Generalforsamling 2021

Vi har kommet oss til et nytt år, og med nye år følger det at vi skal ha en generalforsamling i Hexagon for å gå gjennom status for året som har gått, se på hva vi ønsker å gjøre fremover, og velge nytt styre. En formell innkalling til generalforsamlingen vil komme seinere, men det er ingen grunn til å ikke starte forberedelsene allerede nå.

Tidspunkt

Hexagon sin generalforsamling vil bli gjennomført onsdag 24.mars 2021, med oppstart kl 18:00, og vi holder på så lenge vi trenger.

Gjennomføring

Det vil være en digital komponent ved gjennomføringen av årets generalforsamling, uavhengig av om vi kan møtes fysisk eller ikke. Nøyaktig hvordan dette blir gjennomført er ikke klart enda, men vi vil informere i god tid før selve gjennomføringen.

En av grunnen til at generalforsamlingen arrangeres så seint som den gjør er for å øke sannsynligheten for at vi også kan ha en analog komponent for gjennomføring av generalforsamlingen. Om klubben har åpent vil vi også prøve og ha oppmøte på klubben i tillegg.

Forberedelser

Forberedelsen til denne generalforsamlingen er ganske lik forberedelsen til tidligere generalforsamlinger: Styret forbereder sakspapirer, etterspør saker fra klubbens medlemmer, og kaller inn til generalforsamlingen.

Styret håper at klubbens medlemmer setter seg inn i de utsendte sakspapirene, sender inn saker til møtet, og setter seg inn i klubbens vedtekter for å være klare for diskusjoner. Ellers håper vi at alle klubbens medlemmer ser på styreinstruksene og vurdere å stille til valg.

Hva slags saker kan jeg sende inn?

Er det noen av klubbens vedtekter du ønsker å få endret? Er det en styreinstruks som er for altinngripende? Bør vi endre kontingenter? Er det noe vi bør satse på i året som kommer? Send inn en sak til styret (hexagonstyret@googlegroups.com).

En sak trenger ikke være 100% klar ved første innsending. Det kan være noe ala «§1 i vedtektene skurrer litt, kan noen ta en prat med meg for å justere dem?», eller «Jeg synes styreinstruksen til materialforvalter burde inneholde en rettighet til at materialforvalteren er den som avgjør ved tvister om regler i spill». Om du sliter med å forstå vedtektene og instruksene er det en stor sannsynlighet for at det er andre som heller ikke forstår dem, og da må vi prøve å gjøre dem bedre.

Klubbens vedtekter: https://hexagonspillklubb.wordpress.com/om-klubben/styre-og-stell/klubbregler-og-ordinaere-vedtak/

Styreinstrukser: https://hexagonspillklubb.wordpress.com/om-klubben/styre-og-stell/styreinstrukser/

Stille til valg

Samtlige av klubbens medlemmer kan stille til valg. De rollene som normalt sett velges, men dette kan endres av generalforsamlingen, er: Generalsekretær (styrets leder), PR-ansvarlig, materialforvalter, kasserer, nettansvarlig, og 3 varamedlemmer.

Det er noe jobb å være styremedlem, men utover styremøtet første spillkveld i måneden fra kl 17:00 i klubbens lokaler er de fleste arbeidsoppgavene oppgaver en melder seg frivillig til i forbindelse med saksbehandlingen. Alle rollene har noe arbeid assosiert med seg som beskrevet i styreinstruksen, men arbeidsoppgavene blir for det meste fordelt på de som har tid og mulighet.

De tyngste rollene i styret er generalsekretær og kasserer. For å stille til valg i disse rollene bør en ha sittet i styret tidligere, eller ha erfaring fra andre styrer. Som styrets leder har generalsekretær ansvaret for å kalle inn til styremøter og referater, samt forpliktelser utad. Kasserer har ansvaret for klubbens økonomi og det å føre regnskap, så det er ønskelig med en person som er mye på klubben, og det er endel arbeid i starten av semestrene med innkreving av kontingenter og med regnskap før generalforsamlingen.

Jeg håper at alle leser gjennom styreinstruksene og vurderer om det er noe som passer for en. Om det er noe du lurer på er det bare å ta kontakt med de sittende styremedlemmene enten direkte eller på e-post (hexagonstyret@googlegroups.com).