Styreinstrukser

Stillingsinstruks for styret i Hexagon, oppdatert etter genfors 2024. Stillingsinstrukser for:

• Styret
• Sekretær
• PR-ansvarlig
• Materialforvalter
• Kasserer
• Nettansvarlig
• Hexconsjef
• Varamedlemmer i styret

Styret

Styret i Hexagon har som oppgave å legge forholdene til rette for klubbens aktiviteter innenfor områdene definert i vedtektene §1 b). Som et minimum plikter styret å:

• Avholde generalforsamling i henhold til vedtektene §3 en klubbkveld i februar-mars.
• Avholde ekstraordinær generalforsamling ved behov.
• Sørge for at lokalene er låst opp på klubbkvelder, og at noen fra styret, eller noen som er utpekt fra styret, låser lokalene etter at alle er ferdige å spille. Styremedlemmene kan kaste ut medlemmer som ikke har gått kl 23.45 dersom ingen av dem kan eller vil ta ansvaret for låsingen.
• Sørge for at klubben har en økonomi som gjør det mulig å betale leie for Hexagons lokaler minst én dag i uken. Dette gjøres gjennom å samle inn medlemskontingent og andre tiltak styret finner hensiktsmessig. Dersom generalforsamlingen i klubben har vedtatt en medlemskontingent som ikke gjør dette mulig, plikter styret, så snart det oppdager dette, å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling. Styret bør også vurdere alternative lokaler. Det bør dessuten fortløpende vurdere muligheten av å få økonomisk støtte til klubben fra ulike fond som deler ut støtte til barne- og ungdomsorganisasjoner og/eller student-organisasjoner.
• Holde kontakt med utleier. Ordne opp hvis det skjer endringer av standarden på lokalene uten at Hexagon er underrettet.
• Gå til innkjøp av spill som medlemmene ønsker seg, innenfor de økonomiske rammene som generalforsamlingen til enhver tid har gitt.
• Arbeide for å skape et godt miljø i klubben. Dette kan f. eks. gjøres ved å arrangere klubbsagaer i ulike rollespillsystemer, arrangere lunsj 17.mai, organisere kaker ved juleavslutningen, arrangere post-con middager etter spillkongresser med Hexagondeltakere, og ellers hva man måtte finne formålstjenlig.
• Gjennomføre og følge opp en ordning for mottak og oppfølging av nye medlemmer.
• Sørge for at de enkelte styrepostene følger sine instrukser og være behjelpelige med gjennomføring av aktiviteter fastlagt i instruksene (f.eks. dagpengeinnkreving, deltagelse på stands, PR tiltak)

Stillingsinstruks for generalsekretær

• Generalsekretæren er styrets leder i alle sammenhenger hvor dette kreves. Generalsekretæren har ikke dobbeltstemme i noen sammenhenger.
• Generalsekretæren er ansvarlig for å føre referat fra alle styremøtene. Referatene skal gjøres tilgjengelige for klubbens medlemmer senest en uke etter møtet. Enkeltsaker kan, etter styrevedtak, holdes utenfor det offentliggjorte referatet.
• Generalsekretæren er ansvarlig for å føre styreprotokoll over vedtak som gjøres av styret. Det skal også protokollføres oppmøte på styremøtet, fordeling av nøkler til klubbens lokaler samt overføring av styreverv og overføring av materiell i forbindelse med overføring av styreverv.
• Generalsekretæren er ansvarlig for å vedlikeholde og drive klubbens arkiv. Arkivet skal som et minimum inneholde alle styrereferater de siste 3 år, referater fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger
• Generalsekretæren har overordnet ansvar for å sørge for at alt nødvendig arbeid for klubbens drift skjer, som for eksempel plakat på døra eller lås på skapet.

Stillingsinstruks for PR-ansvarlig

• PR-ansvarlig er ansvarlig for å organisere PR-arbeid i klubben i form av å organisere stands, promotere på hensiktsmessige steder i det offentlige rom, og holde kontakt med eksterne aktører
• PR-ansvarlig er ansvarlig for at klubben har oppdatert PR-materiale
• PR-ansvarlig er ansvarlig for å stille i møter arrangert av frivillighetsnettverket i Trondheim eller tilsvarende
• PR-ansvarlig skal sørge for at alle klubbens aktiviteter blir fremmet

Stillingsinstruks for materialforvalter

• Materialforvalteren er ansvarlig for oppbevaring, innkjøp, salg og vedlikehold av klubbens materiell.
• Materiell inkluderer: spill; utstyr til spill (f.eks. plastposer eller reservedeler); kaffe, te, varm sjokolade, engangskopper og -bestikk, etc.; og annet løsøre

Stillingsinstruks for kasserer

• Kassereren skal føre regnskap for Hexagon, og å holde dette oppdatert til enhver tid.
• Kasserer skal vedlikeholde en oversikt over klubbens medlemmer, samt over tidligere medlemmer to år tilbake. Oversikten bør inneholde navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato i tillegg til data om betaling av kontingent, ol.
• Kasserer skal sørge for at Hexagon er en god og sikker betaler.
• Kasserer skal sørge for at alle kvitteringer og andre bilag i regnskapet tas vare på og oppbevares forsvarlig. Ved avgang skal alt overleveres til neste kasserer.
• Kasserer skal sørge for at regnskapet er hensiktsmessig detaljert, og ført med tilstrekkelig antall grupper.
• Kasserer skal sørge for at regnskapet for siste regnskapsperiode er revidert før generalforsamlingen.
• Kasserer skal til generalforsamlingen utarbeide et regnskap for siste regnskapsperiode og et budsjett for inneværende regnskapsperiode.
• Regnskapsperioden er fra 1. januar til 31. desember.

Stillingsinstruks nettansvarlig

• Nettansvarlig skal sørge for at fullstendig informasjon om hvordan Hexagons nettsider og andre egnede plattformer kan oppdateres og flyttes er skriftlig tilgjengelig for styret til enhver tid. Herunder nødvendige passord.
• Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider gir et egnet og bra bilde av klubben og sørge for at klubben har bra tilstedeværelse på de for tiden relevante plattformene. 

Styreinstruks Hexconsjef

• Hexconsjefen er ansvarlig for gjennomføring av Hexcon, og å opprette en komité for dette formål i.h.h.t. klubbreglene §6
• Hexconsjefen er ansvarlig for å bestemme tid, sted og dato for Hexcon
• Hexconsjefen er ansvarlig for budsjett og regnskap for Hexcon
• Hexconsjefen er ansvarlig for å overføre disposisjonsrett til konto og annen nødvendig informasjon til neste Hexconsjef
• Hexconsjefen skal holde styret orientert om framdrift