Referat fra ordinær generalforsamling 02.03.2016
Referent: Per Kristian Schanke (sign)
Sak 1: Godkjenning av innkallingen
Innkallingen godkjent ved akklamasjon.
Sak 2: Valg av ordstyrer, referent og tellekorps
Styret foreslår Knut Eivind Brennhaug som ordstyrer.
Styret foreslår Per Kristian Schanke som referent.
Styret foreslår Christoffer Dreyer og Aleksander Rønning til tellekorps.
Styrets forslag enstemming vedtatt av generalforamlingen.
Sak 3: Årsberetning
Styret har i perioden bestått av:
- Sekretær: Knut Eivind Brennhaug
- PR-ansvarlig: Espen Kvernmo
- Kasserer Per Kristian Schanke
- Nettansvarlig: Magne Kværnø
- Materialforvalter: Tor Owesen
- Varamedlemmer Sigurd Gaut, Torgeir Engen, Fredrik Olavesen
Medlemstallsutvikling:
Medlemmer 2015: 177 – Minst 1 semesterbetaling: 49
Medlemmer 2014: 131 – Kun HexCon: 95
Medlemmer 2013: 83 – Kun HexCon: 50
Medlemmer 2012: 154 – Kun HexCon: 113
Aktivitet:
Klubben har arrangert ordinære klubbkvelder hver onsdag.
Klubbsaga:
- Våren 2015: Running Free in Seattle ble avsluttet. Espen Kvernmo og Per Kristian Schanke var storytellere.
- Høsten 2015: Eberron: Root of All Evil ble startet opp høsten 2015 med Henrik Lerdahl og Håvard Svoen som storytellere.
PR:
- Det har blitt holdt stand på Gløshaugen to ganger, i januar og september. Klubbens nye rollup har hatt en merkbar positiv effekt.
- Elever fra medier og kommunikasjon på Charlottenlund VGS lagde video om brettspillaktiviteten på klubben.
- Klubben hadde annonse i Under Dusken (papirutgaven) høsten 2015.
Diverse:
- Klubben har holdt en spilldøgn lørdag 25. april på Rosenborg skole, med 31 deltagere.
- 17. mai: Lunsj på Marinen, og marsj i Borgertoget med Hexagonfanen.
- Klubben hadde arrangement 11. september, som en del av Kulturnatt Trondheim.
- Klubbmesterskap: Det ble avholdt klubbmesterskap i Wrasslin’ som ble vunnet av Sigurd Gaut og Torstein Fjeldstad Selvik.
- Det ble satt ned en komité for å vurdere krav til nye lokaler for klubben. Komitén bestod av Knut Eivind Brennhaug, Espen Kvernmo, Anneke Klaasen og Olava Pedersen. Det ble gjennomført en undersøkelse blant klubbens medlemmer om krav til nye lokaler. Analyse av resultatene finnes på https://docs.google.com/document/d/1BEKoMhjRKXZnhFu74se8sdTDl9a3TCYWeXpIGEmI3BM/edit?usp=sharing
- Dette var hovedfunnene i undersøkelsen:
- De fleste medlemmene er ganske fornøyde med dagens lokaler.
- Rollespillere er generelt mer misfornøyde enn brettspillere.
- 2 personer oppgir dårlige lokaler som grunn til at de ikke kommer på klubben.
- Ca. 25 % tror de ville kommet oftere hvis lokalene hadde vært mer innbydende.
- Flere klager på luftkvalitet i det innerste rommet.
- Det store «brettspillrommet» blir av flere trukket frem som et fortrinn med dagens lokaler.
- De fleste medlemmer er villige til å betale mer enn i dag.
- Vi har per dags dato ikke funnet noen lokaler som er innenfor klubbens økonomiske rammer.
