2018.02.14 Referat fra ordinær generalforsamling

Referat fra ordinær generalforsamling 14.02.2018

Referent: Per Kristian Schanke (sign)

Agenda

 

1. Godkjenning av innkallingen
2. Valg av ordstyrer, referent, og tellekorps
3. Årsberetning
4. Vedtektsendringer
5. Andre vedtak
6. Godkjenning av regnskap
7. Budsjett
8. Styrevalg
   1. Styreposter
   2. Valg
   3. Valg av internrevisor
9. Eventuelt

 

Møtestart: 18:15

Stemmeberettigede: 17

Sak 1: Godkjenning av innkallingen

Innkallingen ble sendt ut på e-post 14.januar og har vært annonsert på klubbkveldene fra og med onsdag 10.januar.

Godkjent ved akklamasjon.

Sak 2: Valg av ordstyrer, referent, og tellekorps

Styret foreslår følgende til rollene:

Ordstyrer

Sigurd Gaut Godkjent ved akklamasjon.

Referent

Per Kristian Schanke Godkjent ved akklamasjon.

Tellekorps

• Sigve Iversen
• Martin Nesbakken

Godkjent ved akklamasjon.

Sak 3: Årsberetning

Styret har i perioden bestått av:

Sekretær

Sigurd Gaut

PR-ansvarlig

Espen Kvernmo

Kasserer

Christer Sundli

Nettansvarlig

Hilde Austlid

Materialforvalter

Per Kristian Schanke

Varamedlemmer

1. Anniken Sandøy
2. Fredrik Olavesen
3. Rolf Arne Gandrud

Medlemstallsutvikling

År	Totalt medlemmer	Kun Hexcon	Medlemmer på klubbkvelder
2017	114	39	62
2016	124	72	52
2015	177	128	49
2014	131	95	36
2013	83	50	33
2012	154	113	41

I 2017 hadde klubben også 13 medlemmer som ikke betalte for semesteradgang, men som kun betalte for medlemsskap.

Aktivitet

Klubben har arrangert ordinære klubbkvelder hver onsdag, med unntak av at spillingen onsdag 31.mai ble flyttet til torsdag 1.juni etter forespørsel fra mannsangsforeningen, og 24.desember og 31.desember da dette var henholdsvis juleaften og nyttårsaften.

Klubbsaga

Våren 2017

Divided we Stand, med hovedspilleder Magnus Ulstein

Høsten 2017

Paranormal division, med hovedspilleder Henrik Lerdahl

PR

• Det har blitt holdt stand på Gløshaugen to ganger, i januar og september. Klubbens nye rollup har hatt en merkbar positiv effekt.
• Klubben hadde stand på samling for støttekontakter i Trondheim kommune i oktober.
• Aktivitet på SiT Aktivitetshus 1.oktober.

Diverse

• Klubben har holdt en spilldøgn lørdag 23. april på WorkWork.
• 17. mai: Lunsj på Marinen, og marsj i Borgertoget med Hexagonfanen.
• Klubben hadde arrangement 15. september, som en del av Kulturnatt Trondheim.
• Klubbmesterskap: Det ble avholdt klubbmesterskap i Wrasslin som ble vunnet av Magical Christmas Girls: Sigurd Gaut og Torstein Fjeldstad Selvik; og klubbmesterskap i Power Grid som ble vunnet av Sigurd Gaut.

Innkjøp av spill

• Manhattan Project
• Game of Thrones
• Roll for the Galaxy

Hexcon

Klubben har holdt sin årlige spillfestival Hexcon, der temaet var jernbane. Hexcon 2017 ble avholdt 27. oktober – 29. oktober på Rosenborg skole. Vi hadde 71 betalende deltagere, derav 31 dagsbilletter. Økonomisk gikk Hexcon med drøyt 4746 kroner i underskudd.

Hexcon-sjef var Knut Eivind Brennhaug, i komiteen var Harald Torvatn, Rolf Arne Gandrud, Sigurd Gaut, Espen Kvernmo, Anniken Sandøy, Jens Petter Gjerp og Petter Tømmerås Bossum. Plakat ble utformet av Anniken Sandøy. Dekorasjonsgruppa bestod av Synøve Fjeldstad Selvik, Gry Anette Haram, Ingunn Moen, Torstein Fjeldstad Selvik, Fredrik Maure Olavesen og Thomas Ramsli Rasmussen.

