Kvamsdal (20)
  2. Harald Torvatn (18)
  3. Morten Yttervik (2)

Sak 7.3 Valg av internrevisor

Albin Bernhardsson ble valgt ved akklamasjon.

Sak 8. Heving av møtet

Det avtroppende styret takker for oppmøtet og ønsker det påtroppende styret lykke til med styrearbeidet i 2025.

Referanser

1: Klubbens vedtekter: https://hexagonspillklubb.wordpress.com/om-klubben/styre-og-stell/klubbregler-og-ordinaere-vedtak/