- Dette var hovedfunnene i undersøkelsen:
Innkjøp av spill:
- Yedo
- Guillotine
- Zombie Fluxx
Spillauksjon:
Hexagon holdt spillauksjon høsten 2015, og følgende spill ble solgt:
- Warhammer 40,000:Battle for Macragge 70 NOK
- Warhammer Mighty Empires(+ 2 ekspansjoner) 100 NOK
- Oilboom! 100 NOK
- Kaleidos(uåpnet) 50 NOK
- Titan II 50 NOK
- Mr. Jack 50 NOK
- Circus Maximus: 40 NOK (ikke avhentet)
- Hotell Samoa(mangler eske): 20 NOK (ikke avhentet)
Hexcon:
Klubben har holdt sin årlige spillfestival Hexcon, der temaet var «De syv underverkers tid». Hexcon 2015 ble avholdt 6. november – 8. november. Vi hadde 153 betalende deltagere, derav 25 dagsbilletter. Økonomisk gikk Hexcon med drøyt 11.700 kroner i overskudd. Hexconsjef var Helle Buvik, i komiteen var Hilde Austlid, Karen Marie Karlsvik, Knut Eivind Brennhaug, Per Kristian Schanke, Petter Bossum, Rolf Arne Gandrud, Sigurd Gaut, Olava Pedersen og Torbjørn Larsen. Plakat ble utformet av Thomas Ramsli Rasmussen. Pynting av lokalet ble planlagt og utført av Fredrik Olavesen, Gry Anette Hostvedt Haram, Ida Helene Aspenes Eitrheim, Ingunn Moen, Synøve Fjeldstad Selvik, Torstein Fjeldstad Selvik, og Thomas Ramsli Rasmussen.
Sigurd Gaut har blitt valgt til Hexconsjef for Hexcon 2016.
Årsberetningen er godkjent ved akklamasjon etter et par korrigeringer
Sak 4: Vedtektsendringer
Det er foreløbig ingen forslag til vedtektsendringer.
Ingen forslag til vedtektsendringer kom under generalforsamlingen.
Sak 5: Andre vedtak
Det er foreløbig ingen forslag til andre vedtak.
Ingen forslag til andre vedtak kom under generalforsamlingen.
Sak 6: Godkjenning av regnskap
Regnskap som Google doc spreadsheet:
Revisor:
Det mangler noen bilag. Den mest fremtredende manglen er en utbetaling på omtrendt 1544 NOK i HexCons regnskap som ikke er forklart. Ellers er regnskapet iorden.
Sak 7: Budsjett
Kasserer Per Kristian sitt forslag til budsjett var:
Budsjettforslag 2016
| Inntekter | Budsjettforslag ’16 | Budsjett ’15 | Regnskap ’15 | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| Medlemsskap | 2 000,00 kr | 2 000,00 kr | 2 400,00 kr | 50 |
| Adgang vår | 4 600,00 kr | 4 600,00 kr | 4 000,00 kr | 200 |
| Adgang høst | 6 000,00 kr | 6 000,00 kr | 7 200,00 kr | 200 |
| Adgang kommende vår | 1 000,00 kr | 2 000,00 kr | 800,00 kr | 200 |
| Engangsbilletter | 500,00 kr | 1 000,00 kr | 390,00 kr | |
| Momsrefusjon, Hyperion | 4 000,00 kr | 3 500,00 kr | 5 254,00 kr | |
| Hyperionstøtte | 14 000,00 kr | 14 000,00 kr | 14 301,84 kr | |
| Kaffe, te, mm. | 500,00 kr | 0,00 kr | 574,00 kr | |
| Spilldøgn | 1 000,00 kr | 1 500,00 kr | 930,00 kr | |
| iZettle | 0,00 kr | |||
| Kulturnatt | 0,00 kr | 2 000,00 kr | 0,00 kr | |
| Diverse | 0,00 kr | 0,00 kr | 884,02 kr | |
| Totalt | 33 600,00 kr | 36 600,00 kr | 36 733,86 kr |
| Utgifter | Budsjettforslag ’16 | Budsjett ’15 | Regnskap ’15 | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| Husleie | −24 000,00 kr | −24 000,00 kr | −24 000,00 kr | |