Sigurd Gaut ble valgt som Hexconsjef for 2018 på ekstraordinær generalforsamling i pausen 01.november 2017.

Godkjent ved akklamasjon.

Sak 4: Vedtektsendringer

Stemmeberettigede: 19

I henhold til klubbens vedtekter paragraf 4 g) kreves det 2/3 flertall ved endring av vedtekter. Med 19 stemmeberettigede innebærer dette at 13 stemmer behøves for at vedtekter skal endres.

1. Tidsfrist for valg av Hexconsjef

Bakgrunn:

Rollen som Hexconsjef er en forholdsvis stor rolle som innebærer mye ansvar over forholdsvis lang tid. Styret ser at det kan være uheldig å prøve og velge en ny Hexconsjef bare dager etter det foregående Hexcon da klubbens medlemmer fremdeles er slitne etter en hel helg med spilling, og aktuelle kandidater muligens vegrer seg for å stille av den grunn. Hvis valget av Hexconsjef utsettes noen uker er det også større mulighet for kandidater til rollen å undersøke med avtroppende Hexconsjef og komite angående mengden arbeid, samt mulig å samle en ny komite.

Gammel paragraf:

6 d) Hexconsjef velges av Hexagons medlemmer på ekstraordinær generalforsamling første klubbkveld etter forrige Hexcon.

Forslag til endring:

6 d) Hexconsjef velges av Hexagons medlemmer på ekstraordinær generalforsamling innen tre klubbkvelder etter forrige Hexcon.

Avstemingssekvens

Skal vedtektsendringsforslaget tas opp i klubbens vedtekter

For	Mot	Avholdne
18	0	1

Endringsforslaget er vedtatt tatt inn i klubbens vedtekter

2. Ny Hexconsjef som styremedlem

Forslaget ble besluttet behandlet etter forslag 5. Rekonstituering av styret da disse endringsforslagene, og motforslag mot disse, påvirker dette forslaget.

3. Styrets vedtaksdyktighet

Bakgrunn:

Styret har ingen definisjoner på når et styremøte er gyldig. Dette er et forslag for å stadfeste dagens praksis.

Originalt forslag til endring:

Ny bokstav mellom nåværende 5 b) og 5 c).

5 c) Styret er vedtaksdyktig når minst 4 styre- og/eller varamedlemmer er tilstede ved et møte som er kalt inn minimum 6 dager før møtedatoen. Minst 3 av de møtende må være faste styremedlemmer.

Justert forslag til endring:

Ny bokstav mellom nåværende 5 b) og 5 c).

5 c) Styret er vedtaksdyktig når minst 4 styre- og/eller varamedlemmer er tilstede ved et møte som er kalt inn minimum 6 dager før møtedatoen. Minst halvparten av de faste styremedlemmene må være møtende.

Avstemingssekvens

Hvilket endringsforslag

Styrets originale forslag ble foreslått opprettholdt, så 1. avstemning er valg mellom de to forslagene.

Originalt	Justert	Avholdne
1	17	1

Det justerte forslaget ble valgt for avstemming om å bli tatt inn i klubbens vedtekter.

Skal vedtektsendringsforslaget tas opp i klubbens vedtekter

For	Mot	Avholdne
19	0	0

Endringsforslaget er vedtatt tatt inn i klubbens vedtekter

4. Tale- og stemmerett i styret

Bakgrunn

Styret har ingen definisjoner på hvem som har tale- og stemmerett under styremøter. Dette er et forslag for å stadfeste dagens praksis.

Justert forslag til endring

Ny bokstav mellom nåværende 5 b) og 5 c), og om endringen i forslag 3 vedtas, mellom nye 5 c) og gamle 5 c).

5 d) Styre- og varamedlemmer har møte-, tale-, og stemmerett under styremøter. Styret kan i enkeltsaker gi andre talerett under saksbehandling. Ved stemmelikhet er møteleder avgjørende.

Medlemsforslag innlevert under møtet

Ny bokstav mellom nåværende 5 b) og 5 c), og om endringen i forslag 3 vedtas, mellom nye 5 c) og gamle 5 c).

5 d) Ved styremøter gjelder følgende retningslinjer for møte-, tale-, og stemmerett:

5 d) i) Styre- og varamedlemmer har møte- og talerett på styremøter.

5 d) ii) Under møtet har alle styremedlemmer stemmerett.

