Referat fra Hexagons generalforsamling 2021

Onsdag 24.mars 2021

Referent: Hilde Austlid

Årsmøtet 2021 ble gjennomført digitalt via Google Meet, med åpne avstemminger via håndsopprekking i Google Meet. Styret hadde forberedt hemmelig avstemming via Election Buddy (som har høy sikkerhet), men årsmøtet valgte å bruke Strawpoll (som er enklere og raskere å sette opp).

Det var 9 stemmeberettigede til stede.

  1. Godkjenning av innkallingen
  2. Valg av:
    1. Ordstyrer
    2. Referent
    3. Tellekorps (2 personer)
  3. Årsberetning
  4. Økonomi
    1. Regnskap for 2020
      1. Hexagon
      2. Hexcon
      3. Kontobeholdninger
      4. Revisors beretning
    2. Hexagons budsjett for 2021
    3. Kontingent, adgang og spillederrefusjoner 2021
  5. Vedtektsendringer
  6. Ordinære vedtekter
    1. Styreinstruks for Hexconsjef
  7. Valg
    1. Hvilke poster skal Hexagon ha
    2. Valg av styre
    3. Valg av intern revisor
  8. Heving av møtet

Sak 1. Godkjenning av innkallingen

I henhold til klubbens vedtekter [1] §4 e) skal ordinær generalforsamling gjennomføres på en klubbkveld i februar eller mars, og i henhold til §4 c) skal skriftlig innkalling til ordinær generalforsamling sendes ut senest 3 uker før gjennomføringen av generalforsamlingen, samt kunngjøres muntlig og skriftlig på de tre foregående klubbkveldene.

Første informasjonen om generalforsamlingen ble lagt ut på klubbens nettsider, sendt ut på e-post og delt på Facebook 6.januar.

Formell innkalling ble sendt gjennom alle de samme kanalene, og annonsert under den digitale spillkvelden onsdag 3.mars, og har vært annonsert de påfølgende to digitale spillkveldene: 10. og 17.mars.

Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallingen. Vedtatt ved akklamasjon.

Sak 2. Valg av møteledelse

Sak 2.1 Valg av møteleder

Styret foreslår Per Kristian Schanke som møteleder for generalforsamlingen.

Forslag til vedtak: Per Kristian Schanke velges som møteleder. Vedtatt ved akklamasjon.

Sak 2.2 Valg av referent

Styret foreslår Hilde Austlid som referent for generalforsamlingen.

Forslag til vedtak: Hilde Austlid velges som referent. Vedtatt ved akklamasjon.

Sak 2.3 Valg av tellekorps

Styret foreslår Henrik Kvamsdal og Marius Kotsbak som tellekorps for generalforsamlingen.

Forslag til vedtak: Henrik Kvamsdal og Marius Kotsbak velges som tellekorps

Sak 3. Årsberetning

Se eget dokument – https://docs.google.com/document/d/1xyvFa4lXO8OyaJvvJYK8GGlLMROO0SHz38sq1EO7Z4U

Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner Hexagons årsberetning for 2020. Godkjent ved akklamasjon.

Sak 4. Økonomi

Sak 4.1 Hexagon og Hexcons regnskap for 2020

Sak 4.1.i Hexagons regnskap for 2020

Se eget dokument – https://drive.google.com/file/d/1YLGsUYDV38gOcCN7XlWdPBvid2MWAqm2

Spørsmål til regnskapet: Lave utgifter til spillkjøp, selv om klubben kjøpte inn to spill. Forklaring: Materialforvalter ba ikke om refusjon av utgiftene før i 2021.

Sak 4.1.ii Hexcons regnskap for 2020

Se eget dokument – https://drive.google.com/file/d/1J39lr8w5LtHv214mEYJPYyRe9wEo5ahr

Sak 4.1.iii Kontobeholdninger

HexagonHexconTotalt
KasseBankTotaltKasseBankTotalt
01.01.20201 68165 314,2566 995,25029 970,9529 970,9596 966,20
31.12.20201 40872 684,3774 090,37019 677,3619 677,3693 767,73

I tillegg har Hexagon -200 kr på Vipps-konto (fordi noen har betalt inn ved en feil, og deretter fått refundert pengene).