| Overgangsordning | −50,00 kr | |||
| Hyperionkontigent | −1 000,00 kr | −3 000,00 kr | −609,91 kr | |
| Julemarkering | −300,00 kr | −300,00 kr | −178,00 kr | |
| Kaffe, te, mm. | −300,00 kr | −100,00 kr | −298,00 kr | |
| KlubbsagaGM-støtte | −1 250,00 kr | −1 250,00 kr | 0,00 kr | |
| Postboksleie | −1 050,00 kr | −1 000,00 kr | −1 020,00 kr | |
| PR,generell | −2 000,00 kr | −2 000,00 kr | −4 875,00 kr | |
| Spilldøgn | −4 000,00 kr | −4 000,00 kr | 0,00 kr | |
| Spillkjøp | −2 000,00 kr | −2 000,00 kr | −1 022,00 kr | |
| Spillkjøp, klubbsaga | −1 000,00 kr | −1 000,00 kr | 0,00 kr | |
| Webhotell | −230,00 kr | −230,00 kr | 0,00 kr | |
| iZettle gebyr | −275,00 kr | −275,00 kr | −159,02 kr | 2,75% av det som betales på iZettle |
| Kulturnatt | −3 500,00 kr | −3 500,00 kr | −3 750,00 kr | |
| Diverse | −1 500,00 kr | −1 500,00 kr | −421,50 kr | |
| Totalt | −42 405,00 kr | −44 155,00 kr | −36 383,43 kr | |
| Balanse | −8 805,00 kr | −7 555,00 kr | 350,43 kr | |
| Beholdning pr 01.01 | 69 070,65 kr | 68 720,22 kr | 68 720,22 kr | |
| Beholdning pr 31.12 | 60 415,65 kr | 61 165,22 kr | 69 070,65 kr |
Budsjett som Google doc spreadsheet:
Forslag til kontigent og adgang:
- Medlemsskap: 50
- Semesteradgang: 200
- Adgang enkeltgang:
- Medlem: 30
- Ikke-medlem: 40
Hilde kom med forslag om å øke posten PR, generell fra kr 2.000 til kr 5.000 Tor kom med forlag om å øke posten Kaffe, te, mm fra kr 300 til kr 500 Begge tilleggsforslag ble vedtatt ved akklamasjon Budsjettet med tilleggsforslag ble vedtatt ved akklamasjon.
Sak 8: Styrevalg
8a: Styreposter
Styret foreslår følgende poster: Sekretær, PR-ansvarlig, Nettansvarlig, Materialforvalter og Kasserer. Tre varamedlemmer.
Forslaget vedtatt ved aklamasjon.
8b: Valg
Det er 23 stemmeberettigede
Valg av styremedlemmer
| Rolle | Kandidater | Stemmer | Rekkefølge i valget |
|---|---|---|---|
| Sekretær | Knut Eivind Brennhaug | Aklamasjon | 3 |
| Hilde Austlid | Trukket | ||
| PR-ansvarlig | Espen Kvernmo | Aklamasjon | 4 |
| Hilde Austlid | Trukket | ||
| Nettansvarlig | Hilde Austlid | 15 | 2 |
| Felix Tadeus Prinz | 6 | ||
| Blanke | 2 | ||
| Materialforvalter | Tor Owesen | Aklamasjon | 5 |
| Hilde Austlid | Trukket | ||
| Kasserer | Per Kristian Schanke | Aklamasjon | 1 |
Valg av varamedlemmer.
Samtlige kandidater skriver opp 2 navn på en lapp:
| Navn | Stemmer | Terningkast |
|---|---|---|
| Rolf Arne Gandrud | 6 | – |
| Christer | 16 | – |
| Marius Kotsbak | 10 | 16 |
| Fredrik Olavesen | 10 | 4 |
| Blank | 4 | – |
Nytt styre:
- Sekretær: Knut Eivind Brennhaug
- PR-ansvarlig: Espen Kvernmo
- Kasserer: Per Kristian Schanke
- Nettansvarlig: Hilde Austlid
- Materialforvalter: Tor Owesen
- 1.vara: Christer Sundli
- 2.vara: Marius Kotsbak
- 3.vara: Fredrik Olavesen
8c: Valg av revisor
Kandidater:
Sondre Øverås
Valgt ved akklamasjon
Sak 9: Eventuelt
Det var ingen saker på eventuelt.
Hexagon spillklubb 