5 d) iii) Dersom et styremedlem er fraværende eller inhabil så overtar, i prioritert rekkefølge i henhold til paragraf 4 i), et varamedlem stemmeretten.

5 d) iv) Ved stemmelikhet er møteleder avgjørende.

5 d) v) Styret har mulighet til å vedta å innvilge taletid til andre personer som er invitert til styremøtet.

Avstemingssekvens

Hvilket endringsforslag

Styrets forslag ble foreslått opprettholdt, så 1. avstemning er valg mellom de to forslagene.

Medlemsforslag	Styrets forslag	Avholdne
17	1	1

Medlemsforslaget ble valgt for avstemming om å bli tatt inn i klubbens vedtekter.

Skal vedtektsendringsforslaget tas opp i klubbens vedtekter

For	Mot	Avholdne
19	0	0

Endringsforslaget er vedtatt tatt inn i klubbens vedtekter

5. Rekonstituering av styret

Bakgrunn

Hexagon har ingen skrevne regler for hva styret skal gjøre ved behov for justering av arbeidsoppgaver innad i styret eller ved frafall av styremedlemmer. Dette forslaget har til hensikt å tydeliggjøre styrets muligheter.

Dette forslaget innebærer også et underpunkt (5 e) i)) som gir styret anledning til å fjerne styremedlemmer som ikke møter på styremøter uten begrunnelse. Styret ønsker ikke å innføre dette punktet fordi det er et problem idag, men for å sikre at styret har sanksjonsmuligheter om problemet skulle oppstå, samt at det styremedlemmet det stilles mistillit mot har en ryddig og klar prosess hvis styret mener at sanksjoner er nødvendig.

Under 5 e) i) i forslaget står det «[…]. Om styret fremdeles har færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 5 a) skal det normalt sett innkalles til ekstraordinær generalforsamling for supplering av styret.». Formuleringen «normalt sett» kommer av at om styret mister et medlem kort tid før generalforsamling (1-2 måneder før en ordinær generalforsamling) og ingen varaer trer inn i styret er det hensiktsmessig å kalle inn til en ekstraordinær generalforsamling som må kalles inn med 3 ukers frist for dermed å velge inn et nytt styremedlem som i praksis ikke har noe med styret å gjøre.

Forslag til endring:

2 nye punkter mellom gamle paragraf 5 d) og 5 e)

5 e) Hvis styret finner det hensiktsmessig å rekonstituere seg, kan styret gjøre dette. Endringene skal annonseres til klubbens medlemmer.

5 e) i) Gjennomføring av rekonstituering av styret:

• Styremedlemmer kan bytte roller
• Arbeidsoppgaver kan flyttes fra en rolle til en annen rolle
• Om styret får færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 5 a) skal varamedlemmene spørres i valgt rekkefølge om de ønsker å tre inn i styret. Om styret fremdeles har færre styremedlemmer enn fastsatt i paragraf 5 a) skal det normalt sett innkalles til ekstraordinær generalforsamling for supplering av styret.

 

Avstemingssekvens

Skal vedtektsendringsforslaget tas opp i klubbens vedtekter

For	Mot	Avholdne
15	0	4

Endringsforslaget er vedtatt tatt inn i klubbens vedtekter

2. Ny Hexconsjef som styremedlem

Forslaget ble besluttet behandlet her da disse endringsforslag 3, 4, og 5, og motforslag mot disse, påvirker dette forslaget.

Bakgrunn

Hexconsjefen er ifølge paragraf 5 a) ii) en del av Hexagonsstyre. Dette resulterer i enkelte utfordringer om et sittende styremedlem ønsker å bli ny Hexconsjef da det ikke er tydelig om vedkommende må tre ut av rollen som styremedlem for å kunne stille til valg som Hexconsjef, om vedkommende kan sitte i et redusert styre, eller om styret må rekonstituere seg. Formålet med denne endringen er å tydeliggjøre dette.

Forslag til endring:

Ny bokstav under 6 d).

6 d) i) Hvis den nyvalgte Hexconsjefen allerede har et styreverv i Hexagons styre konstitueres et varamedlem inn som styremedlem, og styret vurderer om rekonstituering er nødvendig.

Medlemsforslag innlevert under møtet

Ny bokstav under 6 d).

Hvis den nyvalgte Hexconsjefen allerede har et styreverv i Hexagons styre fratrer vedkommende fra det opprinnelige styrevervet og det konstitueres et varamedlem inn som styremedlem, og styret vurderer om rekonstituering er nødvendig.