Sak 4.1.iv Revisors beretning for Hexagon og Hexcons regnskap for 2020

Se eget dokument – https://docs.google.com/document/d/1zTSjmhQLPX1VqdrtX34ZlhEMEw9Vl1fOrFW9It9orp4/edit?usp=sharing 

Forslag til vedtak: Hexagon og Hexcon sine regnskap for 2020 godkjennes. Godkjent ved akklamasjon.

Sak 4.2 Hexagons budsjett for 2021

Se eget dokument – https://docs.google.com/spreadsheets/d/1c2bSQ8VWbsUjimO5R8XQRk2bx-Ecn1XYgmO9bWr2egk

Forslag til vedtak: Hexagon sitt budsjett for 2021 godkjennes. Godkjent ved akklamasjon.

Sak 4.3 Kontingent, adgang og spillederrefusjoner for 2021

I tråd med myndighetenes krav til medlemsbetaling foreslår Hexagonstyret å beholde kontingenten for kalenderåret 2021 på kr 50,-

Når det gjelder adgang foreslår Hexagonstyret å holde enkeltgangsadgangen på kr 30, mens adgang for vårsemesteret settes til kr 100 og høstsemesteret holdes som normalt til kr 200.

Spilleder refusjonen settes til kr 30 pr kveld, maks kr 100 for vårsemesteret, og maks kr 200 for høstsemesteret.

Forslag til vedtak: For kalenderåret 2021 settes kontingenten til kr 50, adgang enkeltgang til kr 30, adgang for vårsemesteret settes til kr 100, og adgang for høstsemesteret til kr 200. Spillederrefusjonen settes til kr 30 pr kveld, oppad begrenset til adgangen for det gjeldende semesteret.

Vedtatt ved akklamasjon.

Sak 5. Vedtektsendringer

Styret har ingen vedtektsendringsforslag.

Det har ikke kommet inn noen vedtektsendringsforslag.

Sak 6. Ordinære vedtak

Sak 6.1 Styreinstruks for Hexconsjef

Se eget dokument – https://docs.google.com/document/d/17yWX9HZo6aMmTUZXZX5O3i0UhQuOR5sYzICozI8wYlg

Forslag til vedtak: Styreinstruksen for Hexconsjef blir lagt til med de andre styreinstruksene. Vedtatt ved akklamasjon.

Sak 7. Valg

Sak 7.1 Hvilke styreposter skal Hexagon ha

Styre innstiller på at Hexagon har følgende styreposter:

  • Generalsekretær
  • Kasserer
  • PR-ansvarlig
  • Nettansvarlig
  • Materialforvalter
  • Hexconsjef (ikke på valg, velges ved ekstraordinær generalforsamling i november)
  • Tre varastyremedlemmer

Forslag til vedtak: Generalforsamlingen velger styremedlemmer til de innstilte styrepostene. Vedtatt ved akklamasjon.

Sak 7.2 Valg av styre

Følgende personer stilte til valg:

  • Generalsekretær: Per Kristian Schanke. Valgt ved akklamasjon
  • Kasserer: Knut Eivind Brennhaug. Valgt ved akklamasjon
  • PR-ansvarlig: Torgeir Engen. Valgt ved akklamasjon
  • Nettansvarlig: Harald Torvatn. Valgt ved akklamasjon
  • Materialforvalter: Christian Holden. Valgt ved akklamasjon

Sak 7.2.vi Valg av varastyremedlemmer

Følgende personer stilte til valg: Henrik Kvamsdal, Rolf Arne Ganderud, Marius Kotsbak.

Avstemming ble gjort via Strawpoll. Strawpoll hadde den ulempen at når to stemmeberettigede satt på samme lokalnett fikk bare en av dem stemt, men siden det var mer enn en stemmes forskjell mellom kandidatene godtok det medlemmet som ikke fikk stemt å stemme avholdende i stedet.

Resultat: 

1.vara: Henrik Kvamsdal (8 stemmer)

2.vara: Rolf Arne Ganderud (5 stemmer)

3.vara: Marius Kotsbak (3 stemmer)

Sak 7.3 Valg av internrevisor

Kristoffer Fiskvik stilte som internrevisor. Godkjent ved akklamasjon.

Sak 8. Heving av møtet

Det avtroppende styret takker for oppmøtet og ønsker det påtroppende styret lykke til med styrearbeidet i 2021.

Referanser

1: Klubbens vedtekter: https://hexagonspillklubb.wordpress.com/om-klubben/styre-og-stell/klubbregler-og-ordinaere-vedtak/