Generalforsamling 2020

Hexagons generalforsamling for 2020 gjennomføres onsdag 12.februar 2020. Generalforsamlingen er det viktigste demokratiske samlingspunktet hvor vi velger styre for det kommende året og styrets økonomiske handlingsrom settes.

Selve møtet starter kl 18:15 i klubbens lokaler i Brattørveita 10 (https://kart.gulesider.no/m/a1nhx) og varer til det er ferdig, normalt sett et sted mellom 20:00 og 21:00.

Det vil ikke være mulighet til spilling i lokalene så lenge generalforsamling pågår, men så snart møtet er over vil det åpnes for spilling som normalt.

Alle dokumenter for generalforsamlingen vil bli lagt inn i en Google Drive folder dedikert til generalforsamlingen [3].

Hva skjer under generalforsamlingen?

For å starte det litt tørt og formelt skal følgende skje under generalforsamlingen:

valg av referent og ordstyrer
årsberetning (inkludert vinnere av klubb-turneringer)
godkjenning av regnskap og budsjett (inkl. kontingent, adgang, og spillederkompensasjon)
vedtektsendringer
valg av nytt styre

Dette i henhold til klubbens vedtekter [1] §4 e).

Reelt sett betyr det at vi i styret skal gi et innblikk i hva som har blitt gjennomført året som har gått, og hva vi tenker at skal gjøres året som kommer. Alle klubbens medlemmer får mulighet til å gi innspill på hva som er viktig og hva vi skal fokusere på.

Hvem kan delta?

Det er ingen begrensninger på hvem som kan komme på generalforsamlingen. For å kunne stemme må du være medlem av klubben for kalenderåret 2020 (det vil si å ha betalt kontigent i 2020).

Hva kan jeg gjøre for å forberede meg?

Det er mye du kan gjøre for å forberede deg. Du kan starte idag med å lese klubbens vedtekter [1], beskrivelse av styreverv [2], sende inn forslag til vedtektsendringer, lese styrets generalforsamlingspapirer (når de kommer ut), prate med styrets medlemmer om hva som kreves for å fylle de forskjellige styrerollene, og kort og godt stille forberedt til møtet.

Hva er en vedtekstendring, og hvordan kan jeg sende inn en?

En vedtektsendring er en endring av klubbens grunnregler. Vedtektene er reglene som gir styret og medlemenne muligheter, rettigheter, og krav. Alt styret gjør er basert på vedtektene.

En vedtektsendring kan være så enkelt som å fikse en skrivefeil i vedtektene, eller det kan være så komplisert som å endre hvordan medlemsskap håndteres. Ingen endring er for stor eller liten.

Du trenger ikke være en ekspert på regelskriving for å levere inn et forslag til vedtektsendring, men jo bedre gjennomarbeidet et forslag er, jo bedre er sannsynligheten for å få gjennom endringen. Det er mulig å legge inn helt nye paragrafer og bokstaver, justere formuleringer, og fjerne ting.

For å få inn et forslag til vedtektsendring inn i sakspapirene må styret ha fått inn forslaget senest 8 dager før generalforsamlingen (4.februar 2020). Styret vil gjennomgå alle forslag og foreslå hvilke vi vil anbefale, hvilke vi vil sette opp mot hverandre, og hvilke vi vil fraråde. Alle forslag vil legges frem for generalforamlingen.

For alle forhåndsinnsendte forslag vil styret ta kontakt med forslagstiller for å gå gjennom forslaget for å sørge for at vi forstår det, og vil samarbeide for å gjøre forslaget så godt som mulig.

Er du usikker på om noe er et vedtektsforslag, ta kontakt med et styremedlem og prat om det.

Et formelt vedtektsendringsforslag sendes inn til styret (hexagonstyet@googlegroups.com) med så mye som mulig av følgende:

Bakgrunn for forslaget
Hvem som stiller forslaget
Hvilke paragrafer som trenger å endres/fjernes
Ordlyd av endringen

Selv om det anbefales å sende inn et vedtektsendringsforslag på forhånd er ikke dette et krav. Et forslag kan leveres inn iløpet av møtet.

Styret vil skrive ut alle papirer i løpet av den siste uken før generalforsamlingen, og vil også prøve å få skrevet ut alle forslag som kommer etter fristen. Alle forslag som kommer til styret vil også sendes ut på felleslista og legges til i Så send inn forslag selv om de kommer etter 4.februar.

Et styreverv høres spennende ut, men hva innebærer det?

Det å sitte i styret betyr at du er med og bestemmer hva som skjer gjennom året. Det viktigste styremedlemmene gjør er å føle at alle som kommer til klubben føler seg velkommen. Deretter innebærer det å komme gjøre oppgavene du får i styret og møter forberedt til styremøter slik at styret kan gjøre det beste for klubben.

De forskjellige vervene har forskjelige ansvarsoppgaver, som beskrevet i styreinnstruksene [2], men selv om enkeltpersoner har ansvaret for noe er det styret i fellesskap som skal sørge for at oppgavene gjennomføres.

Ta gjerne kontakt med de sittende styremedlemmene for å få et innblikk i hva det innebærer å sitte i styret.

Frister

Dette er fristene styret og du kan forholde deg til i tiden frem mot generalforsamlingen:

1.januar: Første mulighet til å tegne medlemsskap for kalenderåret 2020
22.januar: Formelle innkallinger til generalforsamlingen annonseres på klubbens nettsider, Facebook, e-post, og sammen med annonseringer i pausen
- Dette i henhold til klubbens vedtekter [1] §4 c).
4.februar, 23:59: Siste frist for å sende inn vedtektsendringsforslag for at styret skal rekke å forhåndsbehandle dem
11.februar, 23:59: Siste frist for å sende papirer for å garantere for at de blir lagt ut på Google Drive folderen og blir sendt ut til klubbens medlemmer
12.februar:
- 12:00: Alle forslag som er sendt inn innen fristen skal være lagt ut
- 18:00: Kasserer stiller for å ta imot siste betalinger av kontigent for 2020
- 18:15: Generalforsamlingen starter