Avstemingssekvens

Hvilket endringsforslag

Styrets forslag ble foreslått opprettholdt, så 1. avstemning er valg mellom de to forslagene.

Medlemsforslag	Styrets forslag	Avholdne
3	14	2

Styrets forslag ble valgt for avstemming om å bli tatt inn i klubbens vedtekter.

Skal vedtektsendringsforslaget tas opp i klubbens vedtekter

For	Mot	Avholdne
17	1	1

Endringsforslaget er vedtatt tatt inn i klubbens vedtekter

6. Sanksjonsmuligheter

Bakgrunn

I dagens vedtekter under paragraf 2 d) anledning til å «[…] straffe blant annet skjødesløshet med klubbens materiell, og andre grove brudd på klubbreglene, med utviselse og erstatningskrav.». Per idag står det ingenting i klubbens vedtekter om hvilke muligheter styret har til å komme med sanksjoner. Styret ønsker med dette å formalisere et regelverk.

Styret kommer IKKE med dette forslaget fordi det har vært noen saker som har hatt behov for alvorlige sanksjoner, og heller ikke fordi vi ser at dette kan bli noe problem. Grunnen til at styret kommer med dette forslaget er for å gi styret de verktøyene det trenger for å håndtere en hypotetisk situasjon. Med untak av det som står under det foreslåtte punktet 2 g) (om erstatningsplikter) forventer styret at dette forblir sovende paragrafer.

Forslagene under nytt punkt 2 f) omhandler sanksjoner på bakgrunn av handlinger og oppførsel som ikke er passende. Forslaget inneholder informasjon om hva som kan resultere i sanksjoner, og hvordan sanksjonene gjennomføres. Forslaget innholder også rettigheter for medlemmet det sanksjoneres mot og eventuelle fornæremede, og en prosess for hvordan sanksjonen skal vedtas. Styret håper å aldri få behov for denne paragrafen, men ønsker å ha den om situasjonen skulle oppstå.

Forslagene under nytt punkt 2 g) omhandler erstatningsplikt ved skader på enten klubbens eiendeler eller ved at et eller flere medlemmer utløser en erstatningsplikt ovenfor eksterne parter. Den mest aktuelle bruken av denne paragrafen er ved tap av lånte spill.

Forslagene under nytt punkt 2 h) er for å gi medlemmer det sanksjoneres mot en anledning til å få en behandling under en ekstraordinær generalforsamling i saker styret har ment at en mer alvorlig sanksjon har vært nødvendig.

Forslag til endring:

3 nye bokstaver etter dagens paragraf 2 e)

2 f) Ved brudd på klubbens regelverk, Norges lover, og/eller normalt god oppførsel har styret følgende sanksjonsmuligheter:

• Et styremedlem alene kan bortvise et medlem fra det aktuelle arrangementet. Styremedlemmet oppfordres til å forankret vedtaket med andre styremedlemmer som er på arrangementet. Vedtaket kan ikke ankes, men medlemmet har normal adgang på fremtidige arrangementer.
• Ved gjentatte og/eller grove brudd kan styret utestenge et medlem for en periode. Denne utestengelsesperioden kan være uker, måneder, semester, år, eller permanent. Utestengelse bør være siste utvei, høyere straffeperioder bør kun benyttes hvis lavere straffeperioder er prøvd tidligere, og tilbud om forhandling skal forekomme før styrebehandling.

 

2 f) i) Medlemmet har talerett ved behandlingen av saken, og har anledning til å ta med en talsperson som også har talerett.

2 f) ii) I tilfeller der det er en eller flere fornærmede har disse også talerett ved behandling av saken samt anledning til å ha med en talsperson med talerett. Fornærmede kan også innvilges anonymitet om dette ønskes.

2 f) iii) Styrets leder kan alene vedta at et medlem ikke har adgang på klubben før styrebehandlingen er gjennomført. Styret skal i slike tilfeller behandle saken ved første anledning.

2 g) Et medlem som gjør klubben erstatningspliktig ovenfor ekstern parter, eller påfører materielle skader på eller tap av klubbens eiendeler, er erstatningspliktig for kostnadene som påføres klubben.

• Verdien av klubbens spill og eiendeler reduseres med 15% av innkjøpspris per år i klubbens eie, ned til et minimum av kr 100.
• Gjenstander med en innkjøpspris under kr 100 erstattes til innkjøpspris.
• Erstatningsplikt ovenfor eksterne parter er normalt den fulle summen det søkes erstatning for.

 

2 g) i) Medlemmet kan velge mellom å skaffe erstatninger for skadet eller tapt materiell, eller betale erstatning basert på reglene over.

2 g) ii) Styret og medlemmet avtaler en tidsfrist for erstatning, og om denne avtalen ikke holdes eller ikke kan oppnås, kan medlemmet nektes adgang frem til erstatningen er betalt.

2 h) I saker i henhold til 2 f) eller 2 g) hvor styret har vedtatt utestengelse på mer enn en måned, eller erstatningssummer på over kr 500, har medlemmet anledning til å anke til en ekstraordinær generalforsamling for å behandle saken. Gjennomføring av ekstraordinær generalforsamling skal gjennomføres etter avtale, og så tidlig som hensiktsmessig. Styret kan avgjøre om en anke har oppsettende virkning for utestengelsen.

Avstemingssekvens

Skal vedtektsendringsforslaget tas opp i klubbens vedtekter

For	Mot	Avholdne
17	0	1

Endringsforslaget er vedtatt tatt inn i klubbens vedtekter

7. Styrets myndighet

Medlemsforslag innlevert under møtet. Endring av paragraf 5 a)

Gammel paragraf:

5 a) Styret er HEXAGONs utøvende organ. Styret består av 6 medlemmer.

Forslag til endring:

5 a) Styret er HEXAGONs utøvende organ; klubbens øverste myndighet mellom generalforsamlingene. Styret består av 6 medlemmer.

Avstemingssekvens

Skal vedtektsendringsforslaget tas opp i klubbens vedtekter

For	Mot	Avholdne
12	2	5

Endringsforslaget faller da det ikke oppnår det nødvendige 2/3 flertall.

8. Inhabilitet

Medlemsforslag innlevert under møtet.

Forslag til endring

Ny bokstav mellom gamle paragrag 5 d) og 5 e), etter nye 5 e) fra forslag 5.

5 f) Inhabilitet: Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål som medlemmet selv eller dennes nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i.

Avstemingssekvens

Skal vedtektsendringsforslaget tas opp i klubbens vedtekter

For	Mot	Avholdne
15	1	3

Endringsforslaget er vedtatt tatt inn i klubbens vedtekter

Sak 5: Andre vedtak

1. Kontingent, adgang, og refusjon for spilledere

Styret forslår følgende satser:

• Medlemsskap: 50
• Semesteradgang: 200
• Adgang enkeltgang: 30
• Refusjon spilledere: 30 pr gang som spilleder, oppad begrenset til 200 pr semester

Avstemingssekvens

Skal forslaget vedtas

For	Mot	Avholdne
19	0	0

Forslaget er vedtatt.

2. Retningslinjer for varsler og klager

Medlemsforslag innlevert under møtet.

Styret oppfordres til å utvikle vidre retningslinjer for mottak og behandling av varsler og klager; samt vurdere behov for taushetsplikt.

Avstemingssekvens

Skal forslaget vedtas

For	Mot	Avholdne
14	1	4

Forslaget er vedtatt.

Sak 6: Godkjenning av regnskap

Hexagon

Inntekter
	Kommentarer	Budsjett 2017	Regnskap 2017
Medlemsskap 17	50,-	2 000,00 kr	3 900,00 kr
Adgang 16	GM-støtte		800,00 kr
Adgang vår 17	200,-	5 000,00 kr	7 000,00 kr
Adgang høst 17	200,-	6 000,00 kr	10 400,00 kr
Engangsbilletter	30 (medlem)	500,00 kr	210,00 kr
Momsrefusjon, Hyperion		4 000,00 kr	3 842,00 kr
Hyperionstøtte		14 000,00 kr	15 466,98 kr
Kaffe, te, mm.		500,00 kr	653,00 kr
Spilldøgn		0,00 kr	0,00 kr
iZettle			0,00 kr
Kulturnatt		0,00 kr	0,00 kr
Diverse		0,00 kr	845,26 kr
Totalt uten HexCon		32 000,00 kr	43 117,24 kr
iZettle – HexCon			12 241,00 kr
Totalt		32 000,00 kr	55 358,24 kr

Utgifter
	Kommentarer	Budsjett 2017	Regnskap 2017
Husleie		−24 000,00 kr	−24 000,00 kr
Hyperionkontigent		−1 000,00 kr	−468,54 kr
Julemarkering		−300,00 kr	−168,00 kr
Kaffe, te, mm.		−300,00 kr	−947,59 kr
KlubbsagaGM-støtte		−1 250,00 kr	−2 080,00 kr
Postboksleie		−1 050,00 kr	−1 170,00 kr
PR,generell		−3 000,00 kr	0,00 kr
Spilldøgn		−3 000,00 kr	−2 925,00 kr
Spillkjøp		−2 000,00 kr	−1 802,00 kr
Spillkjøp, klubbsaga		−1 000,00 kr	0,00 kr
Webhotell		−1 500,00 kr	−1 836,07 kr
Domene		−230,00 kr	0,00 kr
Bankgebyr		−200,00 kr	−210,00 kr
iZettle gebyr		−275,00 kr	−312,44 kr
Vipps gebyr			−34,97 kr
Kulturnatt		−3 500,00 kr	−3 750,00 kr
Diverse		−1 000,00 kr	−2 015,00 kr
Totalt uten HexCon		−43 605,00 kr	−41 719,61 kr
iZettle – HexCon			−11 904,12 kr
iZettle gebyr – HexCon			−336,88 kr
Totalt		−43 605,00 kr	−53 960,61 kr

	Budsjett 2017	Regnskap 2017
Balanse	−11 605,00 kr	1 394,63 kr
Beholdning 01.01.2017		65 946,39 kr
Inn og ut hele året		1 397,63 kr
Beholdning 31.12.2017		67 344,02 kr

Kommentar: Adgang 16 er for betaling av GM støtte til de som var GM’er i 2016, men som først fikk refundert dette i form av etterbetalt adgang for 2016 i 2017

Hexagons regnskap ble godkjent ved akklamasjon.

Hexcon

Inntekter
	Kommentarer	Budsjett 2017	Regnskap 2017
Forhåndspåmelding	180,00 kr	8 640,00 kr	4 860,00 kr
I døra	240,00 kr	4 080,00 kr	3 360,00 kr
Nye medlemmer	50,00 kr	3 200,00 kr	2 400,00 kr
Bankett	200,00 kr	5 400,00 kr	5 400,00 kr
Dagsbillett	120,00 kr	3 240,00 kr	1 920,00 kr
Dagsbillett, forhånd	60,00 kr	300,00 kr	900,00 kr
Kiosk		19 000,00 kr	8 221,00 kr
Støtte		0,00 kr	0,00 kr
Diverse		0,00 kr	156,00 kr
Totalt		43 860,00 kr	27 217,00 kr

Utgifter
	Kommentarer	Budsjett 2017	Regnskap 2017
Deltager.no		0,00 kr	0,00 kr
Lokalleie			0,00 kr
Bodleie		−5 670,00 kr	−5 400,00 kr
Kiosk		−9 168,00 kr	−7 079,05 kr
Bankett		−7 113,00 kr	−6 119,98 kr
Brødmat		−670,00 kr	0,00 kr
PR – Bokmerker		−3 021,00 kr	0,00 kr
PR – Dra opp plakat			0,00 kr
PR – Plakater		−3 021,00 kr	0,00 kr
PR – Diverse			0,00 kr
Billettbånd		−2 200,00 kr	0,00 kr
Porto		0,00 kr	0,00 kr
Kontormaterialer		−500,00 kr	0,00 kr
Dekorasjon		−5 175,00 kr	−4 915,84 kr
Kjøregodtgjørelse		−2 507,00 kr	−2 772,60 kr
Utstyr		−4 000,00 kr	0,00 kr
iZettle gebyr		−500,00 kr	−366,88 kr
Refusjon		0,00 kr	0,00 kr
Diverse			−5 308,50 kr
Totalt		−43 545,00 kr	−31 962,85 kr

	Budsjett 2017	Regnskap 2017
Balanse	315,00 kr	−4 745,85 kr
Beholdning 01.01.2017		47 567,81 kr
Inn og ut hele året		−4 745,85 kr
Beholdning 31.12.2017		42 821,96 kr

Styret forslår å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling onsdag 7.mars kl 20:30 for å behandle Hexcons regnskap basert på Revisors beretning.

Avstemingssekvens

Skal forslaget vedtas

For	Mot	Avholdne
18	0	1

Forslaget er vedtatt.

Revisjonsberetning

Før vi kan godkjenne regnskapene for Hexagon og Hexcon i 2017 må generalforsamlingen godkjenne at Sverre B. Midthjell tok over rollen som internrevisor da den valgte internrevisoren dessverre ikke hadde anledning til å gjennomføre jobben.

Endring av intern revisor ble godkjent ved akklamasjon.

Revisjonsberetning for Hexagon og Hexcon 2017

Jeg har trådt inn som revisor for Hexagon og Hexcon på bakgrunn av utlysning 11. februar etter at valgt revisor ikke lenger var tilgjengelig. Jeg er ikke på forhånd valgt av generalforsamlingen, og denne beretningen avgis derfor under forutsetning av at generalforsamlingen 2018 godkjenner meg som revisor før behandling.

Beretningen er avlagt på bakgrunn av det som har vært realistisk å gjennomføre mellom 12. februar og årsmøtet 14. februar. Jeg må derfor ta forbehold om at jeg ikke har gjennomført en fullverdig revidering av regnskapene, men jeg har hatt møte med kassererne for Hexagon og Hexcon, sett over regnskapene og gjort noen stikkprøvekontroller av bilag.

Basert på fremlagt dokumentasjon og møte med kassererne er det mitt inntrykk at regnskapene til Hexagon og Hexcon er ryddig satt opp, og med god orden i bilag. Regnskapene er ført som enkle kontantregnskap, noe som er vanlig i foreninger av denne størrelsen, og gir en oversikt over utgifter og inntekter i regnskapsåret.

Det er to avvik i regnskapet for Hexcon som bør påpekes spesielt:

• Det er et avvik på 3 580 kr mellom registrerte betalinger i Izettle og kontantbeholdningen. Dette er ikke mulig å si om dette skyldes feil i registreringer eller om det er penger som er borte. Avviket fremgår ikke tydelig av regnskapsoversikten, men ligger i posten «diverse». På grunn av dette er også den reelle inntekten fra kiosksalget betydelig lavere, noe som har ført til at kiosken har gått med betydelig underskudd i 2017.
• I regnskapet er fordelingen av kioskinntektene mellom bank og kasse ikke reelle, så det burde heller bare vært ført som én post for bank og én post for kasse.

Håndtering av kontanter er et særskilt risikoområde i all økonomistyring, men spesielt i frivillige organisasjoner. Både Hexagon og Hexcon kan med fordel få bedre rutiner på opptelling av kontanter og overføring til bank. Det er også en fordel om man oppfordrer til at flest mulig betalinger gjøres elektronisk.

• For Hexagon bør kassen telles opp når den har vært i bruk, og et skjema for opptelling signeres av en person i tillegg til kasserer. Det bør til enhver tid ikke være mer penger i kassen enn nødvendig, og det overskytende settes inn på bankkonto med jevne mellomrom.
• For Hexcon bør kontantkassen ideelt sett telles opp hver gang det er vaktskifte i kiosken, men minst én gang hver dag, og ved conens avslutning. Alle kontanter bør settes inn i bank så raskt som mulig etter avsluttet con. Kasserer har oppgitt at dette enda ikke har skjedd for Hexcon 2017.

Jeg har ellers noen generelle innspill til forbedringer av rutiner som er formidlet kassererne:

• Det er en fordel om bilag fortløpende scannes og oppbevares elektronisk slik at hele styret har tilgang til dem. Dette reduserer risikoen for at papirbilag forsvinner.
• Medlemskontingent krevd inn på Hexcon bør overføres til Hexagons konto og regnskap med et bilag som viser hvem som har betalt kontingent, slik at alle kontingenter fremgår av Hexagon-regnskapet.
• Det bør skrives noter til regnskapet som gir en forklaring til den som skal lese regnskapet av hvordan ting er ført. Særlig bør avvik og uvanlige poster forklares.

Trondheim, 13.2.2018

Sverre B. Midthjell

Sak 7: Budsjett

Budsjettforslag 2018 for Hexagon

Inntekter
	Budsjettforslag 2018	Budsjett 2017	Regnskap 2017	Kommentar
Medlemsskap	3 000	2 000	3 900.00	50
Adgang tidligere år			800.00	GM-støtte
Adgang vår	6 000	5 000	7 000.00	200
Adgang høst	8 000	6 000	10 400.00	200
Engangsbilletter	300	500	210.00	30
Momsrefusjon, Hyperion	4 000	4 000	3 842.00
Hyperionstøtte	14 000	14 000	15 466.98
Kioskrestesalg	500	500	653.00
Diverse	0	0	845.26
Totalt	35 800.00	32 000.00	43 117.24

Utgifter
	Budsjettforslag 2018	Budsjett 2017	Regnskap 2017	Kommentar
Husleie	– 24 000	– 24 000	– 24 000
Hyperionkontigent	– 1 000	– 1 000	– 468.54
Julemarkering	– 300	– 300	– 168.00
Kaffe, te, mm.	– 1 000	– 300	– 947.59
KlubbsagaGM-støtte	– 1 500	– 1 250	– 2 080.00
Postboksleie	– 1 130	– 1 050	– 1 170.00
PR,generell	– 3 000	– 3 000	0.00
Spilldøgn	– 3 000	– 3 000	– 2 925.00
Spillkjøp	– 3 000	– 2 000	– 1 802.00
Spillkjøp, klubbsaga	– 1 000	– 1 000	0.00
Innkjøp terningsett	– 1 000			Kun for 2018. Terningsett for rollespill. 3xDnd-sett, 3xd10-sett, 1xd6-sett (små d6’er)
Webhotell	– 1 900	– 1 500	– 1 836.07
Domene	– 230	– 230	0.00
Bankgebyr	– 250	– 200	– 210.00
iZettle gebyr	– 250	– 275	– 312.44	2,75% av beløp
Vipps gebyr	– 100		– 34.97	1.75% av beløp
Kulturnatt	– 3 750	– 3 500	– 3 750.00
Diverse	– 1 000	– 1 000	– 2 015.00
Totalt	– 47 410.00	– 43 605.00	– 41 719.61

	Budsjettforslag 2018	Budsjett 2017	Regnskap 2017	Kommentar
Balanse	– 11 610	– 11 605	1 398
Beholdning pr 01.01	67 341.02	65 946.39	65 946.39
Beholdning pr 31.12	55 731.02	54 341.39	67 344.0

Avstemingssekvens

Skal budsjettet vedtas

For	Mot	Avholdne
19	0	0

Budsjettet er vedtatt.

Sak 8: Styrevalg

Styreposter

Styret foreslår de samme postene som vanlig:

• Generalsekretær,
• PR-ansvarlig,
• Nettansvarlig,
• Materialforvalter,
• Kasserer,
• Tre varamedlemmer.

Endringer av styreinstruks

Medlemsforslag innlevert under møtet.

Forslag til tillegg

Hvis styrets leder ikke møter på et styremøte, skal styre velge en møteleder før andre saker tas opp.

Avstemingssekvens

Skal endringsforslaget vedtas

For	Mot	Avholdne
18	0	1

Endringsforslaget er vedtatt.

Valg

Generalsekretær

Sekvens i valg: 1

Kandidat	Kommentar	Valg
Per Kristian Schanke		Akklamasjon

PR-ansvarlig

Sekvens i valg: 2

Kandidat	Kommentar	Valg
Torgeir Engen		Akklamasjon

Nettansvarlig

Sekvens i valg: 3

Kandidat	Kommentar	Valg
Hilde Austlid		Akklamasjon

Materialforvalter

Sekvens i valg: 5

Kandidat	Kommentar	Valg
Per Kristian Schanke	Trukket etter valg av Generalsekretær	Trukket
Christer Sundli	Trukket etter valg av Kasserer	Trukket
Knut Eivind Brennhaug		Akklamasjon

Kasserer

Sekvens i valg: 4

Kandidat	Kommentar	Valg
Christer Sundli		Akklamasjon

Tre varamedlemmer

Sekvens i valg: 6

Kandidat	Kommentar	Stemmer	Rangering
Rolf Arne Gandrud		11	2
Torgeir Engen	Trukket etter valg av PR-ansvarlig	Trukket	–
Rune Sivertsen		15	1
Sondre Øverås		10	3

Valg av internrevisor

Valg av internrevisor

Kandidat	Kommentar	Valg
Espen Kvernmo		Akklamasjon

Sak 9: Eventuelt

Styret har ingen saker til eventuelt.

Det har ikke kommet inn noen saker til eventuelt.

Møtet avsluttet ca 21